Ein stetiger, vorhersehbarer Cashflow hält ein Reisebüro am Laufen, egal ob Sie ein Einzelberater oder ein wachsendes Team sind. Provisionen treffen in der Regel ein, nachdem Ihr Kunde gereist ist, aber Ihre eigenen Rechnungen kommen pünktlich. Eine gute Geldverwaltung für Reisebüros schließt diese Lücke. Die sechs nachfolgenden Strategien helfen Ihnen, mehr Umsatz zu erzielen, schneller bezahlt zu werden und bewusster auszugeben, sodass Sie immer wissen, wo Ihr Büro steht.
Die Kurzfassung:
- Automatisieren Sie Ihre Buchhaltung, damit Ihre Zahlen immer aktuell sind
- Eine Gebührenstruktur für Reisebüros
- Wählen Sie schnellere Provisionszahlungsmethoden wie Direktüberweisung und virtuelle Karten
- Verfolgen und fordern Sie die Ihnen zustehenden Provisionen ein
- Überprüfen Sie Anbieter- und Softwarekosten nach einem festen Zeitplan
- Bauen Sie eine Barreserve auf und planen Sie saisonale Schwankungen ein
1. Automatisieren Sie Ihre Buchhaltung
Die Verwaltung eingehender und ausgehender Zahlungen kann einen vielbeschäftigten Reiseprofi überfordern. Die Führung eines Hauptbuchs mag zeitintensiv erscheinen, ist aber ein Geschenk an Ihr zukünftiges Ich. Sie ersparen sich die Hektik zur Steuerzeit und benötigen deutlich weniger Aufwand für den Abgleich eingehender Provisionen und geplanter ausgehender Zahlungen. Die Zeit, die Sie später sparen, überwiegt bei Weitem die kleine Unannehmlichkeit von heute.
Vergessen Sie das ledergebundene Hauptbuch und die Feder. Die heutige Buchhaltungssoftware kann sich mit Ihren Bankkonten verbinden, Transaktionen automatisch kategorisieren und Cashflow-Berichte mit wenigen Klicks erstellen. Optionen wie QuickBooks und Xero sind bei kleinen Unternehmen beliebt, und es gibt einfachere Tools für Einzelberater.
Machen Sie Ihr Hauptbuch zur einzigen Quelle der Wahrheit für jede ein- und ausgehende Zahlung. Es zeigt Ihnen, was Sie haben, was Ihnen zusteht und was Sie schulden. Der regelmäßige Abgleich deckt auch Probleme frühzeitig auf. Unser Blog darüber, was der Abgleich offenbaren kann, zeigt, warum sich der Aufwand lohnt.
2. Erwägen Sie eine Gebührenstruktur für Reisebüros
Provisionen bleiben der wichtigste Treiber des Büroeinkommens, aber Gebühren schaffen Einkommen, das nicht vom Zahlungsplan eines Anbieters abhängt. Ein beliebter Ausgangspunkt ist eine nicht erstattungsfähige Anzahlung oder Planungsgebühr, wenn ein Kunde erstmals Ihre Dienstleistungen anfordert. Sie bezahlt Sie für die Zeit, die Sie investieren, bevor überhaupt eine Buchung existiert, und hilft Ihnen, sich auf Kunden zu konzentrieren, die bereit sind, sich zu verpflichten.
Weitere gängige Optionen sind Beratungsgebühren für komplexe Reisen und Servicegebühren für Reiserouten-Änderungen. Welche Struktur Sie auch wählen, halten Sie sie schriftlich fest, bevor die Arbeit beginnt, und erklären Sie genau, was sie abdeckt. Kunden reagieren positiv auf Gebühren, wenn der Wert klar ist.
Für einen tieferen Einblick in den Aufbau einer Gebührenstruktur lesen Sie das Onyx-eBook über die Erhebung von Reisebürogebühren.
3. Werden Sie schneller bezahlt mit Direktüberweisung und virtuellen Karten
Wie Sie Provisionszahlungen erhalten, hat einen direkten Einfluss auf den Cashflow. Provisionszahlungen für Reisebüros sind traditionell als Papierschecks eingetroffen, die in der Post verloren gehen oder gestohlen werden können und Zeit benötigen, um bei der Bank verrechnet zu werden.
Provisionskonsolidierungsdienste wie Onyx SurePay fassen Zahlungen von vielen Hotels in weniger, einfachere Zahlungen zusammen und bieten eine Reihe von Optionen, einschließlich Direktüberweisung.
Virtuelle Kreditkarten (VCCs) sind eine weitere Option. Agenten nutzen VCCs seit Jahren, um Hotels für Kundenaufenthalte zu bezahlen, und sie sind jetzt auch eine Möglichkeit für Büros, Hotelprovisionszahlungen zu erhalten. Eine VCC beseitigt das Risiko, dass ein Scheck in der Post verloren geht oder gestohlen wird, und verkürzt die Bankbearbeitungszeit auf beiden Seiten, sodass die Mittel schneller bei Ihnen ankommen als ein per Post versandter Scheck. Wie bei jeder Kartenzahlung sollten Sie etwaige Akzeptanzkosten gegen den Wert einer schnelleren Zahlung abwägen.
