Um fluxo de caixa estável e previsível mantém uma agência de viagens funcionando, seja você um consultor independente ou uma equipe em crescimento. As comissões geralmente chegam depois que o cliente viaja, mas as suas próprias contas vencem pontualmente. Uma boa gestão financeira para agentes de viagens fecha essa lacuna. As seis estratégias abaixo ajudarão você a aumentar a receita, receber mais rápido e gastar de forma mais consciente, para que você sempre saiba como está a sua agência.
A versão curta:
- Automatize sua escrituração contábil para que seus números estejam sempre atualizados
- Uma estrutura de taxas para agentes de viagens
- Escolha métodos mais rápidos de pagamento de comissões, como depósito direto e cartões virtuais
- Acompanhe e cobre as comissões que lhe são devidas
- Revise os custos de fornecedores e de software em uma periodicidade definida
- Crie uma reserva de caixa e planeje-se para oscilações sazonais
1. Automatize sua escrituração contábil
Acompanhar pagamentos de entrada e de saída pode sobrecarregar um profissional de viagens com a agenda cheia. Manter um livro-razão pode parecer demorado, mas é um presente para o seu eu do futuro. Você evita a correria na época de impostos e gasta muito menos esforço conciliando comissões recebidas e pagamentos programados. O tempo que você economiza lá na frente compensa de sobra o pequeno incômodo de hoje.
Esqueça o livro de registros encadernado em couro e a pena. Os softwares de contabilidade atuais podem se conectar às suas contas bancárias, categorizar transações automaticamente e gerar relatórios de fluxo de caixa em poucos cliques. Opções como QuickBooks e Xero são populares entre pequenas empresas, e há ferramentas mais simples para consultores independentes.
Faça do seu livro-razão a única fonte de verdade para cada pagamento que entra e sai. Ele mostra o que você tem, o que lhe devem e o que você deve. Conciliar em uma periodicidade regular também ajuda a identificar problemas cedo. Nosso blog sobre o que a conciliação pode revelar mostra por que vale a pena o esforço.
2. Considere uma estrutura de taxas para agentes de viagens
As comissões continuam sendo o principal motor da receita da agência, mas as taxas acrescentam uma renda que não depende do cronograma de pagamento de um fornecedor. Um ponto de partida popular é cobrar um depósito não reembolsável ou uma taxa de planejamento quando o cliente solicita seus serviços pela primeira vez. Isso remunera o tempo que você investe antes de existir qualquer reserva e ajuda você a focar em clientes que estão prontos para se comprometer.
Outras opções comuns incluem taxas de consultoria para viagens complexas e taxas de serviço para alterações no itinerário. Seja qual for a estrutura escolhida, coloque-a por escrito antes do início do trabalho e explique exatamente o que ela cobre. Os clientes respondem bem às taxas quando o valor é claro.
Para um olhar mais aprofundado sobre como criar uma estrutura de taxas, leia o eBook da Onyx sobre cobrança de taxas de agentes de viagens.
3. Receba mais rápido com depósito direto e cartões virtuais
A forma como você recebe os pagamentos de comissão tem efeito direto no fluxo de caixa. Tradicionalmente, os pagamentos de comissão para agentes de viagens chegavam como cheques em papel, que podem se perder ou ser roubados no correio e levam tempo para compensar no banco.
Serviços de consolidação de comissões, como o SurePay da Onyx, combinam pagamentos de muitos hotéis em menos pagamentos, mais simples, e oferecem uma variedade de opções, incluindo depósito direto.
Cartões de crédito virtuais (VCCs) são outra opção. Há anos, agentes usam VCCs para pagar hotéis por estadias de clientes, e agora eles também são uma forma de as agências receberem pagamentos de comissões de hotéis. Um VCC elimina o risco de um cheque se perder ou ser roubado no correio e reduz o tempo de processamento bancário em ambas as pontas, fazendo com que os recursos cheguem a você mais cedo do que com um cheque enviado pelo correio. Como em qualquer pagamento com cartão, compare eventuais custos de aceitação com o valor de receber mais rápido.
