{"id":993741,"date":"2025-02-10T08:31:38","date_gmt":"2025-02-10T08:31:38","guid":{"rendered":"https:\/\/onyxcenterdev.wpenginepowered.com\/blog\/impulsionando-a-eficiencia-sem-comprometer-o-orcamento-superando-desafios-de-automacao-em-uma-industria-com-orcamento-apertado\/"},"modified":"2025-02-10T08:31:38","modified_gmt":"2025-02-10T08:31:38","slug":"impulsionando-a-eficiencia-sem-comprometer-o-orcamento-superando-desafios-de-automacao-em-uma-industria-com-orcamento-apertado","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/onyxcentersource.com\/pt-br\/blog\/impulsionando-a-eficiencia-sem-comprometer-o-orcamento-superando-desafios-de-automacao-em-uma-industria-com-orcamento-apertado\/","title":{"rendered":"Impulsionando a Efici\u00eancia Sem Comprometer o Or\u00e7amento: Superando Desafios de Automa\u00e7\u00e3o em uma Ind\u00fastria com Or\u00e7amento Apertado"},"content":{"rendered":"
\u00c0 medida que profissionais de M&E e hoteleiros s\u00e3o encarregados de reduzir custos e aumentar lucros, a press\u00e3o para fazer mais com menos continua a aumentar. As equipes est\u00e3o se tornando mais enxutas e os or\u00e7amentos operacionais est\u00e3o diminuindo, tornando a necessidade de solu\u00e7\u00f5es mais inteligentes e eficientes ainda mais urgente. <\/p>\n

Um grande desafio \u00e9 a depend\u00eancia cont\u00ednua de processos de back-office desatualizados e ad hoc que n\u00e3o s\u00f3 adicionam uma carga administrativa, mas tamb\u00e9m obscurecem dados cruciais, dificultando a tomada de decis\u00f5es informadas. Apesar do foco cont\u00ednuo da ind\u00fastria na transforma\u00e7\u00e3o tecnol\u00f3gica, automa\u00e7\u00e3o e otimiza\u00e7\u00e3o, h\u00e1 uma lacuna evidente nas discuss\u00f5es sobre a otimiza\u00e7\u00e3o desses processos de back-end cruciais. <\/p>\n

Um recente Relat\u00f3rio de Insights de Tecnologia para Eventos da Event Industry News destaca essa supervis\u00e3o. Quando perguntados sobre o que gostariam de aprender mais, \u201cgest\u00e3o de projetos\/planejamento\u201d e \u201can\u00e1lise de dados\/insights\u201d ficaram entre as dez \u00faltimas categorias de tecnologia. Ainda mais revelador, o relat\u00f3rio mostrou que \u201cVendas\/Finan\u00e7as\/CRM\u201d diminuiu o interesse de 2022 para 2023. No entanto, \u00e9 precisamente aqui que reside uma oportunidade transformadora \u2013 investimentos em tecnologia e otimiza\u00e7\u00e3o de processos para fluxos de trabalho de back-end poderiam impulsionar o tipo de mudan\u00e7a que os profissionais da ind\u00fastria procuram. <\/p>\n

Comiss\u00f5es. Conformidade. Efici\u00eancia operacional.<\/strong> Por que estes n\u00e3o s\u00e3o t\u00f3picos mais atraentes?<\/p>\n

Para explorar como as ind\u00fastrias de M&E e hospitalidade podem apoiar melhor os profissionais nesta \u00e1rea impactante, mas muitas vezes negligenciada, do neg\u00f3cio, conversamos com partes interessadas de ambos os setores. Os insights que descobrimos foram bastante reveladores. <\/p>\n

A Press\u00e3o para Reduzir Custos<\/h2>\n

Apesar das restri\u00e7\u00f5es pand\u00eamicas a viagens e turismo serem em grande parte coisa do passado, equipes no setor de hospitalidade se veem confrontando or\u00e7amentos cada vez menores. \u201cSaindo da Covid, as equipes provavelmente n\u00e3o ter\u00e3o o mesmo tamanho que tinham antes,\u201d diz Amy Forss, VP de Vendas Delphi na Amadeus, uma empresa de tecnologia na ind\u00fastria de viagens e hospitalidade. \u201c\u00c9 [ainda] sobre fazer mais ou o mesmo com menos pessoal.\u201d <\/p>\n

