Un flux de trésorerie régulier et prévisible permet à une agence de voyages de fonctionner, que vous soyez un conseiller indépendant ou une équipe en pleine croissance. Les commissions arrivent généralement après le voyage de votre client, mais vos propres factures arrivent exactement comme prévu. Une bonne gestion financière de l’agent de voyages permet de combler cet écart. Les six stratégies ci-dessous vous aideront à générer plus de revenus, à être payé plus rapidement et à dépenser plus délibérément, afin que vous sachiez toujours où en est votre agence.
La version courte :
- Automatisez votre comptabilité pour que vos chiffres soient toujours à jour
- Une structure de frais d’agent de voyages
- Choisissez des méthodes de paiement de commissions plus rapides, comme le dépôt direct et les cartes virtuelles
- Suivez et réclamez les commissions qui vous sont dues
- Examinez périodiquement les coûts des fournisseurs et des logiciels
- Constituez une réserve de trésorerie et planifiez les variations saisonnières
1. Automatisez votre comptabilité
Suivre les paiements entrants et sortants peut submerger un professionnel du voyage occupé. Tenir un grand livre peut sembler chronophage, mais c’est un cadeau pour votre futur vous. Vous éviterez la précipitation au moment des impôts et consacrerez beaucoup moins d’efforts au rapprochement des commissions entrantes et des paiements sortants prévus. Le temps que vous gagnerez par la suite l’emporte largement sur le petit désagrément d’aujourd’hui.
Oubliez le registre relié en cuir et la plume. Les logiciels de comptabilité d’aujourd’hui peuvent se connecter à vos comptes bancaires, catégoriser les transactions automatiquement et produire des rapports de flux de trésorerie en quelques clics. Des options comme QuickBooks et Xero sont populaires auprès des petites entreprises, et il existe des outils plus simples pour les conseillers indépendants.
Faites de votre grand livre la source unique de vérité pour chaque paiement entrant et sortant. Il vous montre ce que vous avez, ce qui vous est dû et ce que vous devez. Un rapprochement régulier permet également de déceler les problèmes rapidement. Notre blog sur ce que le rapprochement peut révéler montre pourquoi cela en vaut la peine.
2. Envisagez une structure de frais d’agent de voyages
Les commissions restent le principal moteur des revenus des agences, mais les frais ajoutent des revenus qui ne dépendent pas du calendrier de paiement d’un fournisseur. Un point de départ populaire est un dépôt non remboursable ou des frais de planification lorsqu’un client sollicite vos services pour la première fois. Cela vous rémunère pour le temps que vous investissez avant toute réservation et vous aide à vous concentrer sur les clients qui sont prêts à s’engager.
D’autres options courantes incluent des frais de consultation pour les voyages complexes et des frais de service pour les modifications d’itinéraire. Quelle que soit la structure choisie, mettez-la par écrit avant le début des travaux et expliquez exactement ce qu’elle couvre. Les clients réagissent bien aux frais lorsque la valeur est claire.
Pour en savoir plus sur l’élaboration d’une structure de frais, lisez l’eBook d’Onyx sur la facturation des frais d’agent de voyages.
3. Soyez payé plus rapidement grâce au dépôt direct et aux cartes virtuelles
La manière dont vous recevez les paiements de commissions a un effet direct sur les flux de trésorerie. Traditionnellement, les paiements de commissions des agents de voyages arrivaient sous forme de chèques papier, qui peuvent être perdus ou volés par la poste et prennent du temps à être encaissés à la banque.
Les services de consolidation de commissions, comme SurePay d’Onyx, combinent les paiements de nombreux hôtels en des paiements moins nombreux et plus simples, et offrent une gamme d’options, y compris le dépôt direct.
Les cartes de crédit virtuelles (VCC) sont une autre option. Les agents utilisent les VCC depuis des années pour payer les hôtels pour les séjours des clients, et elles constituent désormais également un moyen pour les agences de recevoir les paiements de commissions hôtelières. Une VCC élimine le risque de perte ou de vol d’un chèque par la poste et réduit le temps de traitement bancaire des deux côtés, de sorte que les fonds vous parviennent plus tôt qu’un chèque envoyé par la poste. Comme pour tout paiement par carte, comparez les coûts d’acceptation à la valeur d’un paiement plus rapide.
