Las reuniones presenciales ya no necesitan una historia de superación: son, sencillamente, el motor del sector en la actualidad. El debate ha pasado de «si la gente asistirá» a «qué hará que se mantengan comprometidos y cuánto costará llevarlos allí». El 85 % de los profesionales del sector afirma sentirse optimista sobre el estado de las reuniones y eventos en 2026, según el pronóstico de Amex GBT para 2026, incluso cuando los presupuestos se mantienen ajustados y los planificadores son más selectivos con el destino del dinero.
Esa mezcla de optimismo y cautela está definiendo cómo se construyen los eventos este año. Los planificadores están eliminando las partes que no aportan valor (menos obsequios, agendas más cortas, personal más ajustado) y redoblando los esfuerzos en los aspectos que los asistentes realmente recuerdan. A continuación, presentamos lo que está impulsando la estrategia de eventos para 2026.
La IA pasa de ser una novedad a una herramienta de gestión interna
La cobertura tecnológica de eventos solía centrarse en visores de RA y stands inmersivos. En 2026, la conversación sobre la IA es más discreta y operativa. El 28 % de los planificadores afirma que la adopción de la IA es una tendencia clave que define sus prioridades este año, y el 84 % espera que tenga un impacto de moderado a importante en el sector, según el Informe de Sourcing para Planificadores 2026 de Cvent. La mayor parte de ese impacto no se percibe por el asistente, sino en la planificación, las comunicaciones con los participantes y los informes posteriores al evento, donde el 66 % de los profesionales afirma que la IA les libera para realizar tareas de mayor valor.
Para los planificadores, esto significa dedicar menos tiempo a conciliar hojas de cálculo y perseguir aprobaciones, y más tiempo a las partes del trabajo que realmente requieren criterio: flujo de salas, diseño de programas y relaciones con socios.
Programación más corta e intencionada
La conferencia magistral de 90 minutos está desapareciendo. Los planificadores corporativos están observando un mayor compromiso con sesiones de 20 a 30 minutos combinadas con descansos más largos diseñados para la conversación real, y los asistentes responden mejor a programas que dejan espacio para explorar en lugar de seguir una agenda fija de principio a fin. El Informe de Tendencias 2026 de Hilton vincula esto con lo que denomina «whycation»: los asistentes se preguntan cada vez más por qué se reúnen antes de decidir cómo, y esperan que el formato se ajuste al motivo.
En la práctica, esto se traduce en distribuciones flexibles, luz natural, asientos cómodos diseñados para conversar en lugar de tomar notas, y agendas que priorizan la profundidad de la conexión sobre el volumen de contenido.
Espacios diseñados para algo más que la sala de reuniones
Los espacios no tradicionales siguen cumpliendo la función de hace unos años, pero la demanda ha evolucionado. Los planificadores buscan ahora destinos que combinen espacio para reuniones, alojamiento, restauración, bienestar y entretenimiento en una misma propiedad, para que los asistentes no tengan que abandonar la experiencia para obtener nada de ello. Se trata menos de un fondo impactante para una foto y más de un lugar capaz de albergar una agenda completa de varios días sin que los asistentes necesiten desplazarse a otro sitio.
Bienestar y salud, reformulados
Los descansos de meditación y los retos de pasos no han desaparecido, pero el enfoque ha pasado de ser un «complemento de bienestar» a una expectativa básica. Esto también se refleja en la comida. Los menús más inclusivos son las tendencias definitorias para 2026, junto con el alejamiento continuo de los servicios de catering con alto contenido en azúcar hacia alimentos que mantengan a las personas alerta durante las sesiones de la tarde.
Colaboración intersectorial
Una novedad para 2026: los planificadores mezclan deliberadamente perspectivas, formatos e incluso sectores dentro de un mismo evento, en lugar de mantener los programas aislados por disciplinas. La lógica es sencilla: los asistentes que nunca coincidirían en su circuito habitual de conferencias se aportan ideas mutuamente que una agenda de vía única no puede generar por sí sola.
Los presupuestos se mantienen disciplinados
Nada de lo anterior cambia el hecho de que 2026 es un año de control de costes. El informe de Tendencias del Sector de septiembre de 2025 de Maritz sitúa los aumentos de costes previstos para hoteles, tarifas aéreas, alimentos y bebidas, y personal de eventos entre el 2 y el 4 por ciento, en línea con la inflación general, no por encima de ella. Donde las organizaciones están recortando es en el gasto en alimentos y bebidas, personal, obsequios y número de sesiones, no en las reuniones en sí.
Esa combinación de optimismo constante, presupuestos más ajustados y menos paciencia para cualquier cosa que no capte la atención del asistente es precisamente la razón por la que la gestión interna de la planificación de eventos importa más este año, no menos. Cuando hay menos margen para el desperdicio en el presupuesto, los retrasos en las comisiones y los errores de conciliación cuestan más que antes.
La parte que no debería quitarle tiempo
Cada una de las tendencias anteriores trata sobre lo que sucede en el evento. Nada de ello debería competir por la atención del planificador con el seguimiento de comisiones, los pagos en disputa o una factura sin conciliar de hace tres meses. GroupPay de Onyx CenterSource automatiza el procesamiento y el pago de comisiones de grupos para que los hoteles y los profesionales de reuniones puedan ver el estado de cada comisión sin necesidad de abrir una hoja de cálculo.
Si 2026 es el año de los presupuestos más ajustados y las expectativas más altas, los eventos que saldrán ganando serán aquellos en los que el equipo dedicó su tiempo al programa y no al papeleo que conlleva. Obtenga más información sobre GroupPay.