Der vorherrschende Fokus auf Eventlogistik und Teilnehmererlebnis innerhalb des Event-Tech-Stacks hat zu zu geringen Investitionen in die Automatisierung von Projektmanagement, Budgetierung und Abstimmung geführt. Dadurch sind Event-Teams nur unzureichend in der Lage, Analysen durchzuführen und umsetzbare Erkenntnisse abzuleiten, um die Unternehmensleistung zu verbessern.
Wenn es um diese Art operativer Intelligence geht, fragen sich viele: „Wonach suche ich eigentlich?“ In diesem Artikel zeigen wir, wie operative Daten – einschließlich Daten zu Gruppenprovisionen – Eventagenturen und Hotels nicht nur dabei helfen, effizienter zu arbeiten, sondern auch bessere und profitablere Entscheidungen darüber zu treffen, wie sie ihr Geschäft führen.
Saubere Daten sorgen für Genauigkeit und Effizienz
Ein wesentlicher Weg, wie der Fokus auf Back-of-House-Daten Geschäftsergebnisse verbessern kann, ist die Steigerung von Effizienz und Genauigkeit. Daten werden häufig über fehleranfällige manuelle Prozesse oder in einer separaten Excel-Tabelle erfasst, was zu minderwertigen Informationen führt, die von Fehlern und Duplikaten durchzogen sind.
„Beim Thema Datenqualität bleibt viel Geld liegen“, so Akshath Dhar, Manager, Business Data Analytics bei Onyx CenterSource. „Daten schlechter Qualität können herausgefiltert werden oder es erschweren, die richtigen Hotels den jeweiligen Transaktionen zuzuordnen – was zu Zahlungsverzögerungen und mehr Zeitaufwand für Reklamationen und das Nachverfolgen von Zahlungen führt.“
Nutzen Sie jede Gelegenheit, die Qualität Ihrer Daten zu steuern und zu prüfen. Investitionen in Back-of-House-Zahlungstechnologie wie GroupPay von Onyx CenterSource können diese Prozesse effizienter und oft kostengünstiger gestalten. So kennzeichnet GroupPay Unstimmigkeiten, sobald sie auftreten, gleicht identische Datensätze automatisch ab oder identifiziert Teilnehmende, die im finalen Pickup-Report nicht enthalten sind, im Vergleich zur Housing-Liste.
Mit saubereren, hochwertigeren Daten geht eine schnellere und präzisere Zahlungsabwicklung einher, was die Umsätze von Eventagenturen steigert und Hotels sowie Locations im Wettbewerb um Eventgeschäft stärkt. Werden diese Themen nicht zeitnah adressiert, führt das häufig zu zu niedrig ausgezahlten oder nicht ausgezahlten Provisionen, Doppelzahlungen und unzuverlässigen Prognosen. Das ist frustrierend für Eventagenturen und ein Reputationsrisiko für Hotelbetriebe – mit Geschäftsverlusten für beide Seiten.
Back-of-House-Daten nutzen
Back-of-House-Daten liefern eine Fülle an Erkenntnissen, die Geschäftsergebnisse beeinflussen. Führungskräfte müssen in der Lage sein, diese Insights zu nutzen, um alles zu verbessern – von Standardarbeitsanweisungen bis hin zum Partnermanagement.
So können Daten zu finalen Ausgaben und Gruppenprovisionen Eventagenturen dabei helfen, Vertragswerte mit dem tatsächlichen Verbrauch abzugleichen, Umsätze zu prognostizieren, die Partnerleistung zu bewerten und Sourcing-Strategien zu gestalten. Darüber hinaus können Analysen zu Provisionsverdiensten und -einzug die Profitabilitätsanalyse auf Projektebene unterstützen und Anpassungen des Preismodells bei der Beantwortung von Kunden-RFPs informieren.
