一个主要挑战是继续依赖过时的、临时性的后台流程，这不仅增加了管理负担，还模糊了关键数据，使得做出明智决策变得更加困难。尽管行业持续关注技术转型、自动化和优化，但在简化这些关键后端流程的讨论中仍存在明显的差距。
Event Industry News 最近发布的一份《活动技术洞察报告》强调了这一疏忽。当被问及他们想了解更多关于哪些方面时，“项目管理/规划”和“数据分析/洞察”在技术类别中排名垫底。更具说服力的是，该报告显示，从 2022 年到 2023 年，“销售/财务/CRM”的关注度有所下降。然而，这恰恰是一个变革性机遇所在——对后端工作流程的技术和流程优化进行投资，可以推动行业专业人士正在寻求的那种变革。
佣金。合规。运营效率。 为什么这些话题不够吸引人？
为了探讨会展和酒店行业如何能更好地支持这一重要但常被忽视的业务领域的专业人士，我们采访了两个行业的利益相关者。我们发现的见解相当具有启发性。
降低成本的压力持续存在
尽管对旅行和旅游业的疫情限制在很大程度上已成为过去，但酒店行业的团队发现自己正面临预算缩减。“走出疫情后，团队规模不太可能与之前相同，”Amadeus 公司 Delphi 销售副总裁 Amy Forss 表示，Amadeus 是一家旅游和酒店行业的科技公司。“（仍然）是要用更少的人力做更多或相同的事情。”
与此同时，活动专业人士正在与不断上涨的成本作斗争，这影响了他们及其客户的预算。“客户不明白为什么一切都这么贵，”Go Meetings + Events 的所有者 Gail Orfanos 说。据 Orfanos 称，全面上涨的成本因不可预测的价格变化而加剧。
“价格透明度至关重要，我鼓励所有合作伙伴和供应商从一开始就公开成本，”Orfanos 说。“虽然代理机构有时不得不承担意外费用，例如寻找新供应商或重新谈判合同所需的额外时间，但我的首要任务始终是保护我的客户免受这些隐藏成本的影响。”
虽然这种情况可能在每个活动中都会发生，但佣金率和佣金支付方式的变化也会让活动专业人士措手不及。这些变化在过去往往是在
Skift Meetings 的主编 Miguel Neves 说：“活动和酒店行业的专业人士绝对有机会进行更密切的合作”，并补充说，佣金并没有被非常坦诚地谈论。“不同的酒店有不同的佣金政策，这些政策因各种细微差别和棘手的细节（如积分）而变得复杂。”据 Neves 称，活动代理机构经常陷入一种尴尬的第 22 条军规：酒店合作伙伴认为活动代理机构应该对费率的提高感到高兴，因为这意味着更高的佣金。然而，在客户预算没有增加到足以匹配这些费率的情况下，这加剧了不利的损耗政策，给他们的谈判能力带来了更大的压力。“这就像被两面夹击，”Neves 说。
解决方案：更多数据，更多可见性
Connectiv Holdings 的首席执行官兼创始人 Jay Weintraub 说：“当今活动领域面临的一些最严峻的挑战是结构性[问题]，例如场地独家经营、不透明的定价以及近乎垄断的做法”（活动技术洞察报告，Event Industry News）。对于 Weintraub 来说，“大数据”是创造“行业目前缺乏的透明度”的关键，让活动组织者拥有更多的控制权和自主权。
Forss 说：“活动和酒店行业的专业人士通常在自己的世界中孤立地工作。”她认为应该有一个整合的流程，每个人都从单一的事实来源工作，而不是每个人都管理自己的记录，并且需要在事后就下一步措施达成共识。
Orfanos 赞同这种观点：“如果能够更清楚地了解您的合作伙伴成本、哪些合作伙伴提供最优惠的价格以及您与特定合作伙伴开展了多少业务，这将大大改善谈判。”反过来，这将使在客户预算范围内为客户提供服务变得更容易，并为所有人带来更好的体验。
教育需要更深入，更具可操作性
Forss和Orfanos都观察到，活动和酒店业专业人士已经开始评估其运营效率，以最大化其利润率。然而，在这两个行业中，关于这在实践中意味着什么的可操作性教育都是缺乏的。
“这是每个人都非常关心的问题，但问题是如何做到，”Forss 说。“没有人掌握它——即使是大品牌。每个人都在争先恐后地弄清楚如何才能做到最好。”
Orfanos 说，部分问题在于，承认知识差距会让人感到耻辱。“我们不是一个分享的社区。”
Neves 指出，创新的部分动力来自于对这些流程的掌握对于代理机构的价值主张至关重要这一事实。“[活动代理机构]最大的投资是在人员身上，他们做事的特定方式是每个代理机构的秘诀。”不幸的是，这往往会扼杀围绕最佳实践的公开交流。
Orfanos 认为，应该对战略会议管理、预算管理和更好的发票流程等实际主题进行更多教育。她指出，目前的许多教育通常侧重于来来去去的充满流行语的主题。“我相信该行业可以做更多的事情来提供更深入、更实用的资源和教育。”
