Neste ano, a Onyx contou com vários colegas presentes, incluindo Tony Wagner, vice-presidente sênior de relacionamentos comerciais e estratégicos, Hayley Kenslea, vice-presidente de marketing, Jim Casale, vice-presidente de gestão de produtos, pagamentos globais, e Dee Thomas, diretora de gestão de produtos, e conversamos com eles para obter alguns insights sobre suas experiências na conferência.
Primeiro, como foi estar em um evento presencial depois de tanto tempo?
HK: Foi ótimo estar de volta! O Forum at Caesar’s Palace é um local novíssimo. Era muito moderno, espaçoso e pareceu perfeito para o tamanho e a abrangência deste evento. Os participantes e a equipe organizadora da Cvent fizeram um ótimo trabalho ao seguir as precauções. Máscaras eram obrigatórias em ambientes internos e estavam disponíveis em todos os lugares. As pessoas estavam claramente animadas por se reencontrarem com colegas que não viam havia algum tempo. No geral, havia um sentimento de alegria e entusiasmo com o retorno.
DT: Sim — foi bom voltar a estar diante das pessoas e sair de trás da tela do Zoom, embora a Cvent também tenha oferecido uma opção híbrida para permitir a participação remota de quem precisasse. Houve mais oportunidade de criar uma conexão pessoal antes de entrar em uma discussão de negócios.
TW: Libertador! Foi minha primeira conferência desde janeiro de 2020, e a oportunidade de interagir diretamente com clientes, colegas do setor e parceiros foi realmente revigorante.
Como os participantes pareceram reagir ao fato de estarem na conferência?
TW: Aliviados, energizados e cautelosamente otimistas. Primeiro, senti que os presentes estavam gratos por parecer que o pior havia ficado para trás para o nosso setor. Em segundo lugar, quase todas as conversas estavam voltadas para o futuro, centradas em como o setor e as empresas se preparariam para o aumento da demanda, novas expectativas dos clientes e como apoiariam ambos diante da realidade de menos funcionários no curto e médio prazo. O otimismo foi extremamente alto nos dois primeiros dias da conferência e um pouco mais cauteloso no 3º dia, à medida que os impactos da variante Delta nas reservas recentes de eventos do 4º trimestre começaram a se fazer sentir.
HK: Novamente, havia um sentimento geral de alegria e entusiasmo, com todos dispostos a cumprimentar e conhecer novas pessoas. Os eventos tiveram boa participação e o pavilhão de exposições estava cheio.
DT: Com a política rígida de uso de máscara em vigor em Vegas neste momento, todos estavam em conformidade nesse aspecto e pareceram se adaptar bem a usá-las durante as conversas. Uma coisa que a Cvent fez foi acomodar pessoas que não queriam se sentar em uma mesa grande com muita gente, oferecendo assentos com maior distanciamento social (mesa pequena com apenas algumas cadeiras em uma sala separada). Outra coisa que achei uma ótima ideia foi que eles forneceram fitas para crachá indicando como a pessoa se sentia em relação às interações com os outros, por exemplo: “Toque de cotovelo”, “Eu abraço”, “Aperto de mão aceito”. Foi uma abordagem leve, mas eficaz.
Os eventos noturnos também foram uma boa oportunidade de se conectar com as pessoas em um nível mais pessoal, algo que não parece acontecer tanto por telefone e videochamadas.
Tenho de dizer que o maior benefício de voltar a se encontrar pessoalmente é a oportunidade de iniciar uma conversa com alguém que você não conhece e que trabalha em uma empresa com a qual você não está familiarizado. Isso tem menos probabilidade de acontecer em um ambiente virtual.
Como era de se esperar, segurança e proteção tornaram-se principais preocupações dos consumidores desde o surgimento da COVID-19. O que pode ser aprendido com o Cvent CONNECT 2021 em termos de como realizar eventos híbridos bem-sucedidos no contexto de uma pandemia em andamento?
Primeiro, para inspirar confiança nos participantes, organizadores e locais precisarão tomar medidas para garantir que todos sintam que sua saúde não está em risco.
- Defina claramente os protocolos de segurança. Embora muitas pessoas estejam aproveitando as vantagens de estar presencialmente, ainda há várias que têm ressalvas quanto a algumas das normas pré-COVID. Ao planejar um evento, certifique-se de destacar o que sua equipe está fazendo para garantir a segurança dos participantes. Isso pode incluir limitação do tamanho do público, exigência de máscara e/ou vacinação, disponibilidade de álcool em gel ou — como muitas empresas começaram a oferecer — melhores práticas sobre distanciamento social e cumprimentos.
- Automatize o máximo possível. Os participantes já estão acostumados à automação durante o processo de inscrição, mas, nestes tempos, é benéfico incluir automação também na execução do evento. Os organizadores podem configurar check-in e check-out digitais ou utilizar códigos QR para acessar determinadas áreas ou reuniões. Além disso, apresentações ou palestras sob demanda podem ser disponibilizadas em formato híbrido para oferecer mais informações aos participantes sem exigir mais tempo de contato presencial em um evento.
