Un flujo de caja constante y predecible mantiene en funcionamiento a una agencia de viajes, ya sea usted un asesor independiente o cuente con un equipo en crecimiento. Las comisiones suelen llegar después de que el cliente haya viajado, pero sus propias facturas aparecen puntualmente. Una buena gestión financiera del agente de viajes cierra esa brecha. Las seis estrategias que se presentan a continuación le ayudarán a generar más ingresos, cobrar más rápido y gastar de forma más deliberada, para que siempre sepa en qué situación se encuentra su agencia.
La versión corta:
- Automatice su contabilidad para que sus cifras estén siempre al día
- Una estructura de tarifas de agente de viajes
- Elija métodos de pago de comisiones más rápidos, como el depósito directo y las tarjetas virtuales
- Realice un seguimiento y reclame las comisiones que se le adeudan
- Revise los costes de proveedores y software de forma programada
- Cree una reserva de efectivo y planifique las fluctuaciones estacionales
1. Automatice su contabilidad
Estar al tanto de los cobros y pagos puede abrumar a un profesional de los viajes ocupado. Mantener un libro mayor puede parecer que requiere mucho tiempo, pero es un regalo para su futuro yo. Evitará las prisas en la época de impuestos y dedicará mucho menos esfuerzo a conciliar las comisiones entrantes y los pagos salientes programados. El tiempo que ahorrará en el futuro compensa con creces el pequeño inconveniente de hoy.
Olvídese del libro de contabilidad encuadernado en cuero y de la pluma. El software de contabilidad actual puede conectarse a sus cuentas bancarias, categorizar las transacciones automáticamente y generar informes de flujo de caja en unos pocos clics. Opciones como QuickBooks y Xero son populares entre las pequeñas empresas, y existen herramientas más sencillas para asesores independientes.
Convierta su libro mayor en la única fuente de información veraz para cada pago entrante y saliente. Le muestra lo que tiene, lo que se le debe y lo que debe. Realizar conciliaciones de forma periódica también permite detectar los problemas a tiempo. Nuestro blog sobre lo que la conciliación puede revelar muestra por qué merece la pena el esfuerzo.
2. Considere una estructura de tarifas de agente de viajes
Las comisiones siguen siendo el principal motor de los ingresos de las agencias, pero las tarifas añaden ingresos que no dependen del calendario de pagos de un proveedor. Un punto de partida popular es un depósito no reembolsable o una tarifa de planificación cuando un cliente solicita sus servicios por primera vez. Esto le compensa por el tiempo que invierte antes de que exista una reserva y le ayuda a centrarse en los clientes que están dispuestos a comprometerse.
Otras opciones comunes incluyen tarifas de consulta para viajes complejos y tarifas de servicio por cambios en el itinerario. Sea cual sea la estructura que elija, póngala por escrito antes de comenzar el trabajo y explique exactamente qué cubre. Los clientes responden bien a las tarifas cuando el valor es claro.
Para profundizar en la creación de una estructura de tarifas, lea el eBook de Onyx sobre el cobro de tarifas de agentes de viajes.
3. Cobre más rápido con el depósito directo y las tarjetas virtuales
La forma en que recibe los pagos de las comisiones tiene un efecto directo en el flujo de caja. Tradicionalmente, los pagos de comisiones a los agentes de viajes han llegado en forma de cheques en papel, que pueden perderse o ser robados en el correo y tardan tiempo en liquidarse en el banco.
Los servicios de consolidación de comisiones, como SurePay de Onyx, combinan los pagos de muchos hoteles en menos pagos y más sencillos, y ofrecen una gama de opciones que incluyen el depósito directo.
Las tarjetas de crédito virtuales (VCC) son otra opción. Los agentes han utilizado las VCC durante años para pagar a los hoteles las estancias de los clientes, y ahora también son una forma de que las agencias reciban los pagos de las comisiones hoteleras. Una VCC elimina el riesgo de que un cheque se pierda o sea robado en el correo, y reduce el tiempo de procesamiento bancario en ambos extremos, por lo que los fondos le llegan antes que un cheque enviado por correo. Como con cualquier pago con tarjeta, compare los costes de aceptación con el valor de cobrar más rápido.
