Cette année, plusieurs collègues d’Onyx étaient présents, notamment Tony Wagner, vice-président senior, relations commerciales et stratégiques, Hayley Kenslea, vice-présidente du marketing, Jim Casale, vice-président, gestion de produits, paiements mondiaux, et Dee Thomas, directrice de la gestion de produits. Nous les avons rencontrés pour recueillir leurs impressions sur la conférence.
Tout d’abord, qu’avez-vous ressenti en participant à un événement en personne après une si longue période ?
HK : C’était formidable d’être de retour ! Le Forum au Caesar’s Palace est un tout nouveau lieu. Il était très moderne, spacieux et semblait parfaitement adapté à la taille et à l’envergure de cet événement. Les participants et les organisateurs de Cvent ont fait un excellent travail en respectant les précautions. Le port du masque était obligatoire à l’intérieur et des masques étaient disponibles partout. Les gens étaient manifestement ravis de retrouver des collègues qu’ils n’avaient pas vus depuis un certain temps. Dans l’ensemble, il y avait une atmosphère générale de joie et d’enthousiasme à l’idée de se retrouver.
DT : Oui – C’était agréable d’être de nouveau face aux gens et de sortir de derrière l’écran Zoom, bien que Cvent ait également proposé une option hybride pour permettre la participation à distance à ceux qui en avaient besoin. Il y avait davantage d’opportunités pour établir un contact personnel avant d’entamer une discussion professionnelle.
TW : Libérateur ! C’était ma première conférence depuis janvier 2020 et l’opportunité d’échanger directement avec les clients, les pairs du secteur et les partenaires était vraiment stimulante.
Comment les participants ont-ils semblé réagir au fait d’être à la conférence ?
TW : Soulagés, stimulés et prudemment optimistes. Tout d’abord, j’ai senti que les personnes présentes étaient reconnaissantes que le pire semblait être derrière notre secteur. Deuxièmement, presque toutes les conversations étaient tournées vers l’avenir, centrées sur la façon dont notre secteur et leurs entreprises se préparent à une demande accrue, à de nouvelles attentes des clients, et sur la manière dont ils soutiendront les deux avec la réalité d’un personnel réduit à court et moyen terme. L’optimisme était extrêmement élevé les deux premiers jours de la conférence et un peu plus prudent le jour 3, alors que les impacts du variant Delta sur les récentes réservations d’événements du quatrième trimestre commençaient à se faire sentir.
HK : Encore une fois, il y avait une atmosphère générale de joie et d’enthousiasme, tout le monde étant disposé à dire bonjour et à rencontrer de nouvelles personnes. Les événements étaient bien fréquentés et le hall d’exposition était plein.
DT : Avec la politique stricte de port du masque en vigueur à Las Vegas actuellement, tout le monde s’y conformait et semblait bien s’adapter au fait de les porter pendant les conversations. Une chose que Cvent a faite a été de prévoir des aménagements pour les personnes qui ne souhaitaient pas s’asseoir à une grande table avec beaucoup de monde en proposant des sièges plus distanciés socialement (petite table avec seulement quelques chaises dans une salle séparée). L’autre chose que j’ai trouvée excellente était qu’ils ont fourni des rubans de badge indiquant comment la personne se sentait par rapport aux interactions avec les autres, par exemple « Salutations du coude », « J’accepte les câlins », « Poignées de main acceptées ». C’était une approche légère mais efficace.
Les événements en soirée ont également été une belle occasion de se connecter avec les gens à un niveau plus personnel, ce que l’on n’obtient pas autant par téléphone et par appels vidéo.
Je dois dire que le plus grand avantage de se rencontrer à nouveau en face à face est l’opportunité d’engager une conversation avec quelqu’un que vous ne connaissez pas et qui travaille pour une entreprise que vous ne connaissez pas. C’est quelque chose qui a moins de chances de se produire dans un cadre virtuel.
Comme prévu, la sûreté et la sécurité sont devenues des préoccupations majeures pour les consommateurs depuis l’apparition de la COVID-19. Que peut-on apprendre de Cvent CONNECT 2021 en termes d’organisation d’événements hybrides réussis dans le contexte d’une pandémie en cours ?
Tout d’abord, pour inspirer confiance aux participants aux réunions, les planificateurs et les lieux devront prendre des mesures pour garantir que chacun se sente en sécurité sur le plan sanitaire.
- Définir clairement les protocoles de sécurité. Bien que de nombreuses personnes apprécient les avantages d’être en personne, plusieurs individus ont encore des réserves concernant certaines normes d’avant la COVID. Lors de la planification d’un événement, veillez à indiquer ce que votre équipe fait pour assurer la sécurité des participants. Cela peut inclure des tailles de foule limitées, des exigences de masque et/ou de vaccination, la disponibilité de désinfectant, ou – comme de nombreuses entreprises ont commencé à le proposer – des meilleures pratiques concernant la distanciation sociale et les salutations.
- Automatiser autant que possible. Les participants aux événements sont déjà habitués à l’automatisation pendant le processus d’inscription, mais dans ces temps, il serait bénéfique d’inclure l’automatisation dans l’exécution des événements. Les planificateurs peuvent mettre en place un enregistrement et un départ numériques, ou utiliser des codes QR pour accéder à certaines zones ou réunions. De plus, des présentations ou des discours à la demande peuvent être présentés sous forme hybride pour donner aux participants plus d’informations sans nécessiter de temps de présence supplémentaire lors d’un événement.
