{"id":993756,"date":"2025-02-10T08:31:38","date_gmt":"2025-02-10T08:31:38","guid":{"rendered":"https:\/\/onyxcenterdev.wpenginepowered.com\/blog\/effizienz-steigern-ohne-das-budget-zu-sprengen-automatisierungsherausforderungen-in-einer-budgetknappen-branche-bewaeltigen\/"},"modified":"2025-02-10T08:31:38","modified_gmt":"2025-02-10T08:31:38","slug":"effizienz-steigern-ohne-das-budget-zu-sprengen-automatisierungsherausforderungen-in-einer-budgetknappen-branche-bewaeltigen","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/onyxcentersource.com\/de\/blog\/effizienz-steigern-ohne-das-budget-zu-sprengen-automatisierungsherausforderungen-in-einer-budgetknappen-branche-bewaeltigen\/","title":{"rendered":"Effizienz steigern, ohne das Budget zu sprengen: Automatisierungsherausforderungen in einer budgetknappen Branche bew\u00e4ltigen"},"content":{"rendered":"
Da M&E-Fachleute und Hoteliers die Aufgabe haben, Kosten zu senken und Gewinne zu steigern, nimmt der Druck, mit weniger Mitteln mehr zu erreichen, weiter zu. Teams werden schlanker und Betriebsbudgets schrumpfen, was den Bedarf an intelligenteren, effizienteren L\u00f6sungen noch dringlicher macht. <\/p>\n

Eine gro\u00dfe Herausforderung ist die anhaltende Abh\u00e4ngigkeit von veralteten, ad-hoc Back-Office-Prozessen, die nicht nur den Verwaltungsaufwand erh\u00f6hen, sondern auch wichtige Daten verschleiern, wodurch es schwieriger wird, fundierte Entscheidungen zu treffen. Trotz des anhaltenden Fokus der Branche auf Technologietransformation, Automatisierung und Optimierung gibt es eine eklatante L\u00fccke in den Diskussionen \u00fcber die Optimierung dieser entscheidenden Backend-Prozesse. <\/p>\n

Ein aktueller Event Technology Insights Report von Event Industry News hebt dieses Vers\u00e4umnis hervor. Auf die Frage, wor\u00fcber sie mehr erfahren wollten, rangierten \u201eProjektmanagement\/Planung\u201c und \u201eDatenanalyse\/Einblicke\u201c unter den letzten zehn Technologiekategorien. Noch aufschlussreicher zeigte der Bericht, dass das Interesse an \u201eVertrieb\/Finanzen\/CRM\u201c von 2022 bis 2023 zur\u00fcckging. Doch genau hier liegt eine transformative Chance \u2013 Investitionen in Technologie und Prozessoptimierung f\u00fcr Backend-Workflows k\u00f6nnten die Art von Ver\u00e4nderung bewirken, die Branchenexperten suchen. <\/p>\n

Provisionen. Compliance. Betriebliche Effizienz.<\/strong> Warum sind diese Themen nicht attraktiver?<\/p>\n

Um zu untersuchen, wie die M&E- und Hotelbranche Fachleute in diesem wirkungsvollen, aber oft \u00fcbersehenen Gesch\u00e4ftsbereich besser unterst\u00fctzen kann, sprachen wir mit Interessenvertretern aus beiden Sektoren. Die gewonnenen Erkenntnisse waren recht aufschlussreich. <\/p>\n

Der Druck zur Kostensenkung steigt<\/h2>\n

Obwohl Pandemie-Beschr\u00e4nkungen f\u00fcr Reisen und Tourismus weitgehend der Vergangenheit angeh\u00f6ren, sehen sich Teams im Gastgewerbe mit schrumpfenden Budgets konfrontiert. \u201eNach Covid werden die Teams wahrscheinlich nicht mehr die gleiche Gr\u00f6\u00dfe haben wie zuvor\u201c, sagt Amy Forss, VP of Delphi Sales bei Amadeus, einem Technologieunternehmen in der Reise- und Hotelbranche. \u201eEs geht [immer noch] darum, mit weniger Personal mehr oder dasselbe zu leisten.\u201c <\/p>\n

W\u00e4hrenddessen k\u00e4mpfen Event-Profis mit steigenden Kosten, die sowohl ihre eigenen als auch die Budgets ihrer Kunden belasten. \u201eKunden verstehen nicht, warum alles so viel kostet\u201c, sagt Gail Orfanos, Inhaberin von Go Meetings + Events. Laut Orfanos werden die durchweg steigenden Kosten durch unvorhersehbare Preis\u00e4nderungen noch versch\u00e4rft. <\/p>\n