4. Cobre e recupere as comissões que lhe são devidas
Métodos de pagamento mais rápidos só ajudam se a comissão realmente chegar. Comissões ausentes ou atrasadas reduzem silenciosamente o fluxo de caixa e são fáceis de deixar passar quando você está ocupado com clientes.
Mantenha um registro contínuo de cada reserva que deve gerar comissão: o número de confirmação, o estabelecimento, as datas da estadia, o valor esperado e a data prevista de pagamento. Revise mensalmente e faça o acompanhamento de tudo o que estiver em atraso. Se cobrar pagamentos consumir tempo demais, um serviço de recuperação de comissões pode fazer o acompanhamento com os estabelecimentos em seu nome.
5. Revise os custos de fornecedores e de software em uma periodicidade definida
Enquanto você acompanha o dinheiro que entra, observe o que sai. O ditado “é preciso gastar dinheiro para ganhar dinheiro” permanece porque faz sentido. Marketing, taxas de fornecedores e plataformas de terceiros sustentam seu crescimento, mas precisam justificar seu custo.
Revise suas contas a pagar e liste cada beneficiário recorrente. Marque a data de renovação de cada contrato para poder reavaliá-lo com bastante antecedência, e não na semana em que ele se renova automaticamente. Cancele assinaturas que você não usa mais, compare alternativas e prepare-se para negociar. Pergunte sobre descontos por pagamento anual antecipado ou condições melhores e não tenha receio de falar com franqueza com fornecedores essenciais sobre seu orçamento. Um fornecedor pode estar disposto a se ajustar para manter seu negócio.
6. Crie uma reserva de caixa e planeje-se para oscilações sazonais
A renda com viagens sobe e desce conforme as temporadas de reservas, as datas das viagens e o momento de pagamento dos fornecedores, enquanto aluguel, software e folha de pagamento permanecem constantes. Revise pelo menos um ano do seu histórico de receitas para identificar seus períodos de alta e de baixa. Uma previsão simples mês a mês mostra quando é provável que o caixa fique apertado.
Em seguida, separe uma parte de cada pagamento de comissão em uma conta de reserva separada. Uma regra prática comum é buscar o equivalente a alguns meses de despesas operacionais fixas, embora o número certo dependa da sua agência. Uma reserva permite atravessar meses fracos sem recorrer a empréstimos caros.
Perguntas frequentes – Fluxo de caixa para agentes de viagens
Como um agente de viagens pode melhorar o fluxo de caixa?
Acelere o dinheiro que entra e mantenha o controle do dinheiro que sai. Adicione taxas aos seus serviços, escolha métodos mais rápidos de pagamento de comissões, faça o acompanhamento de comissões não pagas, revise os custos de fornecedores regularmente e mantenha uma reserva para meses fracos. Um livro-razão atualizado mostra quais dessas medidas mais ajudarão.
Quando os agentes de viagens recebem comissões?
O prazo varia conforme o fornecedor. As comissões de hotéis normalmente são pagas após o hóspede fazer o check-out, e os cronogramas variam por estabelecimento e por método de pagamento. Acompanhe as datas previstas de pagamento de cada reserva para identificar qualquer atraso.
Qual é a melhor forma de os agentes de viagens receberem pagamentos de comissão?
Depósito direto e cartões virtuais geralmente são mais rápidos e mais seguros do que cheques em papel. A consolidação de comissões também pode reduzir o número de pagamentos separados que você precisa conciliar.
Agentes de viagens devem cobrar taxas?
Muitos cobram. As taxas remuneram seu tempo de planejamento e acrescentam uma renda que não depende de quando um fornecedor paga você. Seja transparente sobre o que a taxa cobre e comunique isso antes de começar o trabalho.