Viele Hotelunternehmen haben in diesem Jahr aggressive Marketing-Kampagnen gestartet, in denen sie Reisenden, die direkt über die hoteleigenen Webseiten buchen, spezielle Preise und andere Vergünstigungen anbieten. Doch wenn es um Geschäftsreisen geht, ist es prinzipiell immer noch der Arbeitgeber der entscheidet, welche Hotels Mitarbeiter buchen können.
Die meisten der großen Unternehmen haben Richtlinien für Geschäftsreisen geschaffen, die den Mitarbeitern vorgeben, Hotels nur von bevorzugten Anbietern auszuwählen. Diese Richtlinien schreiben in der Regel auch vor, dass Reservierungen unter Zuhilfenahme von Buchungstools des Unternehmens und/oder dem gewählten Geschäftsreiseanbieter vorgenommen werden.
Wie entscheiden Einkäufer von Geschäftsreisen, welche Hotels in ihre Programme aufgenommen werden? Und welche Rolle spielt der genutzte Geschäftsreiseanbieter bei der Unterstützung?
In dieser ersten Ausgabe unserer Blog-Serie, die wir hiermit starten, um Diskussionen mit Führungskräften aus der globalen Reiseindustrie zu führen, sprechen wir mit Geert Behets, Leiter von Global Travel, Meetings und Fleet-Management für die in Belgien ansässige Pharma-Firma UCB.
Diese Woche erklärt er, wie sein Unternehmen bevorzugte Hotels auswählt. In unserem nächsten Beitrag wird er mehr auf das Thema Partnerschaften eingehen und seine Meinung zu Themen wie Dynamische Preisgestaltung darlegen.
Was sind die Kriterien, nach denen UCB die bevorzugten Hotels auswählt?
Die Auswahl von Hotels basiert auf „dem besten Verhältnis von Lage, Preis, Bequemlichkeit und Komfort für unsere Reisenden“, sagte Behets. „Die Lage ist der wichtigste Faktor, allerdings können Hotels nicht einfach davon ausgehen, dass sie den Zuschlag bekommen, nur weil sie in der Nähe des Ortes gelegen sind, der für den Kunden relevant ist.“
„Direkt vor unserem Hauptsitz befindet sich ein Hotel, das es in den letzten fünf Jahren nicht auf unsere Liste der bevorzugten Partner geschafft hat, da die Qualität unseren Erwartungen nicht entspricht“, sagte Behets. „Einige UCB-Reisende nutzen dieses Hotel dennoch, weil das nächste alternative Hotel 12 Kilometer (7½ Meilen) entfernt ist. Es würde viel mehr Geschäft generieren, wenn es Teil des Programms wäre.“
Behets sagt, dass der Preis wichtig ist und UCB für jede Stadt eine Obergrenze vorgibt, die den maximalen Preis festlegt, den ein Mitarbeiter pro Nacht bezahlen darf. Allerdings stellt er fest: „Wir legen großen Wert auf Traveler Centricity (Komfort und Lage), d.h wir blicken nicht nur und ausschließlich auf den Preis. Wir sind bereit, ein wenig mehr zu bezahlen, wenn sich dies durch Mehrwert rechtfertigen lässt.“
Wie wickelt UCB das Ausschreibungsverfahren ab?
Da UCB Standorte in 40 Ländern unterhält, haben Behets und sein Team nicht die Zeit, viele Verhandlungen mit Hotels persönlich zu führen. Daher beauftragt das Unternehmen HRS, ein in der Hotelbranche gut bekannter Vermittler, mit der Einholung von Angeboten, dem Aufbereiten sämtlicher Daten und deren Analyse. HRS erstellt und verwaltet auch das Ausschreibungsverfahren für viele andere Firmen in Europa.
Ein Deal-Breaker für Behets ist, ob ein Hotel Last-Room-Verfügbarkeit bzw. LRA garantiert. „Wir wollen nicht nur ein Zimmer pro Nacht zum ausgehandelten Preis, bevor dieser gesperrt wird“, sagte er und fügte hinzu, dass einige Hotels versuchen, ihre LRA-Abkommen durch die Beschränkung auf wenige Zimmerarten zu begrenzen. Er und HRS führen regelmäßige Kontrollen durch, um sicherzustellen, dass UCB-Reisenden nur dann Unternehmenspreise verweigert werden, wenn ein Hotel ausgebucht ist.
Obwohl der Hauptteil der Arbeit auf HRS entfällt, spielt Behets immer noch eine bedeutende Rolle. Er wertet große Mengen von Daten aus dem UCB Management-Tool für Globale Ausgaben aus, darunter Informationen über Preise, Übernachtungen und wie viel UCB-Mitarbeiter in der Regel für Zusatzleistungen des Hotels ausgeben. Er leitet diese Daten an HRS weiter, welches diese mit potenziellen Anbietern teilt. Im Allgemeinen, sagt Behets, sind Hotels bereitwilliger weitere Ermäßigungen auf die ausgehandelten Preise zu gewähren, je transparenter man als Kunde hinsichtlich der exakten Ausgaben der Reisenden und der zu erwartenden Anzahl von Übernachtungen ist.
Behets unterhält zudem ein weltweites Netzwerk von UCB-Mitarbeitern, die ihm mitteilen, welche Hotels in das bevorzugte Programm aufgenommen werden sollen. Voraussetzung ist, dass der Preis niedriger sein muss, als die von UCB vorgegebene Preisgrenze für die jeweilige Stadt und auch Frühstück sowie Wireless Internet Service inclusive sind.
Schutz und Sicherheit sind zentrale Elemente einer Angebotsanfrage. Trotz der jüngsten, im Blickpunkt des allgemeinen Interesses stehenden Terrorismus-Vorfälle, drehen sich „die wichtigsten Fragen der Sicherheit immer noch um Dinge wie Rauchmelder, weil Feuer und andere Unfälle die größere Gefahr darstellen“, sagte Behets.
Welche Erfahrungen haben Sie im Rahmen Ihrer Arbeit im Geschäftsreisesektor gemacht? Wie können Ihrer Meinung nach die Beziehungen zwischen Hotels und Unternehmenseinkäufern verbessert werden?