La prevalente attenzione alla logistica degli eventi e all’esperienza dei partecipanti all’interno dello stack tecnologico per eventi ha portato a investimenti insufficienti nell’automazione per la gestione dei progetti, il budgeting e la riconciliazione, lasciando i team degli eventi impreparati ad analizzare e trarre intuizioni utili per migliorare le prestazioni aziendali.
Quando si parla di questo tipo di intelligenza operativa, molti si chiedono: “Cosa sto cercando?”. In questo articolo condivideremo come i dati operativi – inclusi quelli sulle commissioni di gruppo – possano aiutare le agenzie di eventi e gli hotel non solo a lavorare in modo più efficiente, ma anche a prendere decisioni migliori e più redditizie su come gestire le proprie attività.
Dati puliti producono accuratezza ed efficienza
Un modo significativo in cui l’attenzione ai dati del back-of-house può guidare i risultati aziendali è il miglioramento dell’efficienza e dell’accuratezza. I dati vengono spesso inseriti tramite processi manuali soggetti a errori o in fogli di calcolo Excel indipendenti, il che può produrre informazioni di bassa qualità piene di errori e duplicazioni.
“Si lasciano molti soldi sul tavolo quando si parla di qualità dei dati”, ha condiviso Akshath Dhar, manager di Business Data Analytics presso Onyx CenterSource. “Dati di cattiva qualità possono essere filtrati o rendere difficile l’abbinamento dei corretti hotel con le loro transazioni, il che si traduce in ritardi nei pagamenti e in più tempo speso a fare reclami e a sollecitare i pagamenti”.
Cerca ogni opportunità per controllare e verificare la qualità dei tuoi dati. Investire in tecnologie di pagamento back-of-house, come GroupPay di Onyx CenterSource, può economizzare questi processi in modo più efficiente e spesso a un costo inferiore. Ad esempio, GroupPay segnala le incongruenze quando si presentano, abbinando automaticamente i record identici o identificando i partecipanti non presenti nel rapporto finale di ritiro rispetto alla lista degli alloggi.
Con dati più puliti e di qualità superiore si ottiene un’elaborazione dei pagamenti più rapida e accurata, il che aumenta i ricavi per le agenzie di eventi e rende gli hotel e le location più competitivi nel contendersi il business degli eventi. Quando questi problemi non vengono affrontati al loro sorgere, spesso si traducono in commissioni sottopagate o non pagate, pagamenti duplicati e previsioni inaffidabili. Questa è una frustrazione per le agenzie di eventi e una responsabilità reputazionale per le proprietà alberghiere, con conseguente perdita di affari per entrambe le parti.
Sfruttare i dati del back-of-house
I dati del back-of-house offrono una ricchezza di intuizioni che guidano i risultati aziendali. I leader devono essere in grado di sfruttare queste informazioni per migliorare tutto, dalle procedure operative standard alla gestione dei partner.
Ad esempio, i dati sulla spesa finale e sulle commissioni di gruppo possono aiutare le agenzie di eventi a valutare il consumo effettivo rispetto al contratto, prevedere i ricavi, valutare le prestazioni dei partner e definire le strategie di sourcing. Inoltre, le analisi sui guadagni e sulla riscossione delle commissioni possono aiutare l’analisi della redditività a livello di progetto e informare il perfezionamento dei modelli di prezzo quando si risponde alle RFP dei clienti.
Previsioni
Le previsioni basate sui dati delle commissioni di gruppo possono aiutare le agenzie di eventi a proiettare accuratamente il proprio flusso di cassa e a modellare i cambiamenti nel tempo. In molti casi, la correlazione diretta tra il lavoro completato e i ricavi non coinciderà in un periodo di rendicontazione definito, esercitando un’ulteriore pressione sul flusso di cassa.
Migliorare i dati operativi e creare visibilità aziendale sullo stato dei progetti, incluse le commissioni di gruppo, può avere un impatto aziendale concreto, tra cui:
- Evidenziare i periodi di disallineamento tra entrate/cassa e spese;
- Segnalare gli eventi datati che non sono stati chiusi, comprese le commissioni ricevute o le fatture finali completate, per solleciti e/o interventi;
- Supportare la pianificazione delle emergenze in caso di lacune o rischi, attraverso:
- La modifica dei modelli di personale per gestire sia il carico di lavoro che il consumo di cassa
- L’adeguamento dei debiti verso fornitori e/o degli impegni di spesa discrezionali
- La fornitura di analisi previsionali mensili (o trimestrali) per i responsabili finanziari dell’azienda, inclusa l’identificazione proattiva di varianze positive o negative;
- L’aiuto alle agenzie di eventi per affrontare in modo più efficace gli alti e bassi economici, o il flusso e riflusso delle loro entrate.
Gestire le prestazioni dei partner
Le tendenze delle prestazioni visualizzate per singola proprietà e a livello di catena possono lavorare in tandem con altri criteri per influenzare i processi di selezione delle destinazioni e delle location, così come le partnership preferenziali tra agenzie e hotel. Valutare le prestazioni dei partner rispetto ai modelli di spesa e ai fattori comportamentali può aiutare a guidare le decisioni su quali partner continuare a collaborare, a quali condizioni e forse dove collocare il business discrezionale per raggiungere gli obiettivi di fatturato dell’anno.
Ecco alcuni modi in cui i dati sulle commissioni possono influire sulle prestazioni:
- Informare una strategia di sourcing – i dati operativi possono aiutare a identificare i fornitori da includere in una RFP. La velocità di pagamento è un tassello di questo puzzle.
- Leve di negoziazione – le piattaforme di back-of-house che tracciano la spesa e forniscono contesto con le informazioni sui pagamenti accelerano significativamente il processo di negoziazione. La visione d’insieme risultante di quanto fatturato un’agenzia rappresenti per un partner alberghiero fornisce il contesto per ogni richiesta di prezzo o indagine.
- Benchmark di settore – i dati sulle commissioni si prestano a rispondere a quanto sia affidabile e reattivo un determinato partner. Onyx aiuta le agenzie a confrontare queste metriche per determinare se sono in linea con gli standard del settore, o se questi punti dati aggiuntivi possono essere sfruttati nelle trattative con i fornitori.
Misurare il successo di meeting ed eventi sarà sempre importante, ma non dimenticare di analizzare anche i tuoi dati operativi dietro le quinte per prendere decisioni migliori e più redditizie su come gestire la tua attività. Questi sono dati a cui tutti hanno accesso, quindi assicurati di usarli per migliorare l’efficienza e l’accuratezza, prevedere il flusso di cassa, modellare i cambiamenti e gestire le prestazioni dei partner.