\u201ePreistransparenz ist entscheidend, und ich ermutige alle Partner und Lieferanten, von Anfang an offen \u00fcber die Kosten zu sprechen\u201c, sagt Orfanos. \u201eW\u00e4hrend Agenturen manchmal unerwartete Ausgaben, wie den zus\u00e4tzlichen Zeitaufwand f\u00fcr die Suche nach neuen Anbietern oder die Neuverhandlung von Vertr\u00e4gen, absorbieren m\u00fcssen, ist es immer meine Priorit\u00e4t, meine Kunden vor diesen versteckten Kosten zu sch\u00fctzen.\u201c<\/p>\n

W\u00e4hrend dies von Veranstaltung zu Veranstaltung passieren kann, k\u00f6nnen \u00c4nderungen bei den Provisionss\u00e4tzen und der Art der Provisionszahlung Event-Profis ebenfalls vor gro\u00dfe Herausforderungen stellen. Diese \u00c4nderungen wurden in der Vergangenheit mit wenig Vorank\u00fcndigung, R\u00fccksicht oder Transparenz<\/g> vorgenommen. Die w\u00e4hrend der Pandemie gew\u00e4hrten Zugest\u00e4ndnisse haben sich seitdem weitgehend aufgel\u00f6st<\/g>, da sich das Gesch\u00e4ft erholt hat. Eventplaner haben auch begonnen, neue Klauseln in ihre Vertr\u00e4ge aufzunehmen, um sich gegen Dinge wie wechselnde Zimmerpreise und \u2013 erstaunlicherweise \u2013 das Hotel selbst, das die angebotenen Gruppenpreise durch direkte Buchung g\u00fcnstigerer Zimmer unterbietet, abzusichern. <\/p>\n

\u201eEs gibt definitiv eine M\u00f6glichkeit f\u00fcr Event- und Hotelprofis, st\u00e4rker zusammenzuarbeiten\u201c, sagt Miguel Neves, Chefredakteur von Skift Meetings, und f\u00fcgt hinzu, dass Provisionen nicht sehr offen besprochen werden. \u201eVerschiedene Hotels haben unterschiedliche Provisionsrichtlinien, die durch eine Vielzahl von Nuancen und kniffligen Details, wie Punkte, kompliziert werden.\u201c Laut Neves befinden sich Eventagenturen oft in einem unangenehmen Dilemma: Hotelpartner glauben, dass Eventagenturen mit erh\u00f6hten Raten zufrieden sein sollten, weil dies h\u00f6here Provisionen bedeutet. Dies versch\u00e4rft jedoch ung\u00fcnstige Stornierungsrichtlinien in einer Zeit, in der die Kundenbudgets nicht steigen, um diese Raten auszugleichen, was ihre Verhandlungskapazit\u00e4t zus\u00e4tzlich belastet. \u201eEs ist, als w\u00fcrde man von beiden Seiten unter Druck gesetzt\u201c, sagt Neves. <\/p>\n

Die L\u00f6sung: Mehr Daten, mehr Transparenz<\/h2>\n

\u201eEinige der gr\u00f6\u00dften Herausforderungen in der heutigen Eventlandschaft sind strukturelle [Probleme] wie exklusive Veranstaltungsorte, undurchsichtige Preisgestaltung und Praktiken, die an Monopolismus grenzen\u201c, sagt Jay Weintraub, CEO und Gr\u00fcnder von Connectiv Holdings (Event Technology Insight Report, Event Industry News<\/a>). F\u00fcr Weintraub sind \u201eBig Data\u201c der Schl\u00fcssel zur Schaffung von \u201eTransparenz, die in der Branche derzeit fehlt\u201c, und geben Eventorganisatoren mehr Kontrolle und Autonomie. <\/p>\n

\u201eEvent- und Hotelprofis arbeiten oft isoliert in ihren eigenen Welten\u201c, sagt Forss. Sie ist der Meinung, dass es einen integrierten Prozess geben sollte, bei dem alle von einer einzigen Quelle der Wahrheit ausgehen, anstatt dass jeder seine eigenen Aufzeichnungen verwaltet und nachtr\u00e4glich einen Konsens \u00fcber die n\u00e4chsten Schritte erzielen muss. <\/p>\n

