Desde RFPs a pagamentos, a tecnologia emergente transformou virtualmente todo o ciclo de planeamento de eventos, tanto para planeadores como para hoteleiros. Os líderes de pensamento em planeamento de eventos estão a olhar para além da proximidade do aeroporto e da área do hotel para como os hotéis podem impressionar os seus clientes e simplificar a sua experiência de evento. Como pode o seu hotel acompanhar as tendências crescentes que conquistarão mais reservas de reuniões e eventos?
1. Adote a Reserva Instantânea para ser Mais Acessível aos Planeadores
Para eventos menores, como reuniões de negócios fora do local e eventos de um dia, a reserva instantânea registou um aumento de 97% em 2024 em comparação com 2023, de acordo com a Groups360. A reserva instantânea, ou a capacidade de reservar espaço para reuniões online, está a tornar-se uma opção mais desejável para os planeadores de reuniões corporativas que apreciam a facilidade de reservar e agrupar comodidades para reuniões.
Esta mudança online tem sido especialmente benéfica para locais de reuniões boutique e espaços de trabalho partilhados que foram os primeiros a mudar para reservas instantâneas. Hotéis que têm sido lentos a adotar reservas de reuniões online podem notar uma queda nos eventos de um dia e na receita que geram à medida que as reservas online aumentam.
A principal lição para o hotel?
Como hoteleiro, ainda dependerá do formato RFP para reservas de reuniões e eventos de grande escala, mas procure canais online para complementar o seu espaço de reuniões com eventos menores e impulsionados por empresas.
2. Use a Tecnologia para Personalizar a Experiência do Participante
De acordo com a Cvent, “a personalização precisa estar no centro de como comunica, negocia e cria uma reunião.” À medida que os planeadores começam a sair da experiência de evento comum para se conectar melhor com as expectativas crescentes dos participantes, eles procurarão os hotéis para fornecer a tecnologia necessária para tornar o seu evento um sucesso.
Mantenha-se atualizado com o que há de mais recente em personalização de eventos, como mapeamento de projeção ou opções de reunião ecológicas. Dar escolha aos planeadores de eventos quando se trata do seu pacote de eventos tornou-se padrão. Para eventos de grande escala, certifique-se de que está a capacitar os seus planeadores de reuniões com as opções e personalização de que precisam para impressionar os convidados e verá os planeadores a regressar e a recomendar o seu local. A personalização também deixa uma impressão nos convidados que pode transformar as suas reservas de reuniões e eventos em futuras reservas transitórias à medida que os convidados se lembram dos locais que impressionam.
A principal lição para o hotel?
A personalização está no centro da satisfação do planeador de eventos e do participante. Encontre os fatores de personalização que lhe trarão o maior número de negócios repetidos dos seus eventos.
3. Atualize os Processos de Pagamento de Grupo para Aumentar a Receita e Conquistar Mais Reservas de Reuniões e Eventos
O pagamento tem sido um dos aspetos mais criticamente negligenciados das reservas de reuniões e eventos. O GroupPay da Onyx CenterSource é a primeira solução de pagamento de grupo da indústria e aborda várias das questões chave enfrentadas durante os aspetos pós-contratuais do planeamento de eventos entre hoteleiros e agências.
O GroupPay foi concebido para ajudar hotéis e agências de viagens a trabalhar de forma mais inteligente em conjunto para reconciliar eventos rapidamente e com o mínimo de processo manual possível. Automatizar o processo de pagamento de grupo ajuda ambos os lados de um evento a resolver disputas e discrepâncias em torno de pagamentos de comissão de forma eficiente e transparente — porque quando ambas as partes têm acesso à mesma informação, todos têm a perceção de que precisam para concordar e finalizar a compensação de forma mais rápida e precisa.
De facto, 78% dos planeadores de reuniões e eventos precisam de um pagamento mais rápido de comissões. Produtos como o GroupPay, que são concebidos para facilitar pagamentos mais rápidos com menos disputas, resolvem uma questão de longa data que os agentes trouxeram à tona relativamente ao planeamento de eventos. Hotéis que adotam novas soluções para otimizar os seus processos de pagamento ganharão a confiança das agências e, por extensão, o seu negócio de retorno.
A principal lição para o hotel?
Resolver o pagamento de forma precisa e atempada é importante para as agências que reservam reuniões e eventos. Colocar a solução de pagamento certa para apoiar os seus objetivos conquistará mais negócios de retorno.
Onde o foco deve estar
Qualquer que seja a tecnologia ou os canais de distribuição que escolher, certifique-se de que a parceria com agências está no centro do seu plano de negócios de grupo. As agências notam os detalhes úteis e recompensam-nos em conformidade.