RFPから支払いまで、新興技術はプランナーとホテル経営者の両方にとって、イベント計画の全サイクルを実質的に変革しました。イベント計画のソートリーダーは、ホテルの空港からの近さや面積だけでなく、ホテルがいかに顧客を感動させ、イベント体験を簡素化できるかに注目しています。あなたのホテルは、より多くの会議およびイベントの予約を獲得できる成長するトレンドにどのように対応できますか？
1. プランナーにとって最もアクセスしやすいようにインスタント予約を導入する
ビジネスのオフサイトミーティングや1日イベントのような小規模なイベントでは、Groups360によると、インスタント予約は2023年と比較して2024年に97%増加しました。インスタント予約、つまりオンラインで会議スペースを予約する機能は、予約のしやすさや会議アメニティのバンドルを高く評価する法人会議プランナーにとって、より魅力的な選択肢になりつつあります。
このオンラインへの移行は、インスタント予約にいち早く対応したブティック会議施設や共有ワークスペースにとって特に有益でした。オンライン会議予約の導入が遅れているホテルは、オンライン予約が増加するにつれて、1日イベントとその収益の減少に気づくかもしれません。
ホテルへの教訓は？
ホテル経営者として、大規模な会議やイベントの予約には引き続きRFP形式に依存することになりますが、小規模な企業主導型イベントで会議スペースを補完するためにオンラインチャネルを活用してください。
2. テクノロジーを活用して参加者体験をパーソナライズする
Cventによると、「パーソナライゼーションは、コミュニケーション、交渉、会議の作成方法の中心にあるべきです。」プランナーが通常のイベント体験から脱却し、参加者の高まる期待により良く応えるために、イベントを成功させるために必要なテクノロジーをホテルが提供することを期待するでしょう。
イベントのパーソナライゼーションにおける最新情報に常に注目してください。プロジェクションマッピングや環境に優しい会議オプションなど。イベントプランナーにイベントパッケージの選択肢を提供することは標準となっています。大規模なイベントでは、会議プランナーがゲストを感動させるために必要なオプションとパーソナライゼーションを提供できるようにしてください。そうすれば、プランナーがあなたの会場に戻ってきて、推薦するようになるでしょう。パーソナライゼーションはまた、ゲストに印象を残し、感動した会場を覚えているゲストが将来の宿泊予約につながるように、会議およびイベントの予約を将来の宿泊予約に変えることができます。
ホテルへの教訓は？
パーソナライゼーションは、イベントプランナーと参加者の満足度の核心です。イベントから最も多くのリピートビジネスをもたらすパーソナライゼーション要因を見つけてください。
3. グループ支払いプロセスをアップグレードして収益を増やし、より多くの会議およびイベントの予約を獲得する
支払いは、会議およびイベントの予約において最も見過ごされてきた側面の1つです。Onyx CenterSourceのGroupPayは、業界初のグループ支払いソリューションであり、ホテル経営者と代理店の間で、イベント計画の契約後側面において直面するいくつかの主要な問題に取り組んでいます。
GroupPayは、ホテルと旅行代理店がよりスマートに協力し、イベントを迅速かつ手作業を最小限に抑えて調整できるように設計されました。グループ支払いプロセスを自動化することで、イベントの両当事者がコミッション支払いに関する紛争や不一致を効率的かつ透明な方法で解決できるようになります。なぜなら、両当事者が同じ情報にアクセスできる場合、誰もがより迅速かつ正確に合意し、報酬を確定するために必要な洞察を得られるからです。
実際、会議およびイベントプランナーの78%が、コミッションのより迅速な支払いを必要としています。GroupPayのような、紛争を減らし、より迅速な支払いを促進するように設計された製品は、代理店がイベント計画に関して提起してきた長年の問題を解決します。支払いプロセスを最適化するために新しいソリューションを導入するホテルは、代理店の信頼を獲得し、ひいてはリピートビジネスを得るでしょう。
ホテルへの教訓は？
会議やイベントを予約する代理店にとって、支払いを正確かつ期日通りに解決することは重要です。彼らの目標をサポートするために適切な支払いソリューションを導入することは、より多くのリピートビジネスを獲得することにつながります。
焦点を当てるべき点
どのようなテクノロジーや流通チャネルを選択するにしても、代理店とのパートナーシップがグループビジネス計画の中心にあることを確認してください。代理店は役立つ詳細に気づき、それに応じて報います。