从 RFP 到支付，新兴技术几乎改变了规划师和酒店经营者的整个活动规划周期。活动规划领域的思想领袖们不再仅仅关注酒店与机场的距离和面积，而是关注酒店如何能给客户带来惊喜并简化他们的活动体验。您的酒店如何才能跟上不断增长的趋势，从而赢得更多会议和活动预订？
1. 采用即时预订，最大程度地方便规划师
对于小型活动，例如商务异地会议和单日活动，根据 Groups360 的数据，即时预订在 2024 年比 2023 年增长了 97%。即时预订，即在线预订会议空间的能力，正成为企业会议规划师更受欢迎的选择，他们看重预订的便捷性和会议设施的捆绑服务。
这种在线转变对精品会议场所和共享工作空间尤其有利，它们是首批转向即时预订的。那些迟迟未能采用在线会议预订的酒店可能会发现，随着在线预订的增加，单日活动及其产生的收入有所下降。
酒店的启示？
作为酒店经营者，您仍将依赖 RFP 形式进行大规模会议和活动预订，但应利用在线渠道，通过小型、企业主导的活动来补充您的会议空间。
2. 利用技术个性化参会者体验
根据 Cvent 的说法，“个性化需要成为您沟通、谈判和创建会议的核心。”随着规划师开始摆脱普通的活动体验，以更好地满足参会者日益增长的期望，他们将期望酒店提供使活动成功所需的技术。
及时了解活动个性化的最新趋势，例如 投影映射 或 环保会议选项。在活动套餐方面给予活动规划师选择已成为标准做法。对于大型活动，请确保您为会议规划师提供他们所需的选项和个性化服务，以给客人留下深刻印象，您将看到规划师会再次选择并推荐您的场地。个性化还会给客人留下深刻印象，这可以将 您的会议和活动预订 转化为未来的临时预订，因为客人会记住那些给他们留下深刻印象的场地。
酒店的启示？
个性化是活动规划师和参会者满意度的核心。找出能为您的活动带来最多回头客的个性化因素。
3. 升级团体支付流程，以增加收入并赢得更多会议和活动预订
支付一直是会议和活动预订中最被严重忽视的方面之一。Onyx CenterSource 的 GroupPay 是业内首个团体支付解决方案，它正在解决酒店经营者和代理商之间在 活动规划的合同后方面 所面临的几个关键问题。
GroupPay 旨在帮助酒店和旅行社更智能地协作，以尽可能少的 G人工流程快速核对活动。自动化团体支付流程有助于活动双方以高效透明的方式解决佣金支付方面的争议和差异——因为当双方都能访问相同信息时，每个人都能获得所需的洞察力，从而更快、更准确地达成一致并最终确定报酬。
事实上，78% 的会议和活动规划师 需要更快地支付佣金。像 GroupPay 这样旨在促进更快支付、减少争议的产品，解决了代理商在活动规划方面提出的一个长期存在的问题。采用新解决方案优化支付流程的酒店将赢得代理商的信任，进而获得他们的回头客业务。
酒店的启示？
准确及时地解决支付问题对于预订会议和活动的代理商至关重要。部署正确的支付解决方案以支持他们的目标，将赢得更多回头客业务。
重点应放在何处
无论您选择何种技术或分销渠道，请确保代理商合作是您团体业务计划的核心。代理商会注意到有益的细节，并会给予相应的回报。