Desde las solicitudes de propuestas hasta los pagos, la tecnología emergente ha transformado virtualmente todo el ciclo de planificación de eventos tanto para los organizadores como para los hoteleros. Los líderes de opinión en la planificación de eventos están mirando más allá de la proximidad del hotel al aeropuerto y los metros cuadrados para ver cómo los hoteles pueden sorprender a sus clientes y simplificar su experiencia en eventos. ¿Cómo puede su hotel mantenerse al día con las tendencias crecientes que conseguirán más reservas de reuniones y eventos?
1. Adopte la reserva inmediata para ser más accesible a los organizadores
Para eventos más pequeños, como reuniones de negocios fuera de la oficina y eventos de un solo día, la reserva inmediata experimentó un aumento del 97% en 2024 en comparación con 2023, según Groups360. La reserva inmediata, o la capacidad de reservar espacio para reuniones en línea, se está convirtiendo en una opción más deseable para los organizadores de reuniones corporativas que aprecian la facilidad de reservar y agrupar los servicios para reuniones.
Este cambio en línea ha sido especialmente beneficioso para los lugares de reunión boutique y los espacios de trabajo compartidos que fueron los primeros en adoptar las reservas inmediatas. Los hoteles que han tardado en adoptar las reservas de reuniones en línea pueden notar una caída en los eventos de un día y los ingresos que generan a medida que aumentan las reservas en línea.
¿Cuál es la conclusión para los hoteles?
Como hotelero, seguirá confiando en el formato de solicitud de propuestas para las reservas de reuniones y eventos a gran escala, pero busque canales en línea para complementar su espacio para reuniones con eventos más pequeños impulsados por empresas.
2. Utilice la tecnología para personalizar la experiencia de los asistentes
Según Cvent, “la personalización debe ser el núcleo de cómo se comunica, negocia y crea una reunión”. A medida que los organizadores comienzan a diversificar la experiencia de eventos ordinaria para conectarse mejor con las crecientes expectativas de los asistentes, buscarán hoteles que proporcionen la tecnología necesaria para que su evento sea un éxito.
Manténgase al día con lo último en personalización de eventos, como la proyección de imágenes o las opciones de reuniones ecológicas. Ofrecer a los organizadores de eventos opciones en lo que respecta a su paquete de eventos se ha convertido en algo estándar. Para los eventos a gran escala, asegúrese de capacitar a sus organizadores de reuniones con las opciones y la personalización que necesitan para impresionar a los invitados y verá que los organizadores regresan y recomiendan su lugar de celebración. La personalización también deja una impresión en los invitados que puede transformar sus reservas de reuniones y eventos en futuras reservas de clientes individuales a medida que los invitados recuerdan los lugares que impresionan.
¿Cuál es la conclusión para los hoteles?
La personalización es el núcleo de la satisfacción de los organizadores de eventos y los asistentes. Encuentre los factores de personalización que le brindarán la mayor cantidad de negocios repetidos de sus eventos.
3. Actualice los procesos de pago grupales para aumentar los ingresos y conseguir más reservas de reuniones y eventos
El pago ha sido uno de los aspectos más críticos y pasados por alto de las reservas de reuniones y eventos. GroupPay de Onyx CenterSource es la primera solución de pago grupal de la industria, y está abordando varios de los problemas clave que se enfrentan durante los aspectos posteriores al contrato de la planificación de eventos entre hoteleros y agencias.
GroupPay fue diseñado para ayudar a los hoteles y las agencias de viajes a trabajar de manera más inteligente juntos para conciliar los eventos de forma rápida y con el menor proceso manual posible. La automatización del proceso de pago grupal ayuda a ambas partes de un evento a resolver disputas y discrepancias en torno a los pagos de comisiones de una manera eficiente y transparente, porque cuando ambas partes tienen acceso a la misma información, todos tienen la información que necesitan para acordar y finalizar la compensación de manera más rápida y precisa.
De hecho, el 78% de los organizadores de reuniones y eventos necesitan un pago más rápido de las comisiones. Los productos como GroupPay, que están diseñados para facilitar un pago más rápido con menos disputas, resuelven un problema de larga data que los agentes han sacado a la luz con respecto a la planificación de eventos. Los hoteles que adopten nuevas soluciones para optimizar sus procesos de pago se ganarán la confianza de las agencias y, por extensión, sus negocios repetidos.
¿Cuál es la conclusión para los hoteles?
Resolver el pago con precisión y a tiempo es importante para las agencias que reservan reuniones y eventos. Implementar la solución de pago adecuada para respaldar sus objetivos generará más negocios repetidos.
Dónde debería estar el enfoque
Cualquiera que sea la tecnología o los canales de distribución que elija, asegúrese de que la asociación con la agencia sea el núcleo de su plan de negocios grupales. Las agencias notan los detalles útiles y los recompensan en consecuencia.