“肯定存在差距，”Neves 指出。“人工智能非常炫酷，每个人都或多或少地了解和理解 ChatGPT，但人们真正能够获得收益的地方实际上是在内部流程中——而且许多代理机构和大型私人贸易展览组织者实际上正在投资[它们]。”
解决方案需要针对正确的受众进行设计
Neves指出，另一个问题是受众匹配度的问题。负责管理团队技术的代理机构利益相关者往往不是教育活动和资源的目标受众，而且不同部门之间的沟通可能存在不足。这在投资技术解决方案时会造成失误的风险。
协调不同利益相关者的需求意味着要根据受众的实际优先事项和关键绩效指标来设计教育和后台改进的价值。
Orfano 说：“更多关于运营效率的教育可以向会议策划者展示如何更好地利用他们现有的预算，而不是要求更多的钱”，他强调说，经验丰富的会议策划者接受过确保最优惠价格的培训，但这样做的过程本身就是许多客户没有预算的费用。“一个可以揭示关键信息以支持我的成本分析的工具将是一个巨大的好处。我可以使用的基准信息越多，以确定最佳价格，我就越能快速做出明智的决策。”
自动化可以大大减少管理新合作伙伴或那些价格不可预测的合作伙伴的管理成本，能够轻松查看不同合作伙伴的费率和支付情况的信息优势将对这个过程大有裨益。例如，Onyx CenterSource的GroupPay可以帮助可视化代理机构整个业务组合的佣金数据，这让活动策划者能够根据有利的、可预测的费率来选择合作伙伴。它还支持代理机构根据历史数据中的实际成本设定更准确的预期，这减少了后期预算限制损害关系的风险。这对规模较大的代理机构或那些处理涉及广泛酒店合作伙伴网络的更大更多样化客户组合的机构特别有益。
自动化也可以支持酒店专业人士。从一开始就让活动专业人士了解酒店合作伙伴的价格可以帮助双方加快流程，并帮助减少确保合规性的管理负担，特别是在活动团队可能不熟悉的地区。
最终，科技公司将从更好地了解他们的解决方案如何改善活动策划后台的日常运营中获得最大的回报。Forss 说：“虽然科技解决方案正在开发中，但仍有学习曲线需要应对。”如果没有教育支持和标准操作程序，变更管理流程就会失败，“科技就会闲置在那里，没有得到充分利用。”科技公司最适合管理这种教育，同时也能获得最大的收益。
思维方式的转变：优先考虑创新和长远发展
随着技术解决方案在所有行业中越来越常规地被采用，它们主要被视为一次性购买。这种模式培养了技术公司与其客户之间的关系，始于技术的实施，终于技术的实施。但如果我们要从跨职能协作的成功经验中受益，行业就需要优先考虑如何实现技术提供商和客户之间的伙伴关系。
“观众正在赶来，”Forss 说。“客户正在根据合作伙伴关系而不是供应商来评估科技公司。”从交易型转向更以关系为导向的科技采购方法，本质上涉及更多的信任，但在变更管理支持方面也涉及更多。
Neves 说，最大限度地发挥您的技术堆栈的潜力可能还涉及思维方式的转变。Neves 说，许多活动代理机构“都在勉强度日”，缺乏评估他们是否以最有效的方式做事的能力。“他们的工作量以及对其计划的更改所造成的后果可能会决定他们可以在自己的内部流程中进行哪些投资。”
Neves 说，这样做的结果是，倾向于零敲碎打地添加解决方案来解决出现的个别挑战，而不是从一开始就设计一个效率最高的系统。“与其被您的流程所困扰并试图将解决方案插入其中，不如说，不断涌现的解决方案以及它们彻底改变业务完成方式的潜力，使现在成为重新评估不仅是特定工作流程，而且是构建工作流程背后的核心理念的独特时刻。”
Neves 说，认识到机会成本可能是一个强大的动力，但与注册或活动参与等前台类别相比，后台流程对于策划者来说并不容易直接看到并进行评估。“行业绝对有机会更积极地教育他们，并教他们应该注意什么。”
结论
效率和成本管理是活动和酒店业专业人士的优先事项，但后台流程在行业讨论和教育中仍未得到足够重视。标准化的缺乏、可操作培训的缺乏以及关于运营挑战的公开对话的缺乏造成了优化工作流程的障碍，而过时的流程继续给已经紧张的预算和团队带来压力。
然而，自动化、更好的可见性和强大的数据解决方案可以减轻管理负担，改善谈判，并使客户期望与实际成本保持一致以保护关系。同时，这种技术及其带来的标准化可以帮助克服知识共享的缺乏，特别是在活动行业中，专有知识往往被视为活动代理机构的独特销售主张。
前进的道路需要专业人士、技术合作伙伴和教育机构之间的合作，以创造有意义的、实用的资源来解决现实世界的挑战。通过转变思维方式，关注精简运营和与技术合作伙伴关系的长期价值，活动和酒店行业不仅可以提高当前的效率，还可以为未来的可持续成功奠定基础。