{"id":993716,"date":"2025-02-10T08:31:38","date_gmt":"2025-02-10T08:31:38","guid":{"rendered":"https:\/\/onyxcenterdev.wpenginepowered.com\/blog\/aumentare-lefficienza-senza-spendere-una-fortuna-affrontare-le-sfide-dellautomazione-in-un-settore-con-budget-limitati\/"},"modified":"2025-02-10T08:31:38","modified_gmt":"2025-02-10T08:31:38","slug":"aumentare-lefficienza-senza-spendere-una-fortuna-affrontare-le-sfide-dellautomazione-in-un-settore-con-budget-limitati","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/onyxcentersource.com\/it\/blog\/aumentare-lefficienza-senza-spendere-una-fortuna-affrontare-le-sfide-dellautomazione-in-un-settore-con-budget-limitati\/","title":{"rendered":"Aumentare l’efficienza senza spendere una fortuna: affrontare le sfide dell’automazione in un settore con budget limitati"},"content":{"rendered":"
Mentre i professionisti del settore M&E e gli albergatori sono incaricati di ridurre i costi e aumentare i profitti, la pressione per fare di pi\u00f9 con meno continua a crescere. I team stanno diventando pi\u00f9 snelli e i budget operativi si stanno riducendo, rendendo ancora pi\u00f9 urgente la necessit\u00e0 di soluzioni pi\u00f9 intelligenti ed efficienti. <\/p>\n

Una sfida importante \u00e8 la continua dipendenza da processi di back-office obsoleti e ad hoc che non solo aggiungono oneri amministrativi ma oscurano anche dati chiave, rendendo pi\u00f9 difficile prendere decisioni informate. Nonostante l’attenzione costante del settore sulla trasformazione tecnologica, l’automazione e l’ottimizzazione, c’\u00e8 una lacuna evidente nelle discussioni sulla semplificazione di questi cruciali processi di back-end. <\/p>\n

Un recente Event Technology Insights Report di Event Industry News evidenzia questa lacuna. Quando \u00e8 stato chiesto di cosa volessero saperne di pi\u00f9, la \u201cgestione\/pianificazione dei progetti\u201d e l’\u201canalisi\/approfondimenti dei dati\u201d si sono classificate tra le ultime dieci categorie tecnologiche. Ancora pi\u00f9 significativo, il rapporto ha mostrato che l’interesse per \u201cVendite\/Finanza\/CRM\u201d \u00e8 diminuito dal 2022 al 2023. Eppure, \u00e8 proprio qui che si trova un’opportunit\u00e0 di trasformazione: gli investimenti in tecnologia e ottimizzazione dei processi per i flussi di lavoro di back-end potrebbero guidare il tipo di cambiamento che i professionisti del settore stanno cercando. <\/p>\n

Commissioni. Conformit\u00e0. Efficienza operativa.<\/strong> Perch\u00e9 questi non sono argomenti pi\u00f9 accattivanti?<\/p>\n

Per esplorare come i settori M&E e dell’ospitalit\u00e0 possano supportare meglio i professionisti in quest’area di business di grande impatto ma spesso trascurata, abbiamo parlato con gli stakeholder di entrambi i settori. Le intuizioni che abbiamo scoperto sono state piuttosto rivelatrici. <\/p>\n

La pressione per ridurre i costi<\/h2>\n

Nonostante le restrizioni pandemiche sui viaggi e il turismo siano in gran parte un ricordo del passato, i team nel settore dell’ospitalit\u00e0 si trovano ad affrontare budget in riduzione. \u00abUscendo dal Covid, i team probabilmente non avranno pi\u00f9 le stesse dimensioni di prima\u00bb, afferma Amy Forss, VP of Delphi Sales di Amadeus, un’azienda tecnologica nel settore dei viaggi e dell’ospitalit\u00e0. \u00abSi tratta [ancora] di fare di pi\u00f9 o lo stesso con meno personale\u00bb. <\/p>\n

Nel frattempo, i professionisti degli eventi stanno lottando con costi crescenti che incidono sia sui loro budget che su quelli dei loro clienti. \u00abI clienti non capiscono perch\u00e9 tutto costi cos\u00ec tanto\u00bb, afferma Gail Orfanos, titolare di Go Meetings + Events. Secondo Orfanos, l’aumento generalizzato dei costi \u00e8 aggravato da cambiamenti imprevedibili dei prezzi. <\/p>\n

\u00abLa trasparenza nei prezzi \u00e8 fondamentale e incoraggio tutti i partner e i fornitori a essere chiari sui costi fin dall’inizio\u00bb, afferma Orfanos. \u00abMentre le agenzie a volte devono assorbire spese impreviste, come il tempo aggiuntivo necessario per trovare nuovi fornitori o rinegoziare i contratti, la mia priorit\u00e0 \u00e8 sempre quella di proteggere i miei clienti da questi costi nascosti\u00bb.<\/p>\n

