Las corporaciones más grandes establecieron normas para los viajes que requieren a los empleados seleccionar hoteles que participen en programas de proveedores preferenciales. En general, estas normas requieren también que las reservas se hagan utilizando programas de reserva corporativos y agencias de viajes designadas.
¿De qué modo deciden entonces los compradores corporativos qué hoteles participarán en sus programas? ¿Y qué papel tiene su compañía de administración de viajes en el respaldo que les presta?
En esta primera serie ocasional del blog que inauguramos para iniciar el diálogo con ejecutivos de todo el espectro turístico internacional, entrevistamos a Geert Behets, jefe de viajes, reuniones y gestión de flota internacional de UCB, la compañía farmacéutica cuya sede se encuentra en Bélgica.
Esta semana, Geert nos explica cómo elige su compañía los hoteles con los que trabajar. En nuestra próxima publicación, nos hablará más sobre estas asociaciones y nos dirá su opinión sobre temas como los precios dinámicos.
¿Cuáles son los criterios que emplea UCB para seleccionar los hoteles con los que trabaja?
La selección de los hoteles se basa en encontrar “el mejor equilibrio entre el lugar, el precio, la conveniencia y la comodidad para nuestros viajeros”, dijo Behets. “La ubicación es el factor que ocupa el primer lugar, pero los hoteles no deben asumir que la selección se basa sólo en que estén cerca de donde necesitar estar el cliente.
“Tenemos un hotel justo frente a nuestra sede central pero este hotel no estuvo en nuestra lista durante los últimos cinco años porque no tiene el nivel de calidad que necesitamos”, dijo Behets. “Sin embargo, algunos de los viajeros de UCB se alojan allí porque el hotel más cercano se encuentra a 12 kilómetros de distancia (7,5 millas). Este hotel tendría muchos más huéspedes si formara parte de nuestro programa”.
Behets afirmó que el precio es importante y que UCB estableció precios máximos en todas las ciudades. Estos precios determinan la tarifa máxima que podrán pagar los empleados por noche. Sin embargo, añade, “Le otorgamos mucha importancia a lo que necesite el viajero (conveniencia y ubicación), de modo que no es solo el precio lo que tenemos en cuenta. Estamos siempre dispuestos a pagar un poco más por algo que lo valga”.
¿Cómo lleva adelante UCB el procedimiento de solicitud de propuestas?
UCB realiza actividades comerciales en 40 países y Behets y su equipo no tienen tiempo para realizar muchas negociaciones con los hoteles en persona. Por eso, contratan a HRS una conocida intermediaria en el negocio de los hoteles , para que realice las solicitudes de propuestas incluyendo consolidación de datos y análisis. HRS realiza y administra el proceso de solicitud de propuestas para muchos otros clientes corporativos en Europa.
Para Behets, uno de los aspectos más importantes para la selección es saber si el hotel le garantizará la tarifa hasta que no haya habitaciones disponibles. “No queremos solo una habitación por noche a la tarifa negociada y luego quedarnos sin disponibilidad”, dijo Behets y añadió que algunos hoteles intentan limitar los acuerdos de tarifas solo a algunos tipos de habitaciones aunque el hotel no esté completamente ocupado. Tanto él como HRS hacen controles regulares para asegurarse de que los viajeros de UCB no reciban la tengan que pagar una tarifa distinta a la corporativa solo cuando el hotel esté completamente vendido.
Sin embargo, a pesar de que HRS hace la mayor parte del trabajo, Behets aún desempeña un papel importante. El programa de administración de gastos globales de UCB le permite tener acceso a una gran cantidad de información cómo por ejemplo, tarifas, noches de alojamiento y cuánto pagan generalmente los empleados de UCB en concepto de gastos extra en el hotel. Behets le envía esta información a HRS, quien la envía a su vez a sus posibles proveedores. En general, dijo Behets, cuanta más información le envíen los clientes a sus proveedores sobre cuánto gastan exactamente y cuántas camas pueden ocupar, más dispuestos estarán los hoteles a ofrecer descuentos sobre las tarifas negociadas.
Behets mantiene también una red mundial de empleados de UCB que le informan qué hoteles desearían incluir en el programa de hoteles seleccionados por la empresa. Los únicos requisitos son que el precio sea menor al precio máximo establecido por UCB en esa ciudad y que incluya desayuno y servicio inalámbrico de internet.
La seguridad y protección del huésped es un elemento clave para cualquier solicitud de propuesta. A pesar de los recientes incidentes terroristas que tuvieron gran repercusión mediática, “las preguntas más importantes sobre la seguridad continúan siendo sobre dispositivos como por ejemplo las alarmas de humo, ya que los incendios y otros tipos de accidentes constituyen un riesgo mayor”, dijo Behets.
¿Cuál fue su experiencia laboral en el sector de viajes corporativos? ¿Qué puede hacerse para mejorar las relaciones entre los hoteles y los compradores corporativos?