Orfanos stimmt dem zu: \u201eMehr Transparenz \u00fcber die Partnerkosten, welche Partner die besten Raten anbieten und wie viel Gesch\u00e4ft man mit einem bestimmten Partner t\u00e4tigt, w\u00fcrde die Verhandlungen erheblich verbessern.\u201c Dies wiederum w\u00fcrde es erleichtern, Kunden innerhalb ihres Budgets zu bedienen und zu einem besseren Erlebnis f\u00fcr alle f\u00fchren. <\/p>\n

Die Ausbildung muss fundierter und praxisorientierter sein<\/h2>\n

Sowohl Forss als auch Orfanos haben beobachtet, dass Event- und Hotelprofis begonnen haben, ihre betriebliche Effizienz zu bewerten, um ihre Gewinnmargen zu maximieren. Es fehlt jedoch an umsetzbarer Aufkl\u00e4rung dar\u00fcber, was dies in der Praxis bedeutet, in beiden Branchen. <\/p>\n

\u201eEs ist in aller Munde, aber die Frage ist, wie man es macht\u201c, sagt Forss. \u201eNiemand hat es gemeistert \u2013 nicht einmal die gro\u00dfen Marken. Jeder versucht herauszufinden, wie man es am besten macht.\u201c <\/p>\n

Ein Teil des Problems ist, dass es ein Stigma gibt, Wissensl\u00fccken zuzugeben, sagt Orfanos. \u201eWir sind keine teilende Gemeinschaft.\u201c <\/p>\n

Neves weist darauf hin, dass ein Teil der Innovationsmotivation daher r\u00fchrt, dass die Beherrschung dieser Prozesse zentral f\u00fcr das Wertversprechen der Agentur ist. \u201eDie gr\u00f6\u00dfte Investition [f\u00fcr Eventagenturen] sind die Menschen, und ihre spezifische Arbeitsweise ist sozusagen die Geheimzutat jeder Agentur.\u201c Leider neigt dies dazu, einen offenen Austausch \u00fcber Best Practices zu unterdr\u00fccken. <\/p>\n

Orfanos ist der Meinung, dass es mehr Aufkl\u00e4rung zu praktischen Themen wie strategischem Meeting-Management, Budgetmanagement und besseren Rechnungsstellungsprozessen geben sollte. Sie stellt fest, dass ein Gro\u00dfteil der aktuellen Ausbildung oft auf Schlagwort-beladene Themen abzielt, die kommen und gehen. \u201eIch glaube, die Branche k\u00f6nnte mehr tun, um fundiertere, praktischere Ressourcen und Schulungen anzubieten.\u201c <\/p>\n

\u201eEs gibt definitiv eine L\u00fccke\u201c, bemerkt Neves. \u201eKI ist sehr auff\u00e4llig, und jeder kennt und versteht ChatGPT irgendwie, aber wo die Menschen wirklich profitieren k\u00f6nnen, sind tats\u00e4chlich interne Prozesse \u2013 und viele Agenturen und gro\u00dfe private Messeveranstalter investieren tats\u00e4chlich in [diese].\u201c <\/p>\n

L\u00f6sungen m\u00fcssen f\u00fcr die richtige Zielgruppe formuliert werden<\/h2>\n

Ein weiteres Problem, bemerkt Neves, ist die Frage der Zielgruppenpassung. Die Agentur-Stakeholder, die f\u00fcr die Verwaltung der Teamtechnologie verantwortlich sind, sind oft nicht die beabsichtigte Zielgruppe f\u00fcr Bildungsveranstaltungen und -ressourcen, und die Kommunikation zwischen den verschiedenen Abteilungen kann mangelhaft sein. Dies birgt das Risiko eines Fehlschlags bei Investitionen in Technologiel\u00f6sungen. <\/p>\n

Die Bed\u00fcrfnisse verschiedener Interessenvertreter aufeinander abzustimmen bedeutet, die Ausbildung und den Wert von Back-Office-Verbesserungen im Hinblick auf die tats\u00e4chlichen Priorit\u00e4ten und KPIs der Zielgruppe zu gestalten.<\/p>\n