Mentre questo pu\u00f2 accadere da un evento all’altro, i cambiamenti nelle percentuali di commissione e nel modo in cui le commissioni vengono pagate possono anche mettere in difficolt\u00e0 i professionisti degli eventi. Questi cambiamenti, in passato, sono stati fatti con scarso preavviso, considerazione o trasparenza<\/g>. Le agevolazioni concesse durante la pandemia si sono in gran parte dissolte<\/a> con la ripresa delle attivit\u00e0. I pianificatori di eventi hanno anche iniziato a incorporare nuove clausole nei loro contratti nel tentativo di mantenere alcune protezioni contro cose come i cambiamenti nelle tariffe delle camere e \u2013 sorprendentemente \u2013 l’hotel stesso che sminuisce le tariffe di gruppo offerte prenotando direttamente camere pi\u00f9 economiche. <\/p>\n

\u00abC’\u00e8 sicuramente un’opportunit\u00e0 per i professionisti degli eventi e dell’ospitalit\u00e0 di lavorare in modo pi\u00f9 collaborativo\u00bb, afferma Miguel Neves, caporedattore di Skift Meetings, aggiungendo che le commissioni non vengono discusse molto apertamente. \u00abDiversi hotel hanno diverse politiche di commissione, complicate da una variet\u00e0 di sfumature e dettagli complessi, come i punti\u00bb. Secondo Neves, le agenzie di eventi si trovano spesso in un imbarazzante Catch 22: i partner alberghieri credono che le agenzie di eventi dovrebbero essere felici con tariffe aumentate perch\u00e9 ci\u00f2 significa commissioni pi\u00f9 alte. Tuttavia, questo aggrava politiche di annullamento sfavorevoli in un momento in cui i budget dei clienti non aumentano per eguagliare tali tariffe, mettendo maggiore pressione sulla loro capacit\u00e0 di negoziazione. \u00ab\u00c8 come essere schiacciati da entrambi i lati\u00bb, afferma Neves. <\/p>\n

La soluzione: pi\u00f9 dati, pi\u00f9 visibilit\u00e0<\/h2>\n

\u00abAlcune delle sfide pi\u00f9 significative nel panorama degli eventi odierno sono [problemi] strutturali come esclusive delle location, prezzi opachi e pratiche che rasentano il monopolio\u00bb, afferma Jay Weintraub, CEO e fondatore di Connectiv Holdings (Event Technology Insight Report, Event Industry News<\/a>). Per Weintraub, i \u201cbig data\u201d sono la chiave per creare una \u00abtrasparenza che attualmente manca nel settore\u00bb, dando agli organizzatori di eventi maggiore controllo e autonomia. <\/p>\n

\u00abI professionisti degli eventi e dell’ospitalit\u00e0 spesso lavorano in isolamento nei loro mondi\u00bb, afferma Forss. Crede che dovrebbe esserci un processo integrato in cui tutti lavorano da un’unica fonte di verit\u00e0, anzich\u00e9 ognuno che gestisce i propri registri e deve raggiungere un consenso sui passi successivi a posteriori. <\/p>\n

Orfanos fa eco a questo sentimento: \u00abavere maggiore visibilit\u00e0 sui costi dei partner, su quali partner offrono le migliori tariffe e su quanto business si conduce con un dato partner migliorerebbe significativamente le negoziazioni\u00bb. Questo, a sua volta, renderebbe pi\u00f9 facile servire i clienti all’interno dei loro budget e porterebbe a un’esperienza migliore per tutti. <\/p>\n

L’istruzione deve essere pi\u00f9 approfondita e pi\u00f9 pratica<\/h2>\n

Sia Forss che Orfanos hanno osservato che i professionisti degli eventi e dell’ospitalit\u00e0 hanno iniziato a valutare le loro efficienze operative al fine di massimizzare il loro margine di profitto. Tuttavia, manca un’istruzione pratica su cosa ci\u00f2 significhi in termini concreti in entrambi i settori. <\/p>\n

\u00ab\u00c8 in cima ai pensieri di tutti, ma la domanda \u00e8 come farlo\u00bb, afferma Forss. \u00abNessuno l’ha ancora padroneggiato \u2013 nemmeno i grandi marchi. Tutti si stanno affannando per capire come farlo al meglio\u00bb. <\/p>\n

Parte del problema \u00e8 che c’\u00e8 uno stigma nell’ammettere lacune di conoscenza, afferma Orfanos. \u00abNon siamo una comunit\u00e0 che condivide\u00bb. <\/p>\n

