Die Zukunft von Gruppenmeetings und Events: Rückblick auf die Cvent Connect 2021

Nachdem die Branche über ein Jahr lang ausschließlich virtuelle Events veranstaltet hatte, konnten sich Reiseunternehmen endlich wieder persönlich treffen, als Cvent Anfang August 2021 seine CONNECT-Konferenz in Las Vegas abhielt. Die Konferenz bot den Teilnehmern die Gelegenheit, sich mit anderen Fachleuten aus dem Gastgewerbe zu vernetzen, um Best Practices für die Eventplanung, Planungstechnologien und Tipps für die Erholung der Veranstaltungsbranche zu diskutieren.

In diesem Jahr waren mehrere Kollegen von Onyx anwesend, darunter Tony Wagner, Senior Vice President, Commercial & Strategic Relationships, Hayley Kenslea, Vice President of Marketing, Jim Casale, Vice President, Product Management, Global Payments, und Dee Thomas, Director of Product Management. Wir haben uns mit ihnen unterhalten, um einige Einblicke in ihre Erfahrungen auf der Konferenz zu gewinnen.

Zunächst einmal: Wie hat es sich angefühlt, nach so langer Zeit wieder an einer Präsenzveranstaltung teilzunehmen?

HK: Es war großartig, wieder dabei zu sein! Das Forum im Caesar’s Palace ist ein brandneuer Veranstaltungsort. Es war sehr modern, geräumig und fühlte sich perfekt für die Größe und den Umfang dieses Events an. Die Cvent-Teilnehmer und Organisatoren haben die Vorsichtsmaßnahmen hervorragend umgesetzt. In Innenräumen bestand Maskenpflicht, und Masken wurden überall zur Verfügung gestellt. Die Leute waren sichtlich begeistert, Kollegen wiederzusehen, die sie seit einiger Zeit nicht mehr getroffen hatten. Insgesamt herrschte eine allgemeine Freude und Aufregung über die Rückkehr.

DT: Ja – es war schön, wieder vor Menschen zu stehen und nicht mehr hinter dem Zoom-Bildschirm zu sitzen, obwohl Cvent auch eine hybride Option anbot, um denjenigen eine Fernteilnahme zu ermöglichen, die sie benötigten. Es gab mehr Möglichkeiten für eine persönliche Verbindung, bevor man in eine geschäftliche Diskussion einstieg.

TW: Befreiend! Es war meine erste Konferenz seit Januar 2020, und die Gelegenheit, direkt mit Kunden, Branchenkollegen und Partnern in Kontakt zu treten, war wirklich motivierend.

Wie haben die Teilnehmer auf die Anwesenheit bei der Konferenz reagiert?

TW: Erleichtert, voller Energie und vorsichtig optimistisch. Erstens hatte ich das Gefühl, dass die Anwesenden dankbar waren, dass das Schlimmste für unsere Branche offenbar hinter uns liegt. Zweitens waren fast alle Gespräche zukunftsorientiert und drehten sich darum, wie sich unsere Branche und ihre Unternehmen auf die steigende Nachfrage und neue Kundenerwartungen vorbereiten und wie sie beides angesichts des Personalmangels in der kurzen bis mittelfristigen Zukunft bewältigen können. Der Optimismus war in den ersten beiden Tagen der Konferenz extrem hoch und am dritten Tag etwas vorsichtiger, als die Auswirkungen der Delta-Variante auf die jüngsten Event-Buchungen für das vierte Quartal spürbar wurden.

HK: Auch hier herrschte eine allgemeine Freude und Aufregung, und jeder war bereit, Hallo zu sagen und neue Leute kennenzulernen. Die Veranstaltungen waren gut besucht und die Ausstellungshalle war voll.

DT: Da in Vegas derzeit eine strikte Maskenpflicht gilt, hielten sich alle daran und schienen sich gut daran zu gewöhnen, sie auch während der Gespräche zu tragen. Eine Sache, die Cvent tat, war, Vorkehrungen für Personen zu treffen, die nicht an einem großen Tisch mit vielen Leuten sitzen wollten, indem sie mehr Sitzgelegenheiten mit sozialer Distanz anboten (kleine Tische mit nur ein paar Stühlen in einem separaten Raum). Eine andere Sache, die ich für eine großartige Idee hielt, war, dass sie Ansteckbänder für die Namensschilder bereitstellten, die anzeigten, wie die Person zu Interaktionen mit anderen stand, z. B. „Elbow bumps“ (Ellbogen-Check), „I give hugs“ (Ich verteile Umarmungen), „Handshakes accepted“ (Händeschütteln akzeptiert). Das war ein spielerischer, aber effektiver Ansatz.