- Ofereça opções de alimentos e bebidas embalados. Em vez de opções de refeitório ou buffet, alimentos e bebidas pré-embalados podem ser usados para minimizar contaminações e ajudar a acelerar os esforços de limpeza.
- Continue oferecendo uma experiência virtual para quem não puder participar presencialmente. Embora nada se compare a uma experiência presencial, eventos híbridos oferecem a flexibilidade de “participação” remota para quem talvez não tenha condições de fazer a viagem até o local da conferência.
Quais foram alguns dos principais aprendizados da conferência?
DT: Para mim, foi ver o roadmap da Cvent, conhecer mais sobre seus produtos e sobre como eles são usados por sua base de clientes.
Também houve, sem dúvida, um foco no que a Cvent está fazendo para apoiar reuniões virtuais e híbridas, dado o atual “novo normal” da vida desde o início de 2020. Como acontece com muitas empresas, a necessidade impulsiona a inovação, e eles realmente desenvolveram muita tecnologia nova em um curto período para apoiar o participante virtual. Estou animada para ver esses novos planos se concretizarem.
TW: Três pontos me vêm à mente:
- A capacidade do setor de M&E de se adaptar e abraçar reuniões virtuais e híbridas, e como os investimentos feitos em 2020 e 2021 vão elevar a posição do setor e sua recuperação de longo prazo
- Reggie — CEO da Cvent — destacou o surgimento do “Quarto Pilar”, o Evento Contínuo, em que o conteúdo digital e o engajamento continuam por períodos prolongados. Além de ser um ótimo ROI para os profissionais de marketing, para mim é uma oportunidade de o setor de M&E aumentar seu valor e monetizar o suporte à criação contínua de conteúdo e ao engajamento.
- Embora seja algo tático, foi um ótimo lembrete de como ficar bem ao participar virtualmente, com iluminação e posicionamento de câmera!
O que você acha que vem a seguir para reuniões e eventos?
TW: Um retorno forte, no primeiro semestre de 2022, aos eventos presenciais. Acredito que relacionamentos interpessoais são importantes e a maioria — mas não todos — dos participantes e executivos que realizam eventos vai querer voltar ao presencial. No entanto, provavelmente haverá pressão para continuar expandindo ofertas híbridas virtuais para aumentar o alcance, reduzir custos (para os CFOs) e acomodar preocupações com o vírus.
Isso certamente será uma mudança para organizadores e hotéis anfitriões, mas o mercado exigirá isso para tranquilizar os clientes. Já existe muita tecnologia disponível que pode nos ajudar a fazer essa transição — como pagamentos sem contato e experiências imersivas de eventos virtuais — e novas soluções surgem todos os dias.
Por fim, como mencionado anteriormente, concordo com Reggie que o setor tem a oportunidade de desenvolver uma abordagem de evento contínuo, com conteúdo e engajamento permanentes. Vamos aproveitar a oportunidade.
Como o GroupPay da Onyx pode ajudar neste “novo normal” para reuniões e eventos em grupo?
JC: A solução GroupPay da Onyx foi desenvolvida especificamente para ajudar profissionais de M&E a automatizar aspectos da inscrição e acelerar o recebimento de pagamentos de comissões. Muitos de nossos clientes afirmaram que a conciliação e o cruzamento de transações eram grandes pontos de dor, e isso ficou ainda mais evidente à medida que cancelamentos flexíveis e reagendamentos se tornaram a norma. Além disso, no pós-Covid, liquidez e aceleração do fluxo de caixa estão no topo das prioridades em todos os setores de viagens e hospitalidade.
Nossa ferramenta ajuda a minimizar esses problemas e oferece melhor visibilidade sobre o desempenho dos eventos e sobre a situação dos pagamentos de comissões. Quando combinamos isso com outras melhores práticas de contas a receber, vemos o GroupPay como um ingrediente importante para lidar com a nova realidade trazida pela Covid, ao mesmo tempo em que torna o processamento de contas a receber mais resiliente para a próxima vez que ocorrer um evento com impacto no setor.
TW: O Jim explicou bem, mas vou reforçar. Para agências — trata-se de capturar mais receita de comissões, reduzir o tempo para receber as comissões devidas e permitir que a equipe seja realocada para gerenciar o aumento da demanda por eventos, em vez de registrar manualmente os detalhes de faturas por item e correr atrás de comissões. Para hotéis — trata-se de reduzir o processamento manual de comissões de grupos, reduzir o tempo do ciclo de pagamento e melhorar a visibilidade do desempenho dos parceiros. A solução GroupPay da Onyx pode ajudar sua empresa a se ajustar conforme a demanda necessária voltar!
Se você está pronto para ver o GroupPay em ação, entre em contato conosco hoje para agendar uma demonstração.