Während wir unsere neue Normalität des Social Distancing leben, betrachten viele Veranstaltungsplaner virtuelle Events als Alternative zu Präsenzveranstaltungen und Konferenzen. Während dies für große Festivals und Fachmessen eine größere Herausforderung darstellt, lernen Konferenzen aller Größenordnungen, dass sie Präsenzveranstaltungen mit relativer Leichtigkeit in ein Online-Format umwandeln können.
Virtuelle Events können sich für Veranstaltungsplaner eher wie ein mühsamer Kampf bergauf anfühlen. Es gibt weniger Möglichkeiten zur Bewerbung, einen Mangel an Monetarisierungschancen, und die Einbindung Ihres Publikums ist eine wesentlich größere Aufgabe. Was können Sie jetzt tun, um einige dieser verlorenen Vorteile in Ihre virtuellen Events einzubringen? Lesen Sie weiter für unsere Empfehlungen.
Wie bewirbt man virtuelle Events?
Die Event-Promotion wird einen analytischeren Ansatz verfolgen, während Sie mit Sponsoren zusammenarbeiten, um so viele Teilnehmer wie möglich zu gewinnen.
URLs tracken
Sie möchten nicht nur besser verstehen, woher Ihr Event-Traffic kommt; das Tracking von URLs hilft Ihnen auch dabei, herauszufinden, welche Sponsoren die meisten Anmeldungen bringen, und unterstützt Sie bei der besseren Vorbereitung auf zukünftige Events.
Wenn Sie zum ersten Mal ein Online-Event erstellen, stellen Sie sicher, dass Sie ein Tool wie Google Analytics auf Ihrer Event-Website eingerichtet haben, um den Traffic zu verfolgen und Ihr URL-Tracking zu verwalten. Nutzen Sie dann Funktionen wie deren Kampagnen-Tracker, um eindeutige Parameter zu erstellen, die Sie den Links hinzufügen, die Sie an Sponsoren senden und in die Kommunikation einbinden.
Nutzen Sie (bezahlte) soziale Medien
Verlassen Sie sich nicht nur auf organische Wege, um Ihre virtuelle Konferenz zu bewerben. Das Schalten einer bezahlten Promotion über Facebook oder LinkedIn kann eine dramatische Auswirkung auf die Rücklaufquote haben. Achten Sie darauf, Ihren ROI bei bezahlten Maßnahmen genau zu messen, um sicherzustellen, dass Sie den größten Nutzen aus Ihren Bemühungen ziehen, und ziehen Sie in Erwägung, bezahlte Kampagnen erst einen Monat vor dem Event zu starten, da die meisten Anmeldungen kurz vor dem Termin erfolgen.
Erstellen Sie die perfekte E-Mail
Jetzt ist es an der Zeit, Ihre E-Mail-Liste von früheren Events sowie alle Branchenlisten, die Sie eventuell haben, zu nutzen und die E-Mails zu verwenden, die Sie über ein Update-Opt-in auf Ihrer Website gesammelt haben. Verwenden Sie eine überzeugende Betreffzeile und nutzen Sie den Pre-Header-Text, der im Posteingang des Empfängers erscheint und einen klaren Call-to-Action enthalten sollte.
Wenn Sie von Beruf kein E-Mail-Marketer sind, sollten Sie unbedingt einige der kostenlosen Tools nutzen, die Unternehmen anbieten. Lösungen wie Litmus oder Email on Acid bieten kostenlose Testversionen an, damit Sie sicher sein können, dass Ihre E-Mail nach dem Klicken auf die Senden-Schaltfläche auch den Posteingang des Empfängers erreicht.
Wie monetarisiert man virtuelle Events?
Einige Unternehmen für Online-Event-Management haben neue und einzigartige Wege gefunden, um virtuelle Events zu monetarisieren.
