As reuniões presenciais não precisam mais de uma história de superação — elas são simplesmente a forma como o setor opera agora. A conversa mudou de “as pessoas comparecerão” para “o que as manterá engajadas e qual será o custo para levá-las até lá”. Oitenta e cinco por cento dos profissionais de reuniões afirmam estar otimistas sobre o estado das reuniões e eventos em 2026, de acordo com a previsão da Amex GBT para 2026, mesmo com orçamentos apertados e planejadores mais seletivos sobre o destino das verbas.
Essa mistura — otimismo somado à cautela — está moldando a forma como os eventos são construídos este ano. Os planejadores estão cortando as partes que não justificam o investimento (menos brindes, agendas mais curtas, equipes mais enxutas) e investindo o dobro nas partes que os participantes realmente lembram. Aqui está o que está impulsionando a estratégia de eventos para 2026.
A IA passa de novidade a ferramenta de back-office
A cobertura de tecnologia para eventos costumava significar headsets de RA e estandes imersivos. Em 2026, a conversa sobre IA é mais silenciosa e operacional. Vinte e oito por cento dos planejadores dizem que a adoção da IA é uma das principais tendências que moldam suas prioridades este ano, e 84 % esperam que ela tenha um impacto de moderado a grande no setor, de acordo com o Relatório de Sourcing de Planejadores de 2026 da Cvent. A maior parte desse impacto não é voltada para o participante, mas sim no planejamento, nas comunicações com os participantes e nos relatórios pós-evento, onde 66 % dos profissionais de eventos afirmam que a IA os libera para trabalhos de maior valor.
Para os planejadores, isso significa menos tempo gasto conciliando planilhas e buscando aprovações, e mais tempo nas partes do trabalho que realmente exigem julgamento: fluxo de salas, design de programas, relacionamento com parceiros.
Programação mais curta e intencional
A palestra de 90 minutos está com os dias contados. Planejadores corporativos estão observando um melhor engajamento em sessões de 20 a 30 minutos combinadas com intervalos mais longos criados para conversas reais, e os participantes estão respondendo a programas que deixam espaço para explorar, em vez de assistirem a uma agenda fixa do início ao fim. O Relatório de Tendências de 2026 da Hilton associa isso ao que chama de “whycation” — participantes perguntando cada vez mais o porquê de estarem se reunindo antes de decidirem o como, e esperando que o formato corresponda ao motivo.
Na prática, isso se manifesta em layouts flexíveis, luz natural, assentos confortáveis feitos para conversação em vez de anotações, e agendas que trocam o volume de conteúdo pela profundidade da conexão.
Locais construídos para mais do que apenas a sala de reunião
Locais não tradicionais ainda realizam o trabalho que faziam há alguns anos, mas a exigência evoluiu. Os planejadores agora buscam destinos que combinem espaço para reuniões, acomodações, gastronomia, bem-estar e entretenimento no local em uma única propriedade, para que os participantes não precisem sair da experiência para obter nada disso. Trata-se menos de um cenário impactante para uma única foto e mais de um local que possa sustentar uma agenda inteira de vários dias sem que os participantes precisem ir a outro lugar.
Bem-estar e bem-viver, reformulados
Pausas para meditação e desafios de passos não desapareceram, mas a abordagem mudou de “adicional de bem-estar” para uma expectativa básica. Isso também se reflete na alimentação. Menus mais inclusivos são as tendências definidoras para 2026, juntamente com o movimento contínuo de afastamento de buffets ricos em açúcar em direção a alimentos que mantêm as pessoas alertas durante uma sessão vespertina.
Colaboração intersetorial
Uma nova vertente para 2026: planejadores misturando deliberadamente perspectivas, formatos e até setores dentro de um único evento, em vez de manter os programas isolados por disciplina. A lógica é simples — participantes que nunca se cruzariam em seu circuito habitual de conferências trazem ideias uns aos outros que uma agenda de trilha única não conseguiria produzir sozinha.
Orçamentos permanecem disciplinados
Nada do que foi dito acima muda o fato de que 2026 é um ano consciente em relação aos custos. O relatório de Tendências do Setor de setembro de 2025 da Maritz projeta aumentos de custos para hotéis, passagens aéreas, alimentos e bebidas, e equipe de eventos entre 2 a 4 por cento, em linha com a inflação geral, não acima dela. Onde as organizações estão cortando é nos gastos com alimentos e bebidas, pessoal, brindes e contagem de sessões, não nas reuniões em si.
Essa combinação — otimismo constante, orçamentos mais apertados e menos paciência para qualquer coisa que não conquiste a atenção do participante — é exatamente o motivo pelo qual o lado administrativo do planejamento de eventos importa mais este ano, e não menos. Quando há menos margem no orçamento para desperdícios, atrasos em comissões e erros de conciliação custam mais do que costumavam custar.
A parte que não deve tomar o seu tempo
Cada tendência acima diz respeito ao que acontece no evento. Nada disso deve competir pela atenção de um planejador com o rastreamento de comissões, pagamentos contestados ou uma fatura não conciliada de três meses atrás. O GroupPay, desenvolvido pela Onyx CenterSource, automatiza o processamento e o pagamento de comissões de grupos para que hotéis e profissionais de reuniões possam ver a situação de cada comissão sem abrir uma planilha.
Se 2026 é o ano de orçamentos mais enxutos e expectativas mais altas, os eventos que se destacarão serão aqueles em que a equipe dedicou seu tempo ao programa, e não à papelada por trás dele. Saiba mais sobre o GroupPay.