Präsenzveranstaltungen brauchten nie wirklich eine Comeback-Story – sie sind heute einfach der Standard in der Branche. Die Diskussion hat sich von der Frage „Werden die Leute überhaupt kommen?“ zu „Was wird sie bei der Stange halten und was wird es kosten, sie dorthin zu bringen?“ verlagert. Laut der Prognose von Amex GBT für 2026 sind 85 % der Meeting-Profis optimistisch, was die Situation von Meetings und Events im Jahr 2026 betrifft, auch wenn die Budgets knapp bleiben und Planer selektiver werden, wofür das Geld ausgegeben wird.
Diese Mischung – Optimismus gepaart mit Vorsicht – prägt in diesem Jahr die Gestaltung von Events. Planer streichen die Elemente, die keinen echten Mehrwert bieten (weniger Werbegeschenke, kürzere Agenden, schlankere Personalbesetzung), und konzentrieren sich verstärkt auf das, was den Teilnehmern wirklich in Erinnerung bleibt. Das sind die treibenden Kräfte der Eventstrategie für 2026.
KI entwickelt sich von der Neuheit zum Back-Office-Tool
Berichte über Event-Technologie bedeuteten früher AR-Headsets und immersive Messestände. Im Jahr 2026 ist die KI-Diskussion leiser und operativer geworden. 28 % der Planer geben an, dass die Einführung von KI ein Top-Trend ist, der ihre Prioritäten in diesem Jahr prägt, und 84 % erwarten laut dem Cvent Planner Sourcing Report 2026. moderate bis erhebliche Auswirkungen auf die Branche. Die meisten dieser Auswirkungen sind nicht direkt für die Teilnehmer sichtbar, sondern betreffen die Planung, die Teilnehmerkommunikation und das Post-Event-Reporting, wo 66 % der Event-Profis angeben, dass KI ihnen den Rücken für höherwertige Aufgaben freihält.
Für Planer bedeutet das weniger Zeit für das Abgleichen von Tabellenkalkulationen und das Einholen von Genehmigungen und mehr Zeit für die Aspekte der Arbeit, die tatsächlich Urteilsvermögen erfordern: Raumlayout, Programmdesign und Partnerbeziehungen.
Kürzere, zielgerichtetere Programmgestaltung
Die 90-minütige Keynote ist auf dem Rückzug. Unternehmensplaner verzeichnen ein besseres Engagement bei 20- bis 30-minütigen Sessions, die mit längeren Pausen für echte Gespräche kombiniert werden, und die Teilnehmer reagieren positiv auf Programme, die Raum zum Entdecken lassen, anstatt eine feste Agenda von Anfang bis Ende durchzusitzen. Der Hilton-Trendbericht 2026 bringt dies mit dem sogenannten „Whycation“ in Verbindung – Teilnehmer fragen zunehmend nach dem „Warum“ ihres Treffens, bevor sie das „Wie“ entscheiden, und erwarten, dass das Format dem Zweck entspricht.
In der Praxis zeigt sich dies in flexiblen Raumkonzepten, natürlichem Licht, bequemen Sitzgelegenheiten, die zum Austausch statt zum Mitschreiben einladen, und Agenden, die die reine Menge an Inhalten zugunsten einer tieferen Vernetzung reduzieren.
Veranstaltungsorte, die mehr bieten als nur den Tagungsraum
Unkonventionelle Veranstaltungsorte erfüllen nach wie vor dieselbe Funktion wie vor einigen Jahren, aber die Anforderungen haben sich weiterentwickelt. Planer suchen heute nach Destinationen, die Tagungsräume, Unterkünfte, Gastronomie, Wellness und Unterhaltung vor Ort in einer einzigen Immobilie vereinen, damit die Teilnehmer das Erlebnis nicht verlassen müssen, um diese Angebote zu nutzen. Es geht weniger um eine beeindruckende Kulisse für ein einzelnes Foto, sondern vielmehr um einen Veranstaltungsort, der eine gesamte mehrtägige Agenda tragen kann, ohne dass die Teilnehmer woanders hinmüssen.
Wellness und Wohlbefinden neu gedacht
Meditationspausen und Schritt-Challenges sind nicht verschwunden, aber die Einordnung hat sich von „Wellness-Add-on“ zu einer grundlegenden Erwartung gewandelt. Das zeigt sich auch beim Essen. Inklusivere Speisekarten sind der prägende Trend für 2026, ebenso wie die anhaltende Abkehr von zuckerlastigem Catering hin zu Speisen, die die Teilnehmer auch während einer Nachmittagsession wach und konzentriert halten.
Branchenübergreifende Zusammenarbeit
Ein neuerer Trend für 2026: Planer mischen bewusst Perspektiven, Formate und sogar Branchen innerhalb einer einzigen Veranstaltung, anstatt die Programme nach Disziplinen in Silos zu trennen. Die Logik dahinter ist einfach: Teilnehmer, die sich auf dem üblichen Konferenzparkett nie über den Weg laufen würden, bringen sich gegenseitig Ideen ein, die eine eingleisige Agenda allein nicht hervorbringen kann.
Budgetdisziplin bleibt bestehen
All das ändert nichts an der Tatsache, dass 2026 ein Jahr der Kostenbewusstheit ist. Der Branchentrendbericht von Maritz aus September 2025 beziffert die erwarteten Kostensteigerungen für Hotels, Flugtickets, Speisen und Getränke sowie Event-Personal auf 2 bis 4 %, was der allgemeinen Inflation entspricht und nicht darüber liegt. Wo Organisationen sparen, sind es die Ausgaben für Speisen und Getränke, Personal, Werbegeschenke und die Anzahl der Sessions, nicht die Meetings selbst.
Genau diese Kombination – anhaltender Optimismus, knappere Budgets und weniger Geduld für alles, was nicht die Aufmerksamkeit der Teilnehmer gewinnt – ist der Grund, warum das Back-Office der Eventplanung in diesem Jahr wichtiger ist denn je. Wenn das Budget weniger Spielraum für Verschwendung lässt, kosten Verzögerungen bei Provisionen und Fehler bei der Abrechnung mehr als früher.
Der Teil, der Ihre Zeit nicht beanspruchen sollte
Bei allen oben genannten Trends geht es darum, was auf der Veranstaltung selbst passiert. Nichts davon sollte um die Aufmerksamkeit eines Planers mit der Nachverfolgung von Provisionen, strittigen Auszahlungen oder einer nicht abgeglichenen Rechnung von vor drei Monaten konkurrieren. GroupPay powered by Onyx CenterSource automatisiert die Verarbeitung und Zahlung von Gruppenprovisionen, sodass Hotels und Meeting-Profis den Status jeder Provision einsehen können, ohne eine Tabellenkalkulation zu öffnen.
Wenn 2026 das Jahr der schlankeren Budgets und höheren Erwartungen ist, werden die Events die Nase vorn haben, bei denen das Team seine Zeit in das Programm und nicht in den damit verbundenen Papierkram investiert hat. Erfahren Sie mehr über GroupPay.