\u201eMehr Aufkl\u00e4rung \u00fcber betriebliche Effizienz k\u00f6nnte Meeting-Planern zeigen, wie sie ihre bestehenden Budgets besser nutzen k\u00f6nnen, anstatt mehr Geld zu verlangen\u201c, sagt Orfano, die betont, dass erfahrene Meeting-Planer darin geschult sind, die besten Raten zu sichern, aber dass dieser Prozess selbst eine Ausgabe ist, f\u00fcr die viele Kunden kein Budget eingeplant haben. \u201eEin Tool, das kritische Informationen zur Unterst\u00fctzung meiner Kostenanalyse liefert, w\u00e4re ein gro\u00dfer Vorteil. Je mehr Benchmarking-Informationen ich zur Bestimmung des besten Preises nutzen kann, desto besser bin ich aufgestellt, um schnell kluge Entscheidungen zu treffen.\u201c <\/p>\n

Automatisierung kann erheblich dazu beitragen, die Verwaltungskosten f\u00fcr die Betreuung neuer Partner oder solcher mit unvorhersehbarer Preisgestaltung zu minimieren, und der Informationsvorteil, die Raten und Auszahlungen verschiedener Partner leicht visualisieren zu k\u00f6nnen, w\u00e4re ein gro\u00dfer Gewinn f\u00fcr den Prozess. Zum Beispiel kann GroupPay von Onyx CenterSource dabei helfen, Provisionsdaten \u00fcber das gesamte Gesch\u00e4ftsportfolio einer Agentur zu visualisieren<\/a>, was Eventplanern mehr Kontext f\u00fcr die Auswahl von Partnern basierend auf g\u00fcnstigen, vorhersehbaren Raten bietet. Es unterst\u00fctzt Agenturen auch dabei, genauere Erwartungen auf der Grundlage realer Kosten aus historischen Daten zu setzen, was das Risiko von beziehungsgef\u00e4hrdenden Budgetauflagen zu einem sp\u00e4teren Zeitpunkt reduziert. Dies ist besonders vorteilhaft f\u00fcr gr\u00f6\u00dfere Agenturen oder solche, die gr\u00f6\u00dfere und vielf\u00e4ltigere Kundenportfolios mit umfangreichen Hotelpartnernetzwerken betreuen. <\/p>\n

Automatisierung kann auch Hotelprofis unterst\u00fctzen. Eventprofis von Anfang an eine Vorstellung von den Preisen eines Hotelpartners zu geben, kann den Prozess f\u00fcr beide Seiten beschleunigen und dazu beitragen, den Verwaltungsaufwand f\u00fcr die Sicherstellung der Compliance<\/a> in Regionen zu reduzieren, mit denen die Event-Teams m\u00f6glicherweise nicht vertraut sind. <\/p>\n

Letztendlich sind es die Technologieunternehmen, die am meisten davon profitieren, ein besseres Verst\u00e4ndnis daf\u00fcr zu schaffen, wie ihre L\u00f6sung die t\u00e4glichen Abl\u00e4ufe in den Back-Offices der Eventplanung verbessern kann. \u201eW\u00e4hrend Technologiel\u00f6sungen entwickelt werden, gibt es eine Lernkurve zu bew\u00e4ltigen\u201c, sagt Forss. Ohne Bildungsunterst\u00fctzung und Standardarbeitsanweisungen scheitert der Change-Management-Prozess und \u201edie Technologie wird einfach nicht ausreichend genutzt\u201c. Technologieunternehmen sind am besten positioniert, diese Ausbildung zu managen, w\u00e4hrend sie am meisten zu gewinnen haben. <\/p>\n

Ein Umdenken: Innovation und langfristige Strategie priorisieren<\/h2>\n

Da Technologiel\u00f6sungen in allen Branchen routinem\u00e4\u00dfiger eingesetzt wurden, wurden sie weitgehend als einmalige Anschaffungen betrachtet. Das Modell f\u00f6rderte Beziehungen zwischen Technologieunternehmen und ihren Kunden, die mit der Implementierung der Technologie begannen und endeten. Doch wenn wir von den erwiesenen Erfolgen der funktions\u00fcbergreifenden Zusammenarbeit profitieren wollen, muss die Branche das Bewusstsein daf\u00fcr priorisieren, wie eine Partnerschaft zwischen Technologieanbietern und Kunden erreicht werden kann. <\/p>\n

\u201eDas Publikum ist auf dem Weg dorthin\u201c, sagt Forss. \u201eKunden bewerten Technologieunternehmen im Hinblick auf Partnerschaften statt auf Anbieter.\u201c Der \u00dcbergang von einem transaktionalen zu einem st\u00e4rker beziehungsorientierten Ansatz bei der Beschaffung von Technologie beinhaltet naturgem\u00e4\u00df mehr Vertrauen, aber auch mehr Engagement, wenn es um die Unterst\u00fctzung des \u00c4nderungsmanagements geht. <\/p>\n

