Dalle RFP ai pagamenti, la tecnologia emergente ha virtualmente trasformato l’intero ciclo di pianificazione degli eventi sia per i pianificatori che per gli albergatori. I leader di pensiero nella pianificazione di eventi stanno guardando oltre la vicinanza dell’hotel all’aeroporto e alla metratura per capire come gli hotel possono stupire i propri clienti e semplificare la loro esperienza di evento. In che modo il tuo hotel può tenere il passo con le tendenze in crescita che ti faranno ottenere più prenotazioni di meeting ed eventi?
1. Adotta la prenotazione immediata per essere più accessibile ai pianificatori
Per eventi più piccoli, come riunioni aziendali fuori sede ed eventi di un solo giorno, la prenotazione immediata ha visto un aumento del 97% nel 2024 rispetto al 2023, secondo Groups360. La prenotazione immediata, ovvero la possibilità di prenotare online uno spazio per riunioni, sta diventando un’opzione sempre più desiderabile per i pianificatori di meeting aziendali che apprezzano la facilità di prenotazione e di raggruppamento dei servizi per i meeting.
Questo passaggio online è stato particolarmente vantaggioso per le sedi di meeting boutique e gli spazi di lavoro condivisi che sono stati i primi a passare alle prenotazioni immediate. Gli hotel che sono stati lenti ad adottare le prenotazioni di meeting online potrebbero notare un calo negli eventi di un giorno e nelle entrate che generano con l’aumento delle prenotazioni online.
Qual è il consiglio per l’hotel?
Come albergatore, ti affiderai comunque al formato RFP per le prenotazioni di meeting ed eventi su larga scala, ma guarda ai canali online per integrare il tuo spazio per meeting con eventi più piccoli e guidati dalle aziende.
2. Utilizza la tecnologia per personalizzare l’esperienza dei partecipanti
Secondo Cvent, “la personalizzazione deve essere al centro di come comunichi, negozi e crei un meeting”. Man mano che i pianificatori iniziano a diramarsi dall’ordinaria esperienza di evento per connettersi meglio con le crescenti aspettative dei partecipanti, cercheranno hotel che forniscano la tecnologia necessaria per rendere il loro evento un successo.
Rimani aggiornato con le ultime novità in fatto di personalizzazione degli eventi, come il projection mapping o le opzioni di meeting ecocompatibili. Offrire ai pianificatori di eventi la possibilità di scegliere quando si tratta del loro pacchetto di eventi è diventato uno standard. Per gli eventi su larga scala, assicurati di dare ai tuoi pianificatori di meeting le opzioni e la personalizzazione di cui hanno bisogno per stupire gli ospiti e vedrai i pianificatori tornare e raccomandare la tua sede. La personalizzazione lascia anche un’impressione sugli ospiti che può trasformare le prenotazioni di meeting ed eventi in future prenotazioni transitorie, poiché gli ospiti ricordano le sedi che li impressionano.
Qual è il consiglio per l’hotel?
La personalizzazione è al centro della soddisfazione dei pianificatori di eventi e dei partecipanti. Trova i fattori di personalizzazione che ti porteranno il maggior numero di affari ripetuti dai tuoi eventi.
3. Aggiorna i processi di pagamento di gruppo per aumentare le entrate e ottenere più prenotazioni di meeting ed eventi
Il pagamento è stato uno degli aspetti più trascurati delle prenotazioni di meeting ed eventi. GroupPay di Onyx CenterSource è la prima soluzione di pagamento di gruppo del settore e sta affrontando diversi problemi chiave riscontrati durante gli aspetti post-contrattuali della pianificazione di eventi tra albergatori e agenzie.
GroupPay è stato progettato per aiutare gli hotel e le agenzie di viaggio a lavorare in modo più intelligente insieme per riconciliare rapidamente gli eventi e con il minor processo manuale possibile. L’automazione del processo di pagamento di gruppo aiuta entrambe le parti di un evento a risolvere le controversie e le discrepanze sui pagamenti delle commissioni in modo efficiente e trasparente, perché quando entrambe le parti hanno accesso alle stesse informazioni, tutti hanno le informazioni di cui hanno bisogno per concordare e finalizzare il compenso più rapidamente e con maggiore precisione.
Infatti, il 78% dei pianificatori di meeting ed eventi ha bisogno di un pagamento più rapido delle commissioni. Prodotti come GroupPay, progettati per facilitare un pagamento più rapido con meno controversie, risolvono un problema di lunga data che gli agenti hanno portato alla luce in merito alla pianificazione di eventi. Gli hotel che adottano nuove soluzioni per ottimizzare i propri processi di pagamento si guadagneranno la fiducia delle agenzie e, per estensione, i loro affari di ritorno.
Qual è il consiglio per l’hotel?
Risolvere il pagamento in modo accurato e puntuale è importante per le agenzie che prenotano meeting ed eventi. Mettere in atto la giusta soluzione di pagamento per supportare i loro obiettivi ti farà ottenere più affari di ritorno.
Dove dovrebbe essere l’attenzione
Qualunque tecnologia o canale di distribuzione tu scelga, assicurati che la partnership con l’agenzia sia al centro del tuo piano aziendale di gruppo. Le agenzie notano i dettagli utili e li premiano di conseguenza.