4. Suivez et récupérez les commissions qui vous sont dues
Les méthodes de paiement plus rapides ne sont utiles que si la commission arrive réellement. Les commissions manquantes ou en retard freinent discrètement les flux de trésorerie et sont faciles à négliger lorsque vous êtes occupé avec vos clients.
Tenez un registre permanent de chaque réservation devant générer une commission : le numéro de confirmation, l’établissement, les dates de séjour, le montant attendu et la date de paiement prévue. Examinez-le mensuellement et assurez le suivi de tout retard de paiement. Si la relance des paiements vous prend trop de temps, un service de récupération de commissions peut effectuer le suivi auprès des établissements en votre nom.
5. Examinez périodiquement les coûts des fournisseurs et des logiciels
Pendant que vous suivez l’argent qui rentre, regardez ce qui sort. Le dicton « il faut dépenser de l’argent pour en gagner » perdure parce qu’il est vrai. Le marketing, les frais de fournisseur et les plateformes tierces soutiennent tous votre croissance, mais ils doivent mériter leur place.
Passez en revue vos comptes créditeurs et listez chaque bénéficiaire récurrent. Notez la date de renouvellement de chaque contrat afin de pouvoir le réévaluer bien à l’avance, et non la semaine de son renouvellement automatique. Annulez les abonnements que vous n’utilisez plus, comparez les alternatives et préparez-vous à négocier. Renseignez-vous sur les remises pour prépaiement annuel ou sur de meilleures conditions, et n’ayez pas peur de parler franchement de votre budget avec les fournisseurs essentiels. Un fournisseur peut être prêt à s’adapter pour conserver votre clientèle.
6. Constituez une réserve de trésorerie et planifiez les variations saisonnières
Les revenus du voyage augmentent et diminuent en fonction des saisons de réservation, des dates de voyage et du calendrier de paiement des fournisseurs, tandis que le loyer, les logiciels et la paie restent constants. Examinez au moins un an de votre historique de revenus pour identifier vos périodes fastes et creuses. Une simple prévision mois par mois montre quand la trésorerie risque d’être tendue.
Ensuite, mettez de côté une partie de chaque paiement de commission sur un compte de réserve séparé. Une règle empirique courante consiste à viser quelques mois de dépenses d’exploitation fixes, bien que le chiffre exact dépende de votre agence. Une réserve vous permet de traverser les mois creux sans avoir recours à des emprunts coûteux.
Foire aux questions – Flux de trésorerie des agents de voyages
Comment un agent de voyages peut-il améliorer ses flux de trésorerie ?
Accélérez les rentrées d’argent et gardez le contrôle sur les sorties. Ajoutez des frais à vos services, choisissez des méthodes de paiement de commissions plus rapides, assurez le suivi des commissions impayées, examinez régulièrement les coûts des fournisseurs et constituez une réserve pour les mois creux. Un grand livre à jour vous indiquera laquelle de ces mesures sera la plus utile.
Quand les agents de voyages reçoivent-ils leur commission ?
Le calendrier varie selon le fournisseur. Les commissions hôtelières sont généralement payées après le départ du client, et les délais diffèrent selon l’établissement et la méthode de paiement. Suivez les dates de paiement prévues pour chaque réservation afin de repérer tout retard.
Quel est le meilleur moyen pour les agents de voyages de recevoir les paiements de commissions ?
Le dépôt direct et les cartes virtuelles sont généralement plus rapides et plus sûrs que les chèques papier. La consolidation des commissions peut également réduire le nombre de paiements séparés que vous devez rapprocher.
Les agents de voyages devraient-ils facturer des frais ?
Beaucoup le font. Les frais vous rémunèrent pour le temps de planification et ajoutent des revenus qui ne dépendent pas du moment où un fournisseur vous paie. Soyez transparent sur ce que couvrent les frais et communiquez-les avant de commencer le travail.