Chiedi a un team finanziario di una TMC quante commissioni gli sono dovute in questo momento, e la maggior parte non può rispondere con certezza. Non perché non conoscano il loro volume di prenotazioni, lo conoscono. È perché il numero che conta, ciò che è stato pagato rispetto a ciò che avrebbe dovuto essere pagato, diventa visibile solo dopo che la riconciliazione è terminata. E la riconciliazione, per la maggior parte delle agenzie, avviene settimane dopo, rendiconto per rendiconto, attraverso molti diversi pagatori.
Questo ritardo crea tre punti ciechi specifici. Comprenderli spiega perché “stiamo ancora aspettando una risposta” è una risposta così comune in questo settore, e perché si tratta di un problema strutturale, non di personale.
Non puoi vedere un pagamento in ritardo finché non lo cerchi.
Alcune catene gestiscono i pagamenti delle commissioni in modo centralizzato e coerente. Ma le prenotazioni di una TMC si estendono su molte catene, brand e strutture indipendenti, e i tempi di pagamento variano tra loro: alcune pagano entro pochi giorni dal checkout, altre raggruppano i pagamenti mensilmente o trimestralmente. Senza un calendario condiviso tra tutti questi pagatori, una TMC non ha modo di segnalare un ciclo mancato nel momento in cui viene saltato. Il gap emerge solo quando qualcuno controlla manualmente, il che di solito avviene alla chiusura di fine mese, momento in cui il pagamento potrebbe essere in ritardo di settimane.
Non puoi vedere un ammanco finché non hai abbinato ogni riga.
Una distinta di pagamento ti dice cosa è stato pagato. Non ti dice se quella cifra corrisponde a ciò che è stato prenotato. Trovare una discrepanza significa confrontare i due lato a lato, riga per riga, attraverso ogni rendiconto ricevuto in quel periodo. Salta un confronto perché il volume è alto quel mese, e un pagamento insufficiente semplicemente non viene rilevato, perché nessuno ha controllato.
Non puoi vedere se qualcosa è contestato o semplicemente lento.
Una commissione che non è arrivata potrebbe essere ritardata, calcolata male o attivamente contestata. Dal lato della TMC, tutte e tre sembrano identiche: denaro che non è ancora arrivato. Distinguerle significa alzare il telefono o inviare un’email al team finanziario pertinente e aspettare una risposta, che è esattamente il botta e risposta che consuma la settimana di un team di back-office.
Tutti e tre i punti ciechi risalgono alla stessa causa principale: non esiste una vista unica e standardizzata dello stato delle commissioni che copra ogni catena e struttura prenotata da una TMC. Anche dove le singole società alberghiere gestiscono processi rigorosi, formati, scadenze e dettagli delle distinte differiscono da un pagatore all’altro, quindi l’agenzia che riceve il denaro è anche quella che ricostruisce il quadro dopo i fatti.
Questo non è un fallimento di un singolo team finanziario o società alberghiera. È ciò che accade quando molti flussi di pagamento separati confluiscono tutti in un’unica scrivania senza una vista condivisa tra loro. È anche il motivo per cui la soluzione non è “assumere più persone per riconciliare più velocemente”. Aggiungere personale a un processo che è cieco per progettazione significa solo più persone che cercano le stesse lacune un po’ prima.
La vera soluzione è strutturale: una vista condivisa e standardizzata dello stato delle commissioni che si aggiorna man mano che i pagamenti si muovono, piuttosto che una che viene ricostruita da zero ogni mese da qualsiasi formato ogni pagatore abbia deciso di inviare.
Questo è l’approccio che Onyx CenterSource adotta con SurePay. Consolida i dati delle commissioni dagli hotel partecipanti in oltre 160 paesi in un unico report e un unico pagamento, così lo stato è visibile mentre cambia. Se uno dei tre punti ciechi sopra ti suona familiare, vale la pena dare un’occhiata: onyxcentersource.com/solutions/travel-commission-payments/
Per le organizzazioni che desiderano fare un passo ulteriore, i servizi di riconciliazione di Onyx possono aiutare a gestire quel processo per loro conto. Se uno dei tre punti ciechi sopra ti suona familiare, potrebbe essere il momento di esaminare come un approccio più snello ai pagamenti delle commissioni e alla riconciliazione possa aiutare.