Enquanto isso, profissionais de eventos est\u00e3o lutando com custos crescentes que impactam tanto seus or\u00e7amentos quanto os de seus clientes. \u201cOs clientes n\u00e3o entendem por que tudo custa tanto,\u201d diz Gail Orfanos, propriet\u00e1ria da Go Meetings + Events. De acordo com Orfanos, os custos crescentes em todos os setores s\u00e3o agravados por mudan\u00e7as imprevis\u00edveis de pre\u00e7os. <\/p>\n

\u201cA transpar\u00eancia nos pre\u00e7os \u00e9 crucial, e eu encorajo todos os parceiros e fornecedores a serem francos sobre os custos desde o in\u00edcio,\u201d diz Orfanos. \u201cEmbora as ag\u00eancias \u00e0s vezes tenham que absorver despesas inesperadas, como o tempo adicional necess\u00e1rio para encontrar novos fornecedores ou renegociar contratos, minha prioridade \u00e9 sempre proteger meus clientes desses custos ocultos.\u201d<\/p>\n

Embora isso possa acontecer de evento para evento, mudan\u00e7as nas taxas de comiss\u00e3o e na forma como as comiss\u00f5es s\u00e3o pagas tamb\u00e9m podem pegar os profissionais de eventos de surpresa. Essas mudan\u00e7as, no passado, foram feitas com pouco aviso, considera\u00e7\u00e3o ou transpar\u00eancia<\/a>. As acomoda\u00e7\u00f5es concedidas durante a pandemia se dissolveram em grande parte<\/a> desde que os neg\u00f3cios se recuperaram. Organizadores de eventos tamb\u00e9m come\u00e7aram a incorporar novas cl\u00e1usulas em seus contratos, em um esfor\u00e7o para reter algumas prote\u00e7\u00f5es contra coisas como mudan\u00e7as nas tarifas dos quartos e \u2013 surpreendentemente \u2013 o pr\u00f3prio hotel subcotando as tarifas de grupo que ofereciam ao reservar quartos mais baratos diretamente. <\/p>\n

\u201cDefinitivamente, h\u00e1 uma oportunidade para profissionais de eventos e hospitalidade trabalharem de forma mais colaborativa,\u201d diz Miguel Neves, Editor-Chefe da Skift Meetings, acrescentando que as comiss\u00f5es n\u00e3o s\u00e3o discutidas de forma muito franca. \u201cHot\u00e9is diferentes t\u00eam pol\u00edticas de comiss\u00e3o diferentes, que s\u00e3o complicadas por uma variedade de nuances e detalhes complicados, como pontos.\u201d De acordo com Neves, as ag\u00eancias de eventos frequentemente se encontram em um dilema complicado (Catch 22): os parceiros hoteleiros acreditam que as ag\u00eancias de eventos deveriam estar felizes com o aumento das tarifas porque isso significa comiss\u00f5es mais altas. No entanto, isso exacerba pol\u00edticas de cancelamento desfavor\u00e1veis em um momento em que os or\u00e7amentos dos clientes n\u00e3o est\u00e3o aumentando para corresponder a essas tarifas, colocando mais press\u00e3o em sua capacidade de negocia\u00e7\u00e3o. \u201c\u00c9 como ser espremido de ambos os lados,\u201d diz Neves. <\/p>\n

A Solu\u00e7\u00e3o: Mais Dados, Mais Visibilidade<\/h2>\n

\u201cAlguns dos desafios mais significativos no cen\u00e1rio de eventos atual s\u00e3o [quest\u00f5es] estruturais como exclusividades de locais, pre\u00e7os opacos e pr\u00e1ticas que beiram o monopolismo,\u201d diz Jay Weintraub, CEO e fundador da Connectiv Holdings (Event Technology Insight Report, Event Industry News<\/a>). Para Weintraub, \u201cbig data\u201d \u00e9 a chave para criar \u201ctranspar\u00eancia que atualmente falta na ind\u00fastria\u201d, dando aos organizadores de eventos mais controle e autonomia. <\/p>\n

\u201cProfissionais de eventos e hospitalidade frequentemente trabalham isolados em seus pr\u00f3prios mundos,\u201d diz Forss. Ela acredita que deveria haver um processo integrado no qual todos trabalham a partir de uma \u00fanica fonte de verdade, em vez de cada um gerenciar seus pr\u00f3prios registros e precisar chegar a um consenso sobre os pr\u00f3ximos passos depois do ocorrido. <\/p>\n