Neves sottolinea che parte della motivazione all’innovazione deriva dal fatto che la padronanza di tali processi \u00e8 centrale per la proposta di valore dell’agenzia. \u00abIl pi\u00f9 grande investimento [per le agenzie di eventi] \u00e8 nelle persone, e il loro modo specifico di fare le cose \u00e8 una sorta di salsa segreta per ogni agenzia\u00bb. Sfortunatamente, questo tende a soffocare uno scambio aperto sulle migliori pratiche. <\/p>\n

Orfanos ritiene che dovrebbe esserci pi\u00f9 formazione su argomenti pratici come la gestione strategica delle riunioni, la gestione del budget e migliori processi di fatturazione. Osserva che gran parte della formazione attuale si concentra spesso su argomenti pieni di parole d’ordine che vanno e vengono. \u00abCredo che il settore potrebbe fare di pi\u00f9 per fornire risorse e formazione pi\u00f9 approfondite e pratiche\u00bb. <\/p>\n

\u00abC’\u00e8 sicuramente una lacuna\u00bb, osserva Neves. \u00abL’IA \u00e8 molto appariscente, e tutti in qualche modo conoscono e capiscono ChatGPT, ma dove le persone possono davvero guadagnare \u00e8 in realt\u00e0 nei processi interni \u2013 e molte agenzie e grandi organizzatori di fiere private stanno effettivamente investendo in [essi]\u00bb. <\/p>\n

Le soluzioni devono essere inquadrate per il pubblico giusto<\/h2>\n

Un altro problema, osserva Neves, \u00e8 una questione di adeguatezza del pubblico. Gli stakeholder dell’agenzia responsabili della gestione della tecnologia del team spesso non sono il pubblico di riferimento per eventi e risorse educative, e la comunicazione tra i diversi dipartimenti potrebbe essere carente. Ci\u00f2 crea il rischio di un fallimento quando si investe in soluzioni tecnologiche. <\/p>\n

Allineare le esigenze dei diversi stakeholder significa inquadrare la formazione e il valore dei miglioramenti del back-office in termini di priorit\u00e0 e KPI effettivi del pubblico.<\/p>\n

\u00abUna maggiore formazione sulle efficienze operative potrebbe mostrare ai pianificatori di riunioni come utilizzare al meglio i loro budget esistenti anzich\u00e9 chiedere pi\u00f9 denaro\u00bb, afferma Orfano, che sottolinea come i pianificatori di riunioni esperti siano formati per ottenere le migliori tariffe, ma che il processo stesso per farlo sia una spesa che molti clienti non hanno preventivato. \u00abUno strumento che riveli informazioni critiche a supporto della mia analisi dei costi sarebbe un enorme vantaggio. Pi\u00f9 informazioni di benchmarking posso utilizzare per determinare il prezzo migliore, meglio sono posizionato per prendere decisioni intelligenti rapidamente\u00bb. <\/p>\n

L’automazione pu\u00f2 contribuire notevolmente a minimizzare il costo amministrativo della gestione di nuovi partner o di quelli con prezzi imprevedibili, e il vantaggio informativo di poter visualizzare facilmente le tariffe e i pagamenti dei diversi partner sarebbe un enorme vantaggio per il processo. Ad esempio, GroupPay di Onyx CenterSource pu\u00f2 aiutare a visualizzare i dati delle commissioni attraverso il portafoglio aziendale di un’agenzia<\/a>, il che offre ai pianificatori di eventi pi\u00f9 contesto per selezionare i partner in base a tariffe favorevoli e prevedibili. Supporta inoltre le agenzie nel definire aspettative pi\u00f9 accurate basate sui costi reali da dati storici, il che riduce il rischio di imposizioni di budget che compromettono le relazioni in fase avanzata. Questo \u00e8 di particolare beneficio per le agenzie pi\u00f9 grandi o per quelle che gestiscono portafogli clienti pi\u00f9 ampi e vari che coinvolgono estese reti di partner alberghieri. <\/p>\n

L’automazione pu\u00f2 supportare anche i professionisti alberghieri. Dare ai professionisti degli eventi un’idea dei prezzi di un partner alberghiero fin dall’inizio pu\u00f2 aiutare a velocizzare il processo per entrambe le parti e contribuire a ridurre l’onere amministrativo di garantire la conformit\u00e0<\/a> in regioni con cui i team degli eventi potrebbero non avere familiarit\u00e0. <\/p>\n

In definitiva, sono le aziende tecnologiche a trarre i maggiori vantaggi dalla creazione di una migliore comprensione di come la loro soluzione possa migliorare le operazioni quotidiane dei back-office di pianificazione eventi. \u00abMentre le soluzioni tecnologiche vengono sviluppate, c’\u00e8 una curva di apprendimento da affrontare\u00bb, afferma Forss. Senza supporto educativo e procedure operative standard, il processo di gestione del cambiamento fallisce e \u00abla tecnologia rimane l\u00ec, sottoutilizzata\u00bb. Le aziende tecnologiche sono nella posizione migliore per gestire tale formazione pur avendo il massimo da guadagnare. <\/p>\n

