L’accent prédominant mis sur la logistique événementielle et l’expérience des participants au sein de l’écosystème technologique événementiel a entraîné un sous-investissement dans l’automatisation de la gestion de projet, de la budgétisation et de la réconciliation, laissant les équipes événementielles mal équipées pour analyser et tirer des informations exploitables afin d’améliorer la performance commerciale.
En ce qui concerne ce type d’intelligence opérationnelle, beaucoup se demandent : « Que suis-je en train de chercher ? » Dans cet article, nous partagerons comment les données opérationnelles – y compris celles sur les commissions de groupe – peuvent aider les agences événementielles et les hôtels non seulement à travailler plus efficacement, mais aussi à prendre de meilleures décisions, plus rentables, sur la manière de gérer leurs activités.
Des données propres produisent exactitude et efficacité
Une manière significative dont l’attention portée aux données internes peut générer des résultats commerciaux est d’améliorer l’efficacité et l’exactitude. Les données sont souvent saisies via des processus manuels sujets aux erreurs ou dans une feuille de calcul Excel autonome, ce qui peut produire des informations de faible qualité, truffées d’erreurs et de doublons.
« Il y a beaucoup d’argent laissé sur la table en ce qui concerne la qualité des données », a déclaré Akshath Dhar, responsable de l’analyse des données commerciales chez Onyx CenterSource. « Des données de mauvaise qualité peuvent être filtrées ou rendre difficile l’appariement des bons hôtels avec leurs transactions, ce qui se traduit par des retards de paiement et plus de temps passé à faire des réclamations et à courir après les paiements. »
Recherchez toutes les opportunités de contrôler et d’auditer la qualité de vos données. Investir dans une technologie de paiement interne, telle que GroupPay d’Onyx CenterSource, peut économiser ces processus plus efficacement et souvent à moindre coût. Par exemple, GroupPay signale les incohérences lorsqu’elles surviennent, en faisant correspondre automatiquement les enregistrements identiques ou en identifiant les participants non présents dans le rapport de ramassage final par rapport à la liste d’hébergement.
Des données plus propres et de meilleure qualité entraînent un traitement des paiements plus rapide et plus précis, ce qui augmente les revenus des agences événementielles et rend les hôtels et les lieux plus compétitifs dans la course aux affaires événementielles. Lorsque ces problèmes ne sont pas traités dès qu’ils surviennent, ils entraînent souvent des commissions sous-payées ou impayées, des paiements en double et des prévisions peu fiables. C’est une frustration pour les agences événementielles et une responsabilité en matière de réputation pour les établissements hôteliers, entraînant une perte d’activité pour les deux parties.
Exploiter les données internes
Les données internes offrent une mine d’informations qui génèrent des résultats commerciaux. Les dirigeants doivent être capables d’exploiter ces informations pour améliorer tout, des procédures opérationnelles standard à la gestion des partenaires.
Par exemple, les données sur les dépenses finales et les commissions de groupe peuvent aider les agences événementielles à évaluer la consommation réelle par rapport au contrat, à prévoir les revenus, à évaluer la performance des partenaires et à élaborer des stratégies d’approvisionnement. De plus, l’analyse des gains et du recouvrement des commissions peut aider à l’analyse de la rentabilité au niveau du projet et éclairer les ajustements du modèle de tarification lors de la réponse aux appels d’offres des clients.
Prévisions
Les prévisions basées sur les données de commissions de groupe peuvent aider les agences événementielles à projeter avec précision leur flux de trésorerie et à modéliser les changements au fil du temps. Dans de nombreux cas, une corrélation directe entre le travail effectué et les revenus ne s’alignera pas sur une période de rapport définie, ce qui exercera une pression supplémentaire sur le flux de trésorerie.
L’amélioration des données opérationnelles et la création d’une visibilité d’entreprise sur l’état des projets, y compris les commissions de groupe, peuvent avoir un impact commercial significatif, notamment :
- Mettre en évidence les périodes de décalage entre les revenus/liquidités et les dépenses ;
- Signaler les événements anciens qui n’ont pas été clôturés, y compris les commissions reçues ou les factures finales complétées pour une escalade et/ou une intervention ;
- Soutenir la planification d’urgence si un écart ou un risque existe, en :
- Modifiant les modèles de personnel pour gérer à la fois la charge de travail et la consommation de trésorerie
- Ajustant les comptes fournisseurs et/ou les engagements de dépenses discrétionnaires
- Fournissant une analyse prévisionnelle mensuelle (ou trimestrielle) aux dirigeants financiers de l’entreprise, y compris l’identification proactive des écarts positifs ou négatifs ;
- Aidant les agences événementielles à mieux gérer les hauts et les bas économiques, ou les fluctuations de leurs revenus.
Gérer la performance des partenaires
Les tendances de performance observées par propriété et au niveau de la chaîne peuvent fonctionner en tandem avec d’autres critères pour influencer les processus de sélection des destinations et des lieux, ainsi que les partenariats privilégiés entre les agences et les hôtels. L’évaluation de la performance des partenaires par rapport aux habitudes de dépenses et aux facteurs comportementaux peut aider à guider les décisions concernant les partenaires avec lesquels continuer à travailler, à quelles conditions, et peut-être où placer les affaires discrétionnaires pour atteindre les objectifs de revenus annuels.
Voici quelques façons dont les données de commission peuvent impacter la performance :
- Informer une stratégie d’approvisionnement – les données opérationnelles peuvent aider à identifier les fournisseurs à inclure dans un appel d’offres. La rapidité de paiement est une pièce de ce puzzle.
- Leviers de négociation – les plateformes internes qui suivent les dépenses et fournissent un contexte avec les informations de paiement accélèrent considérablement le processus de négociation. La vue d’ensemble résultante de la quantité de revenus qu’une agence représente pour un partenaire hôtelier fournit un contexte pour chaque demande de prix ou d’information.
- Référentiels sectoriels – les données de commission permettent de déterminer la fiabilité et la réactivité d’un partenaire donné. Onyx aide les agences à évaluer ces métriques pour déterminer si elles s’alignent sur les normes de l’industrie, ou si ces points de données supplémentaires peuvent être exploités lors des négociations avec les fournisseurs.
Mesurer le succès des réunions et des événements sera toujours important, mais n’oubliez pas d’analyser également vos données opérationnelles en coulisses pour prendre de meilleures décisions, plus rentables, sur la manière de gérer votre entreprise. Ce sont des données auxquelles tout le monde a accès, alors assurez-vous de les utiliser pour améliorer l’efficacité et l’exactitude, prévoir les flux de trésorerie et modéliser les changements, et gérer la performance des partenaires.