Orfanos ecoa esse sentimento: \u201cter mais visibilidade sobre os custos de seus parceiros, quais parceiros oferecem as melhores tarifas e quanto neg\u00f3cio voc\u00ea realiza com um determinado parceiro melhoraria significativamente as negocia\u00e7\u00f5es.\u201d Isso, por sua vez, facilitaria o atendimento aos clientes dentro de seus or\u00e7amentos e levaria a uma melhor experi\u00eancia para todos. <\/p>\n

A Educa\u00e7\u00e3o Precisa Ser Mais Aprofundada e Acion\u00e1vel<\/h2>\n

Tanto Forss quanto Orfanos observaram que profissionais de eventos e hospitalidade come\u00e7aram a avaliar suas efici\u00eancias operacionais a fim de maximizar sua margem de lucro. No entanto, falta educa\u00e7\u00e3o acion\u00e1vel sobre o que isso significa em termos pr\u00e1ticos em ambas as ind\u00fastrias. <\/p>\n

\u201cEst\u00e1 na mente de todos, mas a quest\u00e3o \u00e9 como fazer isso,\u201d diz Forss. \u201cNingu\u00e9m dominou isso \u2013 nem mesmo as grandes marcas. Todos est\u00e3o se esfor\u00e7ando para descobrir como fazer isso da melhor forma.\u201d <\/p>\n

Parte do problema \u00e9 que h\u00e1 um estigma em admitir lacunas de conhecimento, diz Orfanos. \u201cN\u00e3o somos uma comunidade de compartilhamento.\u201d <\/p>\n

Neves aponta que parte da motiva\u00e7\u00e3o para inovar vem do fato de que o dom\u00ednio desses processos \u00e9 central para a proposta de valor da ag\u00eancia. \u201cO maior investimento [para ag\u00eancias de eventos] est\u00e1 nas pessoas, e sua maneira espec\u00edfica de fazer as coisas \u00e9 uma esp\u00e9cie de molho secreto para cada ag\u00eancia.\u201d Infelizmente, isso tende a sufocar uma troca aberta sobre as melhores pr\u00e1ticas. <\/p>\n

Orfanos acredita que deveria haver mais educa\u00e7\u00e3o sobre t\u00f3picos pr\u00e1ticos como gest\u00e3o estrat\u00e9gica de reuni\u00f5es, gest\u00e3o de or\u00e7amento e melhores processos de faturamento. Ela observa que grande parte da educa\u00e7\u00e3o atual frequentemente se concentra em t\u00f3picos cheios de jarg\u00f5es que v\u00eam e v\u00e3o. \u201cAcredito que a ind\u00fastria poderia fazer mais para fornecer recursos e educa\u00e7\u00e3o mais aprofundados e pr\u00e1ticos.\u201d <\/p>\n

\u201cDefinitivamente, h\u00e1 uma lacuna,\u201d observa Neves. \u201cA IA \u00e9 muito chamativa, e todo mundo meio que conhece e entende o ChatGPT, mas onde as pessoas realmente podem ganhar \u00e9 nos processos internos \u2013 e muitas ag\u00eancias e grandes organizadores de feiras privadas est\u00e3o realmente investindo [neles].\u201d <\/p>\n

As Solu\u00e7\u00f5es Devem Ser Adaptadas ao P\u00fablico Certo<\/h2>\n

Outro problema, observa Neves, \u00e9 uma quest\u00e3o de adequa\u00e7\u00e3o ao p\u00fablico. As partes interessadas da ag\u00eancia respons\u00e1veis por gerenciar a tecnologia da equipe frequentemente n\u00e3o s\u00e3o o p\u00fablico-alvo para eventos e recursos educacionais, e a comunica\u00e7\u00e3o entre os diferentes departamentos pode ser deficiente. Isso cria o risco de um erro ao investir em solu\u00e7\u00f5es tecnol\u00f3gicas. <\/p>\n

Alinhar as necessidades de diferentes partes interessadas significa enquadrar a educa\u00e7\u00e3o e o valor das melhorias de back-office em termos das prioridades e KPIs reais do p\u00fablico.<\/p>\n