Un cambiamento di mentalit\u00e0: dare priorit\u00e0 all’innovazione e alla visione a lungo termine<\/h2>\n

Man mano che le soluzioni tecnologiche venivano adottate pi\u00f9 regolarmente in tutti i settori, erano in gran parte viste come acquisti una tantum. Il modello ha favorito relazioni tra le aziende tecnologiche e i loro clienti che iniziavano e finivano con l’implementazione della tecnologia. Ma se vogliamo beneficiare del comprovato successo della collaborazione interfunzionale, il settore dovr\u00e0 dare priorit\u00e0 alla consapevolezza di come raggiungere una partnership tra fornitori di tecnologia e clienti. <\/p>\n

\u00abIl pubblico ci sta arrivando\u00bb, afferma Forss. \u00abI clienti stanno valutando le aziende tecnologiche in termini di partnership piuttosto che di fornitori\u00bb. Passare da un approccio transazionale a uno pi\u00f9 orientato alla relazione per l’approvvigionamento tecnologico comporta intrinsecamente pi\u00f9 fiducia, ma anche maggiore coinvolgimento quando si tratta di supportare la gestione del cambiamento. <\/p>\n

Massimizzare il potenziale del proprio stack tecnologico pu\u00f2 anche comportare un cambiamento di mentalit\u00e0, afferma Neves. Molte agenzie di eventi \u00abvivono di stipendio in stipendio\u00bb e mancano della capacit\u00e0 di valutare se stiano facendo le cose nel modo pi\u00f9 efficiente possibile, afferma Neves. \u00abIl volume del loro lavoro e le conseguenze dei cambiamenti ai loro programmi possono dettare il tipo di investimenti che possono fare nei loro processi interni\u00bb. <\/p>\n

Una conseguenza di ci\u00f2 \u00e8 la tendenza ad aggiungere soluzioni a pezzi per risolvere le singole sfide man mano che si presentano, anzich\u00e9 progettare un sistema con la massima efficienza fin dall’inizio, afferma Neves. \u00abAnzich\u00e9 essere intrappolati dai propri processi e cercare di inserire soluzioni al loro interno, la quantit\u00e0 di soluzioni che stanno emergendo e il loro potenziale di rivoluzionare il modo in cui si fa business rendono questo un momento unico per rivalutare non solo i singoli flussi di lavoro, ma la filosofia di base su come i flussi di lavoro sono costruiti\u00bb. <\/p>\n

Riconoscere il costo opportunit\u00e0 pu\u00f2 essere un potente motivatore, afferma Neves, ma a differenza delle categorie “front-of-house” come la registrazione o il coinvolgimento degli eventi, i processi di back-office non sono cos\u00ec facili da vedere in azione e valutare per i pianificatori. \u00abC’\u00e8 sicuramente un’opportunit\u00e0 per il settore di educarli in modo pi\u00f9 proattivo e insegnare loro cosa cercare\u00bb. <\/p>\n

Conclusione<\/h2>\n

Efficienza e gestione dei costi sono priorit\u00e0 per i professionisti degli eventi e dell’ospitalit\u00e0, ma i processi di back-office rimangono sottovalutati nel dibattito e nella formazione del settore. La mancanza di standardizzazione, formazione pratica e dialogo aperto sulle sfide operative crea barriere all’ottimizzazione dei flussi di lavoro, mentre i processi obsoleti continuano a mettere sotto pressione budget e team gi\u00e0 al limite. <\/p>\n

Tuttavia, l’automazione, una migliore visibilit\u00e0 e robuste soluzioni di dati possono alleviare gli oneri amministrativi, migliorare le negoziazioni e allineare le aspettative dei clienti con i costi effettivi per proteggere le relazioni. Allo stesso tempo, questa tecnologia e la standardizzazione che essa porta possono aiutare a superare la mancanza di condivisione delle conoscenze, specialmente all’interno del settore degli eventi dove la conoscenza proprietaria \u00e8 spesso vista come una proposta di vendita unica per le agenzie di eventi. <\/p>\n

La strada da percorrere richiede la collaborazione tra professionisti, partner tecnologici e istituzioni educative per creare risorse significative e pratiche che affrontino le sfide del mondo reale. Spostando le mentalit\u00e0 per concentrarsi sul valore a lungo termine delle operazioni semplificate e delle relazioni con i partner tecnologici, i settori degli eventi e dell’ospitalit\u00e0 possono non solo migliorare le loro efficienze oggi, ma gettare le basi per un successo sostenibile in futuro. <\/p><\/div>\n

<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Mentre i professionisti del settore M&E e gli albergatori sono incaricati di ridurre i costi e aumentare i profitti, la pressione per fare di pi\u00f9 con meno continua a crescere. 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