Des RFP aux paiements, les technologies émergentes ont virtuellement transformé l’ensemble du cycle de planification d’événements, tant pour les organisateurs que pour les hôteliers. Les leaders d’opinion en planification d’événements regardent au-delà de la proximité de l’aéroport et de la superficie pour voir comment les hôtels peuvent impressionner leurs clients et simplifier leur expérience événementielle. Comment votre hôtel peut-il suivre les tendances croissantes qui permettront d’obtenir plus de réservations de réunions et d’événements ?
1. Adoptez la réservation instantanée pour être plus accessible aux organisateurs
Pour les événements plus modestes, comme les réunions d’entreprise hors site et les événements d’une journée, la réservation instantanée a connu une augmentation de 97 % en 2024 par rapport à 2023, selon Groups360. La réservation instantanée, ou la possibilité de réserver des espaces de réunion en ligne, devient une option plus attrayante pour les organisateurs de réunions d’entreprise qui apprécient la facilité de réservation et de regroupement des services de réunion.
Ce virage vers le numérique a été particulièrement bénéfique pour les lieux de réunion boutique et les espaces de travail partagés qui ont été les premiers à adopter les réservations instantanées. Les hôtels qui ont tardé à adopter les réservations de réunions en ligne pourraient constater une baisse des événements d’une journée et des revenus qu’ils génèrent à mesure que les réservations en ligne augmentent.
Le conseil pour l’hôtel ?
En tant qu’hôtelier, vous continuerez à vous appuyer sur le format RFP pour les réservations de réunions et d’événements à grande échelle, mais cherchez à utiliser les canaux en ligne pour compléter votre espace de réunion avec des événements plus petits, axés sur les entreprises.
2. Utilisez la technologie pour personnaliser l’expérience des participants
Selon Cvent, « la personnalisation doit être au cœur de votre façon de communiquer, de négocier et de créer une réunion ». Alors que les organisateurs commencent à sortir de l’expérience événementielle ordinaire pour mieux répondre aux attentes croissantes des participants, ils se tourneront vers les hôtels pour fournir la technologie nécessaire au succès de leur événement.
Restez à jour avec les dernières innovations en matière de personnalisation d’événements, comme le projection mapping ou les options de réunions écoresponsables. Offrir aux organisateurs d’événements le choix en matière de forfaits événementiels est devenu la norme. Pour les événements à grande échelle, assurez-vous de donner à vos organisateurs de réunions les options et la personnalisation dont ils ont besoin pour impressionner les invités, et vous verrez les organisateurs revenir et recommander votre établissement. La personnalisation laisse également une impression aux invités qui peut transformer vos réservations de réunions et d’événements en futures réservations individuelles, les invités se souvenant des lieux qui les ont impressionnés.
Le conseil pour l’hôtel ?
La personnalisation est au cœur de la satisfaction des organisateurs d’événements et des participants. Trouvez les facteurs de personnalisation qui vous apporteront le plus d’activité répétée de vos événements.
3. Optimisez les processus de paiement de groupe pour augmenter les revenus et obtenir plus de réservations de réunions et d’événements
Le paiement a été l’un des aspects les plus crucialement négligés des réservations de réunions et d’événements. GroupPay d’Onyx CenterSource est la première solution de paiement de groupe du secteur, et elle s’attaque à plusieurs des problèmes clés rencontrés pendant les aspects post-contrat de la planification d’événements entre les hôteliers et les agences.
GroupPay a été conçu pour aider les hôtels et les agences de voyage à travailler plus intelligemment ensemble pour réconcilier rapidement les événements avec le moins de processus manuel possible. L’automatisation du processus de paiement de groupe aide les deux parties d’un événement à résoudre les litiges et les écarts concernant les paiements de commission de manière efficace et transparente – car lorsque les deux parties ont accès aux mêmes informations, chacun dispose des informations nécessaires pour s’accorder et finaliser la rémunération plus rapidement et plus précisément.
En fait, 78 % des organisateurs de réunions et d’événements ont besoin d’un paiement plus rapide des commissions. Des produits comme GroupPay, qui sont conçus pour faciliter un paiement plus rapide avec moins de litiges, résolvent un problème de longue date que les agents ont mis en lumière concernant la planification d’événements. Les hôtels qui adoptent de nouvelles solutions pour optimiser leurs processus de paiement gagneront la confiance des agences et, par extension, leur activité récurrente.
Le conseil pour l’hôtel ?
Résoudre les paiements avec précision et dans les délais est important pour les agences qui réservent des réunions et des événements. Mettre en place la bonne solution de paiement pour soutenir leurs objectifs permettra d’obtenir plus d’activité récurrente.
Où devrait se porter l’attention
Quels que soient la technologie ou les canaux de distribution que vous choisissez, assurez-vous que le partenariat avec les agences est au cœur de votre plan d’affaires de groupe. Les agences remarquent les détails utiles et les récompensent en conséquence.