Die Abendveranstaltungen waren ebenfalls eine schöne Gelegenheit, mit Menschen auf einer persönlicheren Ebene in Kontakt zu treten, was bei Telefonaten und Videokonferenzen oft zu kurz kommt.

Ich muss sagen, der größte Vorteil eines persönlichen Treffens ist die Möglichkeit, ein Gespräch mit jemandem zu beginnen, den man nicht kennt und der für ein Unternehmen arbeitet, mit dem man nicht vertraut ist. Das ist etwas, das in einem virtuellen Umfeld weniger wahrscheinlich passiert.

Wie erwartet sind Sicherheit und Schutz seit dem Aufkommen von COVID-19 zu Hauptanliegen der Verbraucher geworden. Was lässt sich aus der Cvent CONNECT 2021 im Hinblick darauf lernen, wie man erfolgreiche hybride Events vor dem Hintergrund einer andauernden Pandemie veranstaltet?

Erstens müssen Planer und Veranstaltungsorte Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass sich jeder Teilnehmer darauf verlassen kann, dass seine Gesundheit nicht gefährdet ist, um Vertrauen zu schaffen.

• Sicherheitsprotokolle klar umreißen. Während viele Menschen die Vorzüge von Präsenzveranstaltungen genießen, gibt es immer noch einige Personen, die Vorbehalte gegenüber manchen Normen aus der Zeit vor COVID haben. Achten Sie bei der Planung eines Events darauf, hervorzuheben, was Ihr Team tut, um die Sicherheit der Teilnehmer zu gewährleisten. Dies kann begrenzte Gruppengrößen, Masken- und/oder Impfanforderungen, die Verfügbarkeit von Desinfektionsmitteln oder – wie viele Unternehmen inzwischen anbieten – Best Practices in Bezug auf soziale Distanzierung und Begrüßungen umfassen.
• So viel wie möglich automatisieren. Event-Teilnehmer sind bereits an die Automatisierung während des Registrierungsprozesses gewöhnt, aber in diesen Zeiten wäre es von Vorteil, die Automatisierung auch in die Durchführung des Events einzubeziehen. Planer können einen digitalen Check-in und Check-out einrichten oder QR-Codes für den Zugang zu bestimmten Bereichen oder Meetings nutzen. Darüber hinaus können On-Demand-Präsentationen oder Reden in hybrider Form präsentiert werden, um den Teilnehmern mehr Informationen zu geben, ohne dass zusätzliche persönliche Präsenzzeit bei einem Event erforderlich ist.
• Verpackte Speisen- und Getränkeoptionen anbieten. Anstelle von Kantinen- oder Buffet-Optionen können vorverpackte Speisen und Getränke verwendet werden, um Kontaminationen zu minimieren und die Reinigungsbemühungen zu beschleunigen.
• Weiterhin eine virtuelle Erfahrung für diejenigen anbieten, die nicht persönlich teilnehmen können. Obwohl nichts mit einer persönlichen Erfahrung vergleichbar ist, bieten hybride Events die Flexibilität einer „Fernteilnahme“ für diejenigen, die möglicherweise nicht die Möglichkeit haben, zum Konferenzort zu reisen.

Was waren einige der wichtigsten Erkenntnisse aus der Konferenz?

DT: Für mich war es der Einblick in die Cvent-Roadmap, mehr über ihre Produkte zu erfahren und darüber, wie sie von ihrem Kundenstamm genutzt werden.

Es gab definitiv auch einen Fokus darauf, was Cvent tut, um virtuelle und hybride Meetings zu unterstützen, angesichts der aktuellen „neuen Normalität“ des Lebens seit Anfang 2020. Wie bei vielen Unternehmen treibt die Notwendigkeit die Innovation voran, und sie haben in kurzer Zeit wirklich viel neue Technologie entwickelt, um den virtuellen Teilnehmer zu unterstützen. Ich bin gespannt, wie diese neuen Pläne in die Tat umgesetzt werden.