\u201cMais educa\u00e7\u00e3o sobre efici\u00eancias operacionais poderia mostrar aos planejadores de reuni\u00f5es como usar melhor seus or\u00e7amentos existentes em vez de pedir mais dinheiro,\u201d diz Orfano, que enfatiza que planejadores de reuni\u00f5es experientes s\u00e3o treinados para garantir as melhores tarifas, mas que o processo de faz\u00ea-lo \u00e9 em si uma despesa para a qual muitos clientes n\u00e3o or\u00e7aram. \u201cUma ferramenta que revela informa\u00e7\u00f5es cr\u00edticas para apoiar minha an\u00e1lise de custos seria um enorme benef\u00edcio. Quanto mais informa\u00e7\u00f5es de benchmarking eu puder usar para determinar o melhor pre\u00e7o, melhor estarei para tomar decis\u00f5es inteligentes rapidamente.\u201d <\/p>\n

A automa\u00e7\u00e3o pode ajudar muito a minimizar o custo administrativo de gerenciar novos parceiros ou aqueles com pre\u00e7os imprevis\u00edveis, e a vantagem de informa\u00e7\u00e3o de poder visualizar facilmente as tarifas e pagamentos de diferentes parceiros seria um grande benef\u00edcio para o processo. Por exemplo, o GroupPay da Onyx CenterSource pode ajudar a visualizar dados de comiss\u00f5es em todo o portf\u00f3lio de neg\u00f3cios de uma ag\u00eancia<\/a>, o que d\u00e1 aos planejadores de eventos mais contexto para selecionar parceiros com base em tarifas favor\u00e1veis e previs\u00edveis. Tamb\u00e9m apoia as ag\u00eancias na defini\u00e7\u00e3o de expectativas mais precisas com base em custos reais de dados hist\u00f3ricos, o que reduz o risco de imposi\u00e7\u00f5es or\u00e7ament\u00e1rias que comprometem o relacionamento no final do processo. Isso \u00e9 de particular benef\u00edcio para ag\u00eancias maiores ou aquelas que lidam com portf\u00f3lios de clientes maiores e mais variados, envolvendo extensas redes de parceiros hoteleiros. <\/p>\n

A automa\u00e7\u00e3o tamb\u00e9m pode apoiar profissionais de hot\u00e9is. Dar aos profissionais de eventos uma ideia dos pre\u00e7os de um parceiro hoteleiro desde o in\u00edcio pode ajudar a agilizar o processo para ambos os lados e ajudar a reduzir a carga administrativa de garantir a conformidade<\/a> em regi\u00f5es com as quais as equipes de eventos podem n\u00e3o estar familiarizadas. <\/p>\n

Em \u00faltima an\u00e1lise, s\u00e3o as empresas de tecnologia que mais se beneficiam ao criar uma melhor compreens\u00e3o de como suas solu\u00e7\u00f5es podem melhorar as opera\u00e7\u00f5es di\u00e1rias dos back-offices de planejamento de eventos. \u201cEnquanto as solu\u00e7\u00f5es tecnol\u00f3gicas est\u00e3o sendo desenvolvidas, h\u00e1 uma curva de aprendizado a ser enfrentada,\u201d diz Forss. Sem suporte educacional e procedimentos operacionais padr\u00e3o, o processo de gest\u00e3o de mudan\u00e7as falha e \u201ca tecnologia fica l\u00e1, subutilizada.\u201d As empresas de tecnologia est\u00e3o na melhor posi\u00e7\u00e3o para gerenciar essa educa\u00e7\u00e3o, ao mesmo tempo em que t\u00eam mais a ganhar. <\/p>\n

Uma Mudan\u00e7a de Mentalidade: Priorizando a Inova\u00e7\u00e3o e a Vis\u00e3o de Longo Prazo<\/h2>\n

\u00c0 medida que as solu\u00e7\u00f5es tecnol\u00f3gicas foram mais rotineiramente adotadas em todas as ind\u00fastrias, elas foram amplamente vistas como compras \u00fanicas e definitivas. O modelo fomentou relacionamentos entre as empresas de tecnologia e seus clientes, come\u00e7ando e terminando com a implementa\u00e7\u00e3o da tecnologia. Mas se quisermos nos beneficiar do sucesso comprovado da colabora\u00e7\u00e3o multifuncional, a ind\u00fastria precisar\u00e1 priorizar a conscientiza\u00e7\u00e3o sobre como alcan\u00e7ar a parceria entre provedores de tecnologia e clientes. <\/p>\n

