Von RFPs bis hin zu Zahlungen hat die aufkommende Technologie den gesamten Eventplanungszyklus für Planer und Hoteliers nahezu verändert. Vordenker der Eventplanung blicken über die Nähe zum Flughafen und die Quadratmeterzahl des Hotels hinaus und fragen sich, wie Hotels ihre Kunden begeistern und ihr Eventerlebnis vereinfachen können. Wie kann Ihr Hotel mit den wachsenden Trends Schritt halten, die mehr Tagungs- und Veranstaltungsbuchungen gewinnen?
1. Nutzen Sie die Sofortbuchung, um für Planer am besten erreichbar zu sein
Für kleinere Veranstaltungen, wie z. B. externe Geschäftstreffen und eintägige Veranstaltungen, verzeichnete die Sofortbuchung laut Groups360 einen Anstieg von 97 % im Jahr 2024 im Vergleich zu 2023. Die Sofortbuchung oder die Möglichkeit, Tagungsräume online zu buchen, wird für Corporate-Meeting-Planer, die die einfache Buchung und Bündelung von Tagungsannehmlichkeiten schätzen, immer attraktiver.
Diese Online-Verlagerung war besonders vorteilhaft für Boutique-Meeting-Locations und gemeinsam genutzte Arbeitsbereiche, die als erste auf Sofortbuchungen umgestellt haben. Hotels, die die Online-Buchung von Tagungen nur langsam eingeführt haben, stellen möglicherweise einen Rückgang bei eintägigen Veranstaltungen und den damit verbundenen Einnahmen fest, da Online-Buchungen zunehmen.
Was können Hotels daraus lernen?
Als Hotelier verlassen Sie sich zwar weiterhin auf das RFP-Format für große Tagungs- und Veranstaltungsbuchungen, nutzen aber Online-Kanäle, um Ihre Tagungsräume mit kleineren, unternehmensgesteuerten Veranstaltungen zu ergänzen.
2. Nutzen Sie Technologie, um das Erlebnis der Teilnehmer zu personalisieren
Laut Cvent muss „die Personalisierung im Mittelpunkt der Art und Weise stehen, wie Sie kommunizieren, verhandeln und ein Meeting gestalten.“ Da Planer beginnen, sich von gewöhnlichen Veranstaltungserlebnissen zu entfernen, um besser mit den wachsenden Erwartungen der Teilnehmer in Kontakt zu treten, werden sie von Hotels erwarten, dass sie die Technologie bereitstellen, die erforderlich ist, um ihre Veranstaltung zu einem Erfolg zu machen.
Bleiben Sie auf dem Laufenden mit den neuesten Trends in der Event-Personalisierung, wie z. B. Projektionsmapping oder umweltfreundlichen Tagungsoptionen. Eventplanern die Wahl zu lassen, wenn es um ihr Eventpaket geht, ist zum Standard geworden. Stellen Sie bei Großveranstaltungen sicher, dass Sie Ihren Tagungsplanern die Optionen und die Personalisierung bieten, die sie benötigen, um Gäste zu beeindrucken, und Sie werden feststellen, dass Planer wiederkommen und Ihre Location weiterempfehlen. Die Personalisierung hinterlässt auch einen Eindruck bei den Gästen, der Ihre Tagungs- und Veranstaltungsbuchungen in zukünftige Gelegenheitsbuchungen verwandeln kann, da sich die Gäste an die Locations erinnern, die sie beeindrucken.
Was können Hotels daraus lernen?
Personalisierung ist der Kern der Zufriedenheit von Eventplanern und Teilnehmern. Finden Sie die Personalisierungsfaktoren, die Ihnen die meisten wiederkehrenden Geschäfte durch Ihre Veranstaltungen bringen.
3. Optimieren Sie die Gruppenbezahlungsprozesse, um den Umsatz zu steigern und mehr Tagungs- und Veranstaltungsbuchungen zu gewinnen
Die Bezahlung war einer der am meisten übersehenen Aspekte bei Tagungs- und Veranstaltungsbuchungen. GroupPay von Onyx CenterSource ist die erste Gruppenbezahlungslösung der Branche und geht einige der wichtigsten Probleme an, die während der vertraglichen Aspekte der Eventplanung zwischen Hoteliers und Agenturen auftreten.
GroupPay wurde entwickelt, um Hotels und Reisebüros dabei zu helfen, intelligenter zusammenzuarbeiten, um Veranstaltungen schnell und mit so wenig manuellem Aufwand wie möglich abzustimmen. Die Automatisierung des Gruppenbezahlungsprozesses hilft beiden Seiten einer Veranstaltung, Streitigkeiten und Unstimmigkeiten bei Provisionszahlungen effizient und transparent zu lösen – denn wenn beide Parteien Zugriff auf dieselben Informationen haben, hat jeder die Erkenntnisse, die er benötigt, um sich schneller und genauer auf eine Entschädigung zu einigen und diese abzuschließen.
Tatsächlich benötigen 78 % der Tagungs- und Veranstaltungsplaner eine schnellere Auszahlung von Provisionen. Produkte wie GroupPay, die entwickelt wurden, um eine schnellere Zahlung mit weniger Streitigkeiten zu ermöglichen, lösen ein seit langem bestehendes Problem, das Agenten in Bezug auf die Eventplanung angesprochen haben. Hotels, die neue Lösungen zur Optimierung ihrer Zahlungsprozesse einführen, gewinnen das Vertrauen der Agenturen und damit auch deren wiederkehrende Geschäfte.
Was können Hotels daraus lernen?
Die genaue und pünktliche Abwicklung von Zahlungen ist für Agenturen, die Tagungen und Veranstaltungen buchen, wichtig. Die Implementierung der richtigen Zahlungslösung zur Unterstützung ihrer Ziele wird mehr wiederkehrende Geschäfte gewinnen.
Worauf der Fokus liegen sollte
Welche Technologie oder Vertriebskanäle Sie auch wählen, stellen Sie sicher, dass die Partnerschaft mit Agenturen im Mittelpunkt Ihres Gruppenbusinessplans steht. Agenturen bemerken die hilfreichen Details und belohnen sie entsprechend.