- Proposer des options de nourriture et de boissons emballées. Plutôt que des options de cafétéria ou de buffet, des aliments et boissons préemballés peuvent être utilisés pour minimiser la contamination et peuvent aider à accélérer les efforts de nettoyage.
- Continuer à offrir une expérience virtuelle à ceux qui ne peuvent pas se joindre en personne. Bien que rien ne se compare à une expérience en personne, les événements hybrides offrent la flexibilité d’une « participation » à distance à ceux qui n’ont peut-être pas la possibilité de se rendre au lieu de la conférence.
Quels ont été les principaux enseignements de la conférence ?
DT : Pour moi, c’était de voir la feuille de route de Cvent, d’en apprendre davantage sur leurs produits et sur la façon dont ils sont utilisés par leur clientèle.
Il y avait également clairement un accent mis sur ce que Cvent fait pour soutenir les réunions virtuelles et hybrides, compte tenu de la nouvelle « normalité » actuelle de la vie depuis début 2020. Comme c’est le cas pour de nombreuses entreprises, la nécessité stimule l’innovation et ils ont vraiment développé beaucoup de nouvelles technologies en peu de temps pour soutenir le participant virtuel. Je suis enthousiaste de voir ces nouveaux projets se concrétiser.
TW : Trois éléments me viennent à l’esprit :
- La capacité du secteur des réunions et événements à pivoter et à adopter les réunions virtuelles et hybrides et comment les investissements réalisés en 2020 et 2021 feront progresser la position du secteur et sa reprise à long terme
- Reggie – le PDG de Cvent – a souligné l’émergence du « Quatrième Pilier, l’Événement Continu », où le contenu numérique et l’engagement se poursuivent pendant des périodes prolongées. Non seulement c’est un excellent retour sur investissement pour les spécialistes du marketing, mais pour moi, c’est une opportunité pour le secteur des réunions et événements d’augmenter leur valeur et de monétiser le soutien à la création de contenu et à l’engagement continus.
- Bien que tactique, un excellent rappel sur la façon d’avoir une bonne apparence en participant virtuellement grâce à l’éclairage et au placement de la caméra !
Que pensez-vous qu’il adviendra des réunions et événements ?
TW : Un retour massif aux événements en personne au cours du premier semestre 2022. Je pense que les relations interpersonnelles sont importantes et la plupart – mais pas tous – des participants et des dirigeants organisant des événements voudront revenir en personne. Cependant, il y aura probablement une pression pour continuer à développer les offres hybrides virtuelles afin d’augmenter la portée, de réduire les coûts (pour les directeurs financiers) et de tenir compte des préoccupations liées au virus.
Ce sera certainement un changement pour les planificateurs et les hôtels hôtes, mais le marché l’exigera afin de rassurer les clients. Il existe déjà tellement de technologies qui peuvent nous aider à faciliter les choses – pensez aux paiements sans contact et aux expériences d’événements virtuels immersives – et de nouvelles solutions apparaissent chaque jour.
Enfin, comme indiqué précédemment, je suis d’accord avec Reggie que le secteur a l’opportunité de développer une approche d’événement continu avec du contenu et de l’engagement permanents. Saisissons l’opportunité.
Comment GroupPay d’Onyx peut-il aider dans cette « nouvelle normalité » pour les réunions et événements de groupe ?
JC : La solution GroupPay d’Onyx a été développée spécifiquement pour aider les professionnels des réunions et événements à automatiser les aspects de l’inscription et à accélérer la réception des paiements de commissions. Nombre de nos clients ont déclaré que le rapprochement et le rapprochement des transactions étaient des points de douleur importants et cela est devenu plus prononcé alors que les annulations et les reports flexibles sont devenus la norme. De plus, après la COVID, la liquidité et l’accélération des flux de trésorerie sont au premier plan dans tous les secteurs du voyage et de l’hôtellerie.
Notre outil aide à minimiser ces problèmes et donne une meilleure visibilité sur les performances des événements et sur l’état des paiements de commissions. Lorsqu’il est associé à d’autres meilleures pratiques en matière de créances, nous considérons GroupPay comme un ingrédient important pour faire face à la nouvelle réalité engendrée par la COVID, tout en sécurisant le traitement des créances pour la prochaine fois qu’un événement ayant un impact sur le secteur se produira.
TW : Jim l’a bien dit, mais je vais insister. Pour les agences – il s’agit de capturer davantage de revenus de commissions, de réduire le délai de réception de vos commissions gagnées et de permettre au personnel d’être redéployé pour gérer une demande d’événements accrue au lieu de capturer manuellement les détails des factures ligne par ligne et de poursuivre les commissions. Pour les hôtels – il s’agit de réduire le traitement manuel des commissions de groupe, de réduire le temps de cycle de paiement et d’améliorer la visibilité sur les performances des partenaires. La solution GroupPay d’Onyx peut aider votre entreprise à évoluer à mesure que la demande nécessaire revient !
Si vous êtes prêt à voir GroupPay en action, contactez-nous dès aujourd’hui pour planifier une démonstration.