イベント技術スタックにおいて、イベントロジスティクスと参加者体験に重点が置かれてきたため、プロジェクト管理、予算編成、照合の自動化への投資が不足しており、イベントチームはビジネスパフォーマンスを向上させるための分析や実用的なインサイトの導出に十分な準備ができていない状況です。
このような業務インテリジェンスに関しては、多くの方が「何を探せばよいのか」と自問しています。本記事では、グループコミッションを含む業務データが、イベント代理店やホテルがより効率的に業務を遂行するだけでなく、ビジネス運営に関してより良い、より収益性の高い意思決定を行うためにどのように役立つかをご紹介します。
クリーンなデータが正確性と効率性を生み出す
バックオフィスデータへの注意がビジネス成果を推進する重要な方法の一つは、効率性と正確性の向上です。データは、エラーが発生しやすい手動プロセスや独立したExcelスプレッドシートを通じて入力されることが多く、エラーや重複が多い低品質な情報を生み出す可能性があります。
「データ品質に関しては、多くの収益機会が見過ごされています」と、Onyx CenterSourceのビジネスデータ分析マネージャーであるAkshath Dhar氏は述べています。「品質の低いデータは除外されたり、正しいホテルとその取引を照合することを困難にしたりする可能性があり、それが支払いの遅延や請求・支払い追跡により多くの時間を費やすことにつながります。」
データ品質を管理・監査するあらゆる機会を探してください。Onyx CenterSourceのGroupPayなどのバックオフィス決済技術への投資により、これらのプロセスをより効率的に、多くの場合より低コストで経済化できます。例えば、GroupPayは不整合が発生した際にフラグを立て、同一レコードを自動的に照合したり、最終ピックアップレポートとハウジングリストに含まれていない参加者を特定したりします。
より清潔で高品質なデータにより、より迅速で正確な支払い処理が実現し、イベント代理店の収益が増加し、ホテルや会場がイベントビジネスの獲得においてより競争力を持つようになります。これらの問題が発生時に対処されない場合、コミッションの未払いや過少支払い、重複支払い、信頼性の低い予測につながることがよくあります。これはイベント代理店にとっては不満であり、ホテル物件にとっては評判上の責任となり、双方にとってビジネスの損失をもたらします。
バックオフィスデータの活用
バックオフィスデータは、ビジネス成果を推進する豊富なインサイトを提供します。リーダーは、標準業務手順からパートナー管理まで、あらゆるものを改善するためにこれらのインサイトを活用できる必要があります。
例えば、最終支出とグループコミッションデータは、イベント代理店が契約と実際の消費を評価し、収益を予測し、パートナーのパフォーマンスを評価し、ソーシング戦略を形成するのに役立ちます。さらに、コミッション収益と回収に関する分析は、プロジェクトレベルの収益性分析を支援し、顧客のRFPに対応する際の価格モデルの改善に役立ちます。
予測
グループコミッションデータに基づく予測は、イベント代理店がキャッシュフローを正確に予測し、時間の経過に伴う変化をモデル化するのに役立ちます。多くの場合、完了した業務と収益の間の直接的な相関関係は、定義された報告期間内で一致せず、キャッシュフローにさらなる圧力をかけます。
業務データを改善し、グループコミッションを含むプロジェクトステータスに関する企業全体の可視性を作成することは、以下を含む実質的なビジネスインパクトをもたらす可能性があります：
- 収益/現金と支出の不一致期間の強調
- 受領したコミッションや完了した最終請求書を含む、クローズされていない古いイベントのフラグ付けによるエスカレーションおよび/または介入
- ギャップやリスクが存在する場合の緊急時対応計画の支援：
- 業務量と現金消費の両方を管理するためのスタッフモデルの変更
- 買掛金および/または裁量的経費コミットメントの調整
- プラスまたはマイナスの差異の積極的な特定を含む、会社の財務リーダーへの月次（または四半期）予測分析の提供
- イベント代理店が経済の高低、または収益の増減により効果的に対処できるよう支援
パートナーパフォーマンスの管理
物件ごとおよびチェーンレベルで見られるパフォーマンス傾向は、他の基準と連携して、目的地や会場の選択プロセス、および代理店とホテル間の優先パートナーシップに影響を与えることができます。支出パターンと行動要因に対してパートナーのパフォーマンスを評価することで、どのパートナーと引き続き協力するか、どのような条件で協力するか、そしておそらく年間収益目標を達成するためにどこに裁量的ビジネスを配置するかについての意思決定を導くことができます。
コミッションデータがパフォーマンスに影響を与える方法をいくつかご紹介します：
- ソーシング戦略への情報提供 – 業務データは、RFPに含めるベンダーを特定するのに役立ちます。支払いまでの速度は、そのパズルの一部です。
- 交渉のレバレッジ – 支出を追跡し、支払い情報とともにコンテキストを提供するバックオフィスプラットフォームは、交渉プロセスを大幅に迅速化します。その結果、代理店がホテルパートナーにとってどれだけの収益を表すかの全体像が得られ、すべての価格リクエストや問い合わせにコンテキストを提供します。
- 業界ベンチマーク – コミッションデータは、特定のパートナーがどれだけ信頼でき、対応が迅速かを判断するのに役立ちます。Onyxは、代理店がこれらの指標をベンチマークして、業界標準と一致しているかどうか、またはこれらの追加データポイントをサプライヤー交渉で活用できるかどうかを判断するのを支援します。
ミーティングやイベントの成功を測定することは常に重要ですが、舞台裏の業務データも分析して、ビジネス運営に関してより良い、より収益性の高い意思決定を行うことを忘れないでください。これは誰もがアクセスできるデータですので、効率性と正確性を向上させ、キャッシュフローを予測してモデル変更を行い、パートナーのパフォーマンスを管理するために必ず活用してください。