400室のホテルが3日間のカンファレンスを開催する場合、プランナーからのルーミングリスト、PMSの予約ブロック、そしてノーショーと早期チェックアウトのセットが発生します。共有受信トレイのどこかで、誰かが手作業でスプレッドシートを更新し、支払うべきコミッションを計算しています。これを月に数十件のイベントを運営するポートフォリオ全体で掛け合わせると、計算はスプレッドシートの問題ではなくなります。キャッシュフローの問題になるのです。
これが照合ギャップです。ホテルのシステムが示す内容と代理店の請求書が示す内容との間の隔たりです。これは、2つの組織が同じ予約を、互いに連携するように構築されていないシステムで追跡しているために発生します。誰かの過失であることはまれです。誰もが少し時間を失い、通常は誰かがお金を失います。
ギャップが現れる場所
グループおよびイベント事業は、ギャップが最も明確に現れる場所です。レジャー予約は1件の予約に対して照合されます。カンファレンスブロックは、ルーミングリスト、RSVP一式、契約料金体系、そして契約からチェックインまでの間に変更されたあらゆる事項に対して照合されます。出席しなかった参加者、ブロック外で予約された追加の宿泊、3か月前に交渉されたが誰も一貫して記録しなかった料金例外などです。
ハイアットによる700以上の施設へのGroupPay展開は、有用で具体的なデータポイントを提供しています。プラットフォーム上の施設は、イベント終了からコミッション支払いまで平均46日、一部のホテルでは35日まで短縮されています。これは、ルーミングリストと宿泊データを手作業で照合しているポートフォリオが対峙しているベースラインです。このベースラインを超える1日ごとに、代理店の資金が拘束され、ホテルの買掛金が滞留します。
コストは、単一の請求書には現れない形で複合的に増大します。買掛金の滞留、代理店が静かに予約ローテーションにおいて施設の優先順位を下げること、そして過払いまたは過少払いの緩やかな漏出です。
手作業による照合がスケールしなくなる理由
コンベンションサービスおよび財務チームは、イベントカレンダーが要求するよりも少ない人員で運営されています。需要は人員数よりも速く回復しており、手作業による照合はそのギャップを吸収するように構築されていませんでした。ブロック外予約、ノーショー、3つの異なる料金階層を持つ契約、これらはそれぞれ、人間が手作業で不一致を捕捉しなければならない場所であり、今日の業務量では、最終的に何かが見落とされます。
通常の対応は「当社の業務量は管理可能です。管理できなくなったら対処します」というものです。これは合理的な本能ですが、誤った判断基準でもあります。自動化は大量業務時だけでなく、施設が月に5件のイベントを運営する場合でも50件を運営する場合でも、同じエラーが発生しやすい照合ステップを排除します。チームがスプレッドシートの照合に費やす時間は、目の前のゲストや来年のブロックについて尋ねているクライアントに費やされない時間です。それが実際のコストであり、業務量が何らかの閾値に達するのを待ちません。
共有された信頼できる情報源がもたらす変化
解決策は、より多くの注意ではありません。データが最初から分岐する場所を減らすことです。3つのことがその役割を果たします。月末締めではなく、発生した日にルーミングリストの不一致をフラグ付けする自動照合、ホテルと代理店が事後に2つの別々の記録を照合するのではなく、同じ予約と支払い記録を参照できる共有可視性、そしてデータがすでに照合されているため、最初から正確な支払いです。
これがGroupPayが構築された問題です。ゲストリストと宿泊データを照合し、2つの別々の台帳ではなく、ミーティングおよびイベントのコミッションに対する共有透明性を両者に提供します。CommPayは残りの半分を処理します。すべての段階での送金コミッション支払いの可視性により、施設は決済後数日経ってから「支払いを受け取りましたか」というメールに対応する必要がありません。国境を越えて支払いを行うポートフォリオの場合、Onyxはプラットフォーム内で通貨換算も決済するため、予約データだけでなく、為替レートのタイミングによって生じる不一致という、同じ問題の第2の原因が排除されます。
修正する価値
このギャップを解消した施設は、期待される成果を報告しています。処理時間の短縮、コミッションサイクルあたりの管理コストの削減、そしてスプレッドシートでは生成できないポートフォリオレベルの財務エクスポージャーの可視化です。定量化は困難ですが、同様に現実的なのは評判への影響です。代理店は、どの施設が正確かつ期限内に支払うかを記憶しており、その記憶が次にビジネスをどこに振り向けるかを形成します。
開始する場所
現在、1つの施設で予約から支払いまでコミッションデータがどのように移動するかを追跡し、誰かが別のシステムにすでに存在する何かを再入力または手動でクロスチェックしなければならない箇所を見つけてください。通常、そこに漏出が存在します。次に、ポートフォリオ全体にわたる集中的な可視性がどれほどの価値があるか、そして誰も個別に追跡していない為替手数料を含めると国際取引がどれだけのコストになっているかを問いかけてください。
Onyx CenterSourceは、30年以上にわたり150,000以上のホテルと200,000の旅行代理店を接続してきました。この問題は自然に解消されないためです。照合は、その背後にあるデータと同じくらい信頼性があります。それを修正すれば、残りの部分、より迅速な支払い、より少ない紛争、予約を継続したい代理店は、それに続きます。
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