Das Potenzial Ihres Tech-Stacks zu maximieren, kann auch ein Umdenken erfordern, sagt Neves. Viele Eventagenturen \u201eleben von Gehaltsscheck zu Gehaltsscheck\u201c und haben nicht die Kapazit\u00e4ten, um zu bewerten, ob sie die Dinge auf die effizienteste Weise erledigen, sagt Neves. \u201eDas Volumen ihrer Arbeit und die Auswirkungen von \u00c4nderungen an ihren Programmen k\u00f6nnen bestimmen, welche Art von Investitionen sie in ihre eigenen internen Prozesse t\u00e4tigen k\u00f6nnen.\u201c <\/p>\n

Eine Konsequenz daraus ist die Tendenz, L\u00f6sungen st\u00fcckweise hinzuzuf\u00fcgen, um einzelne Herausforderungen bei ihrem Auftreten zu l\u00f6sen, anstatt von Anfang an ein System mit maximaler Effizienz zu entwerfen, sagt Neves. \u201eAnstatt von Ihren Prozessen gefangen zu sein und zu versuchen, L\u00f6sungen in diese einzuf\u00fcgen, macht die Menge der aufkommenden L\u00f6sungen und ihr Potenzial, die Art und Weise, wie Gesch\u00e4fte gemacht werden, zu revolutionieren, dies zu einem einzigartigen Moment, um nicht nur bestimmte Workflows, sondern die Kernphilosophie hinter dem Aufbau der Workflows neu zu bewerten.\u201c <\/p>\n

Die Erkenntnis der Opportunit\u00e4tskosten kann ein starker Motivator sein, sagt Neves, aber im Gegensatz zu Front-of-House-Kategorien wie Registrierung oder Event-Engagement sind Back-Office-Prozesse f\u00fcr Planer nicht so einfach in Aktion zu sehen und zu bewerten. \u201eEs gibt definitiv eine Chance f\u00fcr die Branche, sie proaktiver zu schulen und ihnen beizubringen, worauf sie achten m\u00fcssen.\u201c <\/p>\n

Fazit<\/h2>\n

Effizienz und Kostenmanagement sind Priorit\u00e4ten f\u00fcr Event- und Hotelprofis, aber Back-Office-Prozesse bleiben in der Branchen-Diskussion und -Ausbildung unterpriorisiert. Der Mangel an Standardisierung, umsetzbaren Schulungen und offenem Dialog \u00fcber betriebliche Herausforderungen schafft Hindernisse f\u00fcr die Optimierung von Workflows, w\u00e4hrend veraltete Prozesse weiterhin bereits knappe Budgets und Teams belasten. <\/p>\n

Automatisierung, bessere Transparenz und robuste Datenl\u00f6sungen k\u00f6nnen jedoch den Verwaltungsaufwand verringern, Verhandlungen verbessern und Kundenerwartungen mit tats\u00e4chlichen Kosten in Einklang bringen, um Beziehungen zu sch\u00fctzen. Gleichzeitig k\u00f6nnen diese Technologie und die damit verbundene Standardisierung dazu beitragen, den Mangel an Wissensaustausch zu \u00fcberwinden, insbesondere in der Eventbranche, wo propriet\u00e4res Wissen oft als Alleinstellungsmerkmal f\u00fcr Eventagenturen angesehen wird. <\/p>\n

Der Weg nach vorn erfordert die Zusammenarbeit zwischen Fachleuten, Technologiepartnern und Bildungseinrichtungen, um sinnvolle, praktische Ressourcen zu schaffen, die reale Herausforderungen angehen. Durch ein Umdenken, das sich auf den langfristigen Wert optimierter Abl\u00e4ufe und Beziehungen zu Technologiepartnern konzentriert, k\u00f6nnen die Event- und Hotelbranche nicht nur ihre Effizienz heute verbessern, sondern auch den Grundstein f\u00fcr nachhaltigen Erfolg in der Zukunft legen. <\/p><\/div>\n

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Da M&E-Fachleute und Hoteliers die Aufgabe haben, Kosten zu senken und Gewinne zu steigern, nimmt der Druck, mit weniger Mitteln mehr zu erreichen, weiter zu. Teams werden schlanker und Betriebsbudgets schrumpfen, was den Bedarf an intelligenteren, effizienteren L\u00f6sungen noch dringlicher macht. 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