Prognosen
Prognosen auf Basis von Gruppenprovisionsdaten können Eventagenturen helfen, ihren Cashflow präzise zu planen und Veränderungen im Zeitverlauf zu modellieren. In vielen Fällen deckt sich die direkte Korrelation zwischen erbrachter Leistung und Umsatz nicht innerhalb eines definierten Berichtszeitraums, was zusätzlichen Druck auf den Cashflow ausübt.
Die Verbesserung operativer Daten und die Schaffung unternehmensweiter Transparenz über den Projektstatus, einschließlich Gruppenprovisionen, kann spürbare geschäftliche Auswirkungen haben, darunter:
- Hervorheben von Zeiträumen mit Abweichungen zwischen Umsatz/Cash und Ausgaben;
- Kennzeichnen überfälliger Events, die noch nicht abgeschlossen sind, einschließlich erhaltener Provisionen oder fertiggestellter Schlussrechnungen, zur Eskalation und/oder Intervention;
- Unterstützung der Notfallplanung, wenn eine Lücke oder ein Risiko besteht, durch:
- Anpassen von Personalmodellen, um sowohl Arbeitslast als auch Cash-Verbrauch zu steuern
- Anpassen der Verbindlichkeiten und/oder der Verpflichtungen für discretionary Ausgaben
- Bereitstellen einer monatlichen (oder quartalsweisen) Prognoseanalyse für die Finanzverantwortlichen des Unternehmens, einschließlich proaktiver Identifikation positiver oder negativer Abweichungen;
- Eventagenturen dabei helfen, wirtschaftliche Hochs und Tiefs bzw. das Auf und Ab ihrer Umsätze besser zu bewältigen.
Partnerleistung steuern
Leistungstrends, die pro Hotel und auf Kettenebene betrachtet werden, können zusammen mit anderen Kriterien die Auswahl von Destinationen und Locations sowie bevorzugte Partnerschaften zwischen Agenturen und Hotels beeinflussen. Die Bewertung der Partnerleistung anhand von Ausgabenmustern und Verhaltensfaktoren kann Entscheidungen darüber unterstützen, mit welchen Partnern Sie weiterarbeiten, zu welchen Konditionen und ggf. wohin Sie discretionary Geschäft lenken, um Umsatzziele innerhalb des Geschäftsjahres zu erreichen.
Hier sind einige Möglichkeiten, wie Provisionsdaten die Performance beeinflussen können:
- Unterstützung einer Sourcing-Strategie – operative Daten können helfen, Anbieter zu identifizieren, die in ein RFP aufgenommen werden sollen. Die Geschwindigkeit bis zur Zahlung ist ein Teil dieses Puzzles.
- Verhandlungshebel – Back-of-House-Plattformen, die Ausgaben nachverfolgen und diese mit Zahlungsinformationen kontextualisieren, beschleunigen den Verhandlungsprozess erheblich. Der daraus entstehende Gesamtüberblick darüber, wie viel Umsatz eine Agentur für einen Hotelpartner repräsentiert, liefert Kontext für jede Preisanfrage oder jedes Pricing-Thema.
- Branchenbenchmarks – Provisionsdaten eignen sich, um zu beantworten, wie zuverlässig und reaktionsschnell ein bestimmter Partner ist. Onyx hilft Agenturen, diese Kennzahlen zu benchmarken, um festzustellen, ob sie den Branchenstandards entsprechen, oder ob diese zusätzlichen Datenpunkte in Lieferantenverhandlungen genutzt werden können.
Den Erfolg von Meetings und Events zu messen, wird immer wichtig sein – vergessen Sie jedoch nicht, auch Ihre operativen Daten hinter den Kulissen zu analysieren, um bessere und profitablere Entscheidungen darüber zu treffen, wie Sie Ihr Geschäft führen. Auf diese Daten hat jeder Zugriff – nutzen Sie sie daher, um Effizienz und Genauigkeit zu verbessern, den Cashflow zu prognostizieren und Veränderungen zu modellieren sowie die Partnerleistung zu steuern.