\u201cO p\u00fablico est\u00e1 chegando l\u00e1,\u201d diz Forss. \u201cOs clientes est\u00e3o avaliando as empresas de tecnologia em termos de parcerias, e n\u00e3o de fornecedores.\u201d Mover de uma abordagem transacional para uma mais orientada ao relacionamento na aquisi\u00e7\u00e3o de tecnologia envolve inerentemente mais confian\u00e7a, mas tamb\u00e9m mais envolvimento quando se trata de suporte \u00e0 gest\u00e3o de mudan\u00e7as. <\/p>\n

Maximizar o potencial de sua pilha de tecnologia tamb\u00e9m pode envolver uma mudan\u00e7a de mentalidade, diz Neves. Muitas ag\u00eancias de eventos \u201cvivem de sal\u00e1rio em sal\u00e1rio\u201d e n\u00e3o t\u00eam a capacidade de avaliar se est\u00e3o fazendo as coisas da maneira mais eficiente poss\u00edvel, diz Neves. \u201cO volume de seu trabalho e as consequ\u00eancias das mudan\u00e7as em seus programas podem ditar os tipos de investimentos que podem fazer em seus pr\u00f3prios processos internos.\u201d <\/p>\n

Uma consequ\u00eancia disso \u00e9 a tend\u00eancia de adicionar solu\u00e7\u00f5es de forma fragmentada para resolver desafios individuais \u00e0 medida que surgem, em vez de projetar um sistema com a maior efici\u00eancia desde o in\u00edcio, diz Neves. \u201cEm vez de ficar preso aos seus processos e tentar encaixar solu\u00e7\u00f5es neles, a quantidade de solu\u00e7\u00f5es que surgem e seu potencial para revolucionar a forma como os neg\u00f3cios s\u00e3o feitos tornam este um momento \u00fanico para reavaliar n\u00e3o apenas fluxos de trabalho espec\u00edficos, mas a filosofia central por tr\u00e1s de como os fluxos de trabalho s\u00e3o constru\u00eddos.\u201d <\/p>\n

Reconhecer o custo de oportunidade pode ser um poderoso motivador, diz Neves, mas, em contraste com categorias de front-office como registro ou engajamento em eventos, processos de back-office n\u00e3o s\u00e3o t\u00e3o f\u00e1ceis para os planejadores verem em a\u00e7\u00e3o e avaliarem. \u201cDefinitivamente, h\u00e1 uma oportunidade para a ind\u00fastria educ\u00e1-los de forma mais proativa e ensin\u00e1-los o que procurar.\u201d <\/p>\n

Conclus\u00e3o<\/h2>\n

Efici\u00eancia e gest\u00e3o de custos s\u00e3o prioridades para profissionais de eventos e hospitalidade, mas os processos de back-office permanecem subpriorizados no discurso e na educa\u00e7\u00e3o da ind\u00fastria. A falta de padroniza\u00e7\u00e3o, treinamento acion\u00e1vel e di\u00e1logo aberto sobre desafios operacionais cria barreiras para a otimiza\u00e7\u00e3o de fluxos de trabalho, enquanto processos desatualizados continuam a sobrecarregar or\u00e7amentos e equipes j\u00e1 esticados. <\/p>\n

No entanto, automa\u00e7\u00e3o, melhor visibilidade e solu\u00e7\u00f5es de dados robustas podem aliviar cargas administrativas, melhorar negocia\u00e7\u00f5es e alinhar as expectativas dos clientes com os custos reais para proteger relacionamentos. Ao mesmo tempo, essa tecnologia e a padroniza\u00e7\u00e3o que ela traz podem ajudar a superar a falta de compartilhamento de conhecimento, especialmente dentro da ind\u00fastria de eventos, onde o conhecimento propriet\u00e1rio \u00e9 frequentemente visto como uma proposta de venda \u00fanica para ag\u00eancias de eventos. <\/p>\n

O caminho a seguir exige colabora\u00e7\u00e3o entre profissionais, parceiros de tecnologia e institui\u00e7\u00f5es educacionais para criar recursos significativos e pr\u00e1ticos que abordem desafios do mundo real. Ao mudar mentalidades para focar no valor de longo prazo de opera\u00e7\u00f5es otimizadas e relacionamentos com parceiros de tecnologia, as ind\u00fastrias de eventos e hospitalidade podem n\u00e3o apenas melhorar suas efici\u00eancias hoje, mas tamb\u00e9m lan\u00e7ar as bases para o sucesso sustent\u00e1vel no futuro. <\/p><\/div>\n

<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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