Entonces, ¿qué pueden hacer los profesionales de M&E para aprovechar estas oportunidades? Este artículo ofrece orientación sobre cómo pueden utilizar los datos para impulsar las reuniones y los eventos dentro de sus organizaciones, elevando su papel en el proceso.
Identifique los problemas más valiosos que resolver
Para aprovechar realmente los datos, los profesionales de M&E deben empezar por identificar los problemas más acuciantes a los que se enfrentan el equipo y la empresa. A menudo, estos se centrarán en aumentar la eficiencia, reducir costes, incrementar los ingresos y mejorar la satisfacción.
Considere las siguientes preguntas:
- ¿Qué retos recurrentes encuentra su equipo?
- ¿Qué cuellos de botella en sus procesos ralentizan la productividad?
- ¿Dónde son los costes sistemáticamente más altos de lo previsto?
- ¿Qué comentarios ha recibido de clientes, socios y partes interesadas internas sobre las mejoras necesarias?
Al comprender estos puntos de dolor, los profesionales de M&E pueden priorizar dónde centrar sus esfuerzos. Busque problemas que, al resolverse, aporten el valor más significativo al equipo y a la empresa. Una vez identificados, empiece a analizar los datos disponibles para descubrir información y soluciones que aborden estos retos de forma directa.
Colabore con Operaciones
En lo que respecta a la toma de decisiones basada en datos, muchos profesionales de reuniones pasan por alto las operaciones internas de su empresa, pero Operaciones debe considerarse un socio clave en este trabajo. Conocen los procesos y tienen acceso a los datos; ahora es el momento de aprovechar su valiosa experiencia sobre el terreno y utilizarla para contar una historia convincente que impulse la comprensión y la acción.
Desarrollar una comprensión de las operaciones, desde el back of the house hasta el front of the house, conduce a una mayor apreciación de los puntos de dolor —no solo en el ámbito de los eventos, sino en toda la organización— y de cómo se conectan entre sí.
Utilice los datos existentes y disponibles
Muchos profesionales de M&E subestiman la cantidad de datos de la que disponen. Aunque no tengan acceso a herramientas de analítica sofisticadas, probablemente cuentan con información valiosa almacenada en hojas de cálculo, bases de datos o incluso en el correo electrónico, entre la que se incluye:
- Informes de ventas e ingresos
- Métricas operativas: asistencia a eventos, cifras de registro, rendimiento de proveedores, etc.
- Comentarios de clientes y encuestas de satisfacción
- Datos financieros como presupuestos, gastos y márgenes de beneficio
- Registros de comunicación, incluidos correos electrónicos, actas de reuniones y actualizaciones de proyectos
Evalúe la calidad y la fiabilidad de esta información. ¿Qué lagunas o incoherencias deben abordarse y qué datos adicionales se necesitan para hacerlo? A continuación, considere cómo se pueden aprovechar estos datos para abordar los problemas más valiosos que resolver. ¿Qué patrones o tendencias surgieron de los datos que puedan ayudar? Recuerde: los datos no tienen que ser perfectos para ser valiosos; la información obtenida a partir de datos imperfectos a menudo puede seguir orientando soluciones de gran impacto.
Involucre a los socios
Uno de los mayores obstáculos para un profesional de M&E que busca formas de demostrar un valor más estratégico es recopilar e interpretar datos de sus sistemas. De hecho, una encuesta de 2023 de Aberdeen Strategy and Research informó de que el 33 % de las empresas «tiene dificultades con el tiempo dedicado a rastrear e interpretar datos», y hasta el 12 % del tiempo de los empleados se dedica a buscarlos. Los recursos tecnológicos y los socios de una organización pueden desempeñar aquí un papel fundamental. Al consolidar datos de múltiples áreas, socios tecnológicos como Onyx CenterSource pueden aportar información nueva y más profunda y reducir la carga de competencias para los profesionales de M&E que quieren utilizar estos datos para apoyar a sus organizaciones a un nivel superior. Los profesionales de M&E deben colaborar con sus socios para asegurarse de que reciben información basada en datos de forma segura y con una cadencia regular.
Ahora es el momento de que los profesionales de M&E den un paso adelante en sus carreras. Encuentre formas de contar historias con los datos disponibles, empezando por la información de back of the house que está fácilmente accesible. Mientras identifica lo que está disponible internamente y sigue desarrollando esas habilidades, apóyese en socios como Onyx, que pueden automatizar la visualización de datos, aportar información accionable y ayudar a generar valor. Los profesionales de M&E pueden ser los protagonistas que aporten un enfoque basado en datos, elevándose en el proceso.