Finden Sie die richtige Plattform
Nicht alle Event-Plattformen sind gleich. In den letzten Jahren sind einige Unternehmen über das Übliche hinausgegangen, um Veranstaltungsplanern bei der Monetarisierung von Online-Meetings und -Events zu helfen. Unternehmen wie INXPO ermöglichen es Ihnen, Event-Banner anzupassen, um Sponsoring-Upsells zu generieren. Sie können sogar Spielepausen, Rätsel und Quiz-Sessions während des gesamten Events sponsern.
Gated On-Demand-Viewing
Die Nutzung sozialer Medien zur Bewerbung Ihres Events während es stattfindet sowie das Live-Streaming von Ausschnitten kann helfen, die Nachfrage bei denjenigen zu steigern, die sich nicht vorab angemeldet haben. Die Ermöglichung von kostenpflichtigem On-Demand-Viewing nach Ende der Konferenz hilft Ihnen, den Umsatz durch diejenigen zu steigern, die nicht live teilnehmen konnten. Zudem haben Sie mehr potenzielle Kontakte für Ihr nächstes Event.
Sponsoring-E-Mail-Versand
Im Vorfeld und nach Ihrem Event können Sie bezahlte Sponsorings fördern, indem Sie den Teilnehmern gegenüber eine E-Mail-Erwähnung aussprechen. Wenn Ihre Sponsoren relevante Inhalte zu teilen haben, wie ein E-Book oder ein Whitepaper, können Sie diese Assets hinter einem Formular sperren, das nach Name und E-Mail-Adresse fragt, und Ihren Sponsoren so qualifizierte Leads liefern, die sie direkt nach dem Event kontaktieren können.
Wie netzwerkt man bei virtuellen Events?
Neue Technologien machen es einfacher, Interaktionen zu fördern und Ihrem Publikum Networking-Möglichkeiten zu bieten.
Cocktailpartys veranstalten
Es mag stimmen, dass nichts ein persönliches Networking-Event ersetzen kann, aber einige neue Start-ups versuchen, die nächstbeste Lösung zu schaffen, während die Branche das Coronavirus überwindet. Run the World ist eine neue Plattform, die virtuelle Happy Hours anbietet, bei denen Teilnehmer ein Profil mit ihren persönlichen Interessen ausfüllen und die Plattform einen Algorithmus verwendet, um sie mit anderen zusammenzubringen, die für eine Video-„Cocktail“-Stunde zum Netzwerken hinzugefügt werden.
Seien Sie interaktiv
Ihr Publikum sehnt sich nach Interaktion, besonders in dieser schwierigen Zeit. Stellen Sie sicher, dass sie während der gesamten Dauer Ihres Events so viel wie möglich eingebunden werden. Echtzeit-Chat und Q&A sind heute wichtiger als noch vor einem Monat und werden auch in Zukunft eine treibende Kraft für virtuelle Events sein.
Auch der Blick auf interaktive Apps, über die sich Teilnehmer außerhalb des Events vernetzen können, hilft Ihnen, Ihr Publikum während der Teilnahme an Ihrem Event engagiert und aktiv zu halten.
Bereiten Sie sich auf die Zukunft vor
In einem früheren Blog haben wir Möglichkeiten zur Risikominderung auf kurze Sicht besprochen, um die finanziellen Auswirkungen von COVID-19 und dessen Effekt auf Meetings und Events zu verringern. Aber was können Sie jetzt tun, um sich auf die Zukunft von Meetings und Events vorzubereiten? Während Sie sicherlich die Kunst der virtuellen Events meistern können, werden Präsenzveranstaltungen schließlich zurückkehren. Auf die Zukunft vorbereitet zu sein, ist ein wichtiger Schritt in dieser unsicheren Zeit. GroupPay kann Ihnen bei der Vorbereitung helfen, indem es eine Möglichkeit bietet, Ihre zukünftigen und vergangenen Event-Provisionen einfach und ohne Vorabkosten für Sie einzuziehen.