TW: Drei Punkte fallen mir ein:

• Die Fähigkeit der M&E-Branche, sich umzustellen und virtuelle sowie hybride Meetings anzunehmen, und wie die in den Jahren 2020 und 2021 getätigten Investitionen das Ansehen und die langfristige Erholung der Branche fördern werden.
• Reggie – der CEO von Cvent – hob den Aufstieg der „vierten Säule“ hervor, des kontinuierlichen Events, bei dem digitale Inhalte und Engagement über längere Zeiträume fortbestehen. Dies ist nicht nur ein großartiger ROI für Marketer, sondern für mich auch eine Chance für die M&E-Branche, ihren Wert zu steigern und die Unterstützung der laufenden Content-Erstellung und des Engagements zu monetarisieren.
• Obwohl taktisch, war es eine großartige Erinnerung daran, wie man durch Beleuchtung und Kameraplatzierung bei einer virtuellen Teilnahme gut aussieht!

Was glauben Sie, wie es mit Meetings und Events weitergeht?

TW: Eine starke Rückkehr zu Präsenzveranstaltungen in der ersten Hälfte des Jahres 2022. Ich denke, dass zwischenmenschliche Beziehungen wichtig sind und die meisten – aber nicht alle – Teilnehmer und Führungskräfte, die Events abhalten, zur persönlichen Präsenz zurückkehren wollen. Es wird jedoch wahrscheinlich Druck geben, virtuelle hybride Angebote weiter auszubauen, um die Reichweite zu erhöhen, Kosten zu senken (für CFOs) und Bedenken hinsichtlich des Virus Rechnung zu tragen.

Dies wird definitiv eine Umstellung für Planer und gastgebende Hotels sein, aber der Markt wird es verlangen, um die Kunden zu beruhigen. Es gibt bereits so viel Technologie, die uns den Einstieg erleichtern kann – man denke an kontaktloses Bezahlen und immersive virtuelle Event-Erlebnisse – und jeden Tag tauchen neue Lösungen auf.

Schließlich stimme ich, wie bereits erwähnt, mit Reggie überein, dass die Branche die Chance hat, einen Ansatz für kontinuierliche Events mit fortlaufenden Inhalten und Engagement zu entwickeln. Lassen Sie uns diese Chance nutzen.

Wie kann GroupPay von Onyx in dieser „neuen Normalität“ für Gruppenmeetings und Events helfen?

JC: Die GroupPay-Lösung von Onyx wurde speziell entwickelt, um M&E-Profis dabei zu helfen, Aspekte der Registrierung zu automatisieren und den Erhalt von Provisionszahlungen zu beschleunigen. Viele unserer Kunden haben angegeben, dass der Abgleich und die Abstimmung von Transaktionen große Schwachstellen waren, und das ist noch deutlicher geworden, seit flexible Stornierungen und Umbuchungen zur Norm geworden sind. Zudem stehen nach Covid Liquidität und die Beschleunigung des Cashflows in allen Sektoren der Reise- und Hotelbranche an erster Stelle.

Unser Tool hilft dabei, diese Probleme zu minimieren und gibt einen besseren Einblick in die Performance von Events und den Status von Provisionszahlungen. In Verbindung mit anderen Best Practices für Forderungen sehen wir GroupPay als einen wichtigen Baustein, um der neuen Realität durch Covid zu begegnen und gleichzeitig die Forderungsabwicklung für das nächste Mal, wenn ein branchenbeeinflussendes Ereignis eintritt, risikosicher zu machen.

TW: Jim hat es gut auf den Punkt gebracht, aber ich werde es noch einmal verdeutlichen. Für Agenturen bedeutet es, mehr Provisionseinnahmen zu erzielen, die Zeit bis zum Erhalt Ihrer verdienten Provisionen zu verkürzen und es dem Personal zu ermöglichen, sich wieder auf die Verwaltung der gestiegenen Event-Nachfrage zu konzentrieren, anstatt manuell Rechnungsdetails zu erfassen und Provisionen nachzujagen. Für Hotels bedeutet es, den manuellen Aufwand bei der Bearbeitung von Gruppenprovisionen zu reduzieren, die Zahlungszyklen zu verkürzen und die Transparenz der Partner-Performance zu verbessern. Die GroupPay-Lösung von Onyx kann Ihrem Unternehmen helfen, wieder zu skalieren, wenn die benötigte Nachfrage zurückkehrt!

Wenn Sie bereit sind, GroupPay in Aktion zu sehen, kontaktieren Sie uns noch heute, um eine Demo zu vereinbaren.