4. Reclame y recupere las comisiones que se le adeudan
Los métodos de pago más rápidos solo ayudan si la comisión llega realmente. Las comisiones faltantes o retrasadas lastran silenciosamente el flujo de caja y son fáciles de pasar por alto cuando se está ocupado con los clientes.
Mantenga un registro actualizado de cada reserva que deba generar una comisión: el número de confirmación, el establecimiento, las fechas de estancia, el importe previsto y la fecha de pago prevista. Revíselo mensualmente y haga un seguimiento de cualquier pago vencido. Si reclamar los pagos consume demasiado de su tiempo, un servicio de recuperación de comisiones puede realizar el seguimiento con los establecimientos en su nombre.
5. Revise los costes de proveedores y software de forma programada
Mientras realiza el seguimiento del dinero que entra, observe lo que sale. El dicho «hace falta dinero para ganar dinero» perdura porque es cierto. El marketing, las tarifas de los proveedores y las plataformas de terceros apoyan su crecimiento, pero deben ganarse su lugar.
Revise sus cuentas a pagar y enumere cada beneficiario recurrente. Marque la fecha de renovación de cada contrato para poder reevaluarlo con suficiente antelación, no la semana en que se renueva automáticamente. Cancele las suscripciones que ya no utilice, compare alternativas y prepárese para negociar. Pregunte por descuentos por pago anticipado anual o mejores condiciones, y no tenga miedo de hablar con franqueza con los proveedores esenciales sobre su presupuesto. Un proveedor puede estar dispuesto a realizar ajustes para mantener su negocio.
6. Cree una reserva de efectivo y planifique las fluctuaciones estacionales
Los ingresos por viajes aumentan y disminuyen según las temporadas de reserva, las fechas de los viajes y el calendario de pagos de los proveedores, mientras que el alquiler, el software y las nóminas permanecen constantes. Revise al menos un año de su historial de ingresos para identificar sus periodos de mayor y menor actividad. Una sencilla previsión mes a mes muestra cuándo es probable que el efectivo escasee.
A continuación, reserve una parte de cada pago de comisión en una cuenta de reserva separada. Una regla general común es aspirar a unos pocos meses de gastos operativos fijos, aunque la cifra adecuada depende de su agencia. Una reserva le permite superar los meses flojos sin recurrir a préstamos costosos.
Preguntas frecuentes – Flujo de caja del agente de viajes
¿Cómo puede un agente de viajes mejorar el flujo de caja?
Acelere la entrada de dinero y mantenga el control del dinero que sale. Añada tarifas a sus servicios, elija métodos de pago de comisiones más rápidos, realice un seguimiento de las comisiones impagadas, revise los costes de los proveedores con regularidad y mantenga una reserva para los meses flojos. Un libro mayor actualizado le mostrará cuál de estas medidas le ayudará más.
¿Cuándo cobran la comisión los agentes de viajes?
El plazo varía según el proveedor. Las comisiones de los hoteles suelen pagarse después de que el huésped haya realizado el check-out, y los plazos difieren según el establecimiento y el método de pago. Realice un seguimiento de las fechas de pago previstas para cada reserva para poder detectar cualquier retraso.
¿Cuál es la mejor forma para que los agentes de viajes reciban los pagos de las comisiones?
El depósito directo y las tarjetas virtuales son generalmente más rápidos y seguros que los cheques en papel. La consolidación de comisiones también puede reducir el número de pagos individuales que tiene que conciliar.
¿Deberían los agentes de viajes cobrar tarifas?
Muchos lo hacen. Las tarifas le compensan por el tiempo de planificación y añaden ingresos que no dependen de cuándo le pague un proveedor. Sea transparente sobre lo que cubre la tarifa y comuníquelo antes de comenzar el trabajo.