4. Fordern Sie die Ihnen zustehenden Provisionen ein und holen Sie sie zurück
Schnellere Zahlungsmethoden helfen nur, wenn die Provision tatsächlich ankommt. Fehlende oder verspätete Provisionen belasten den Cashflow stillschweigend, und sie sind leicht zu übersehen, wenn Sie mit Kunden beschäftigt sind.
Führen Sie eine laufende Aufzeichnung jeder Buchung, die eine Provision generieren sollte: die Bestätigungsnummer, die Unterkunft, die Aufenthaltsdaten, den erwarteten Betrag und das erwartete Zahlungsdatum. Überprüfen Sie diese monatlich und verfolgen Sie alles nach, was überfällig ist. Wenn das Eintreiben von Zahlungen zu viel Ihrer Zeit in Anspruch nimmt, kann ein Provisionsrückforderungsdienst in Ihrem Namen bei den Unterkünften nachfassen.
5. Überprüfen Sie Anbieter- und Softwarekosten nach einem festen Zeitplan
Während Sie die eingehenden Zahlungen verfolgen, sollten Sie auch die Ausgaben im Blick behalten. Das Sprichwort „Man muss Geld ausgeben, um Geld zu verdienen“ hat nach wie vor Bestand, weil es den Kern der Sache trifft. Marketing, Anbietergebühren und Drittplattformen unterstützen zwar Ihr Wachstum, sollten jedoch ihre Berechtigung unter Beweis stellen.
Gehen Sie Ihre Verbindlichkeiten durch und listen Sie jeden wiederkehrenden Zahlungsempfänger auf. Markieren Sie das Datum, an dem jeder Vertrag verlängert wird, damit Sie ihn rechtzeitig neu bewerten können, nicht in der Woche, in der er sich automatisch verlängert. Kündigen Sie Abonnements, die Sie nicht mehr nutzen, vergleichen Sie Alternativen und bereiten Sie sich auf Verhandlungen vor. Fragen Sie nach Rabatten bei jährlicher Vorauszahlung oder besseren Konditionen, und scheuen Sie sich nicht, offen mit wichtigen Anbietern über Ihr Budget zu sprechen. Ein Anbieter ist möglicherweise bereit, sich anzupassen, um Ihr Geschäft zu behalten.
6. Bauen Sie eine Barreserve auf und planen Sie saisonale Schwankungen ein
Reiseeinkommen steigen und fallen mit Buchungssaisons, Reiseterminen und Zahlungsterminen der Anbieter, während Miete, Software und Gehälter konstant bleiben. Überprüfen Sie mindestens ein Jahr Ihrer Einkommenshistorie, um Ihre geschäftigen und ruhigen Phasen zu erkennen. Eine einfache monatliche Prognose zeigt, wann die Liquidität wahrscheinlich knapp wird.
Legen Sie dann einen Teil jeder Provisionszahlung auf einem separaten Reservekonto zurück. Eine gängige Faustregel ist, einige Monate an fixen Betriebskosten anzustreben, wobei die richtige Zahl von Ihrem Büro abhängt. Eine Reserve ermöglicht es Ihnen, ruhige Monate zu überstehen, ohne auf teure Kredite zurückgreifen zu müssen.
Häufig gestellte Fragen – Cashflow für Reisebüros
Wie kann ein Reisebüro den Cashflow verbessern?
Beschleunigen Sie das eingehende Geld und behalten Sie die Kontrolle über das ausgehende Geld. Fügen Sie Ihren Dienstleistungen Gebühren hinzu, wählen Sie schnellere Provisionszahlungsmethoden, verfolgen Sie unbezahlte Provisionen nach, überprüfen Sie Anbieterkosten regelmäßig und halten Sie eine Reserve für ruhige Monate bereit. Ein aktuelles Hauptbuch zeigt Ihnen, welche dieser Maßnahmen am meisten helfen wird.
Wann erhalten Reisebüros Provisionszahlungen?
Der Zeitpunkt variiert je nach Anbieter. Hotelprovisionen werden in der Regel nach dem Check-out des Gastes gezahlt, und die Zeitpläne unterscheiden sich je nach Unterkunft und Zahlungsmethode. Verfolgen Sie die erwarteten Zahlungstermine für jede Buchung, damit Sie alles Überfällige erkennen können.
Was ist der beste Weg für Reisebüros, Provisionszahlungen zu erhalten?
Direktüberweisung und virtuelle Karten sind in der Regel schneller und sicherer als Papierschecks. Provisionskonsolidierung kann auch die Anzahl der separaten Zahlungen reduzieren, die Sie abgleichen müssen.
Sollten Reisebüros Gebühren erheben?
Viele tun es. Gebühren entschädigen Sie für Planungszeit und schaffen Einkommen, das nicht davon abhängt, wann ein Anbieter Sie bezahlt. Seien Sie transparent darüber, was die Gebühr abdeckt, und kommunizieren Sie sie, bevor Sie mit der Arbeit beginnen.