À medida que vivemos nosso novo normal de distanciamento social, muitos organizadores de eventos estão recorrendo aos eventos virtuais como alternativa a eventos e conferências presenciais. Embora isso seja mais desafiador para festivais e feiras de grande porte, conferências de todos os tamanhos estão aprendendo que podem migrar eventos presenciais para um formato on-line com relativa facilidade.
Os eventos virtuais podem parecer uma batalha ainda mais difícil para organizadores de eventos. Há menos possibilidades de divulgação, falta de oportunidades de monetização e engajar o público é uma tarefa muito maior. O que é possível fazer agora para trazer de volta alguns desses benefícios perdidos para seus eventos virtuais? Continue lendo para ver nossas recomendações.
Como promover eventos virtuais?
A promoção do evento exigirá uma abordagem mais analítica, à medida que você trabalha com patrocinadores para conquistar o maior número possível de participantes.
Rastreie URLs
Além de ajudar a entender melhor de onde vem o tráfego do seu evento, o rastreamento de URLs também ajudará a descobrir quais patrocinadores geram mais inscrições e a se preparar melhor para eventos futuros.
Se esta for sua primeira vez criando um evento on-line, certifique-se de ter uma ferramenta como o Google Analytics configurada no site do evento para rastrear o tráfego e gerenciar o rastreamento de URLs. Em seguida, use recursos como o rastreador de campanhas para criar parâmetros exclusivos e adicioná-los aos links que você envia aos patrocinadores e às comunicações.
Invista em social (pago)
Não dependa apenas de meios orgânicos para promover sua conferência virtual. Fazer uma promoção paga no Facebook ou no LinkedIn pode ter um efeito significativo na taxa de resposta. Certifique-se de medir de perto o ROI das ações pagas para garantir o máximo benefício dos seus esforços e considere iniciar campanhas pagas apenas um mês antes do evento, já que a maioria das inscrições acontece mais perto da data.
Crie o e-mail perfeito
Agora é o momento de aproveitar sua lista de e-mails de eventos anteriores, quaisquer listas do setor que você tenha e os e-mails capturados com um opt-in de atualizações no seu site. Use um assunto atraente e aproveite o texto de pré-cabeçalho que aparece na caixa de entrada do destinatário, que deve incluir uma chamada para ação clara.
Se você não trabalha com e-mail marketing, aproveite algumas das ferramentas gratuitas que as empresas estão oferecendo. Soluções como Litmus ou Email on Acid disponibilizam testes de demonstração gratuitos, para que você tenha confiança de que seu e-mail chegará à caixa de entrada do destinatário após clicar em enviar.
Como monetizar eventos virtuais?
Algumas empresas de gestão de eventos on-line criaram formas novas e exclusivas de monetizar eventos virtuais.
Encontre a plataforma certa
Nem todas as plataformas de eventos são iguais. Nos últimos anos, algumas empresas foram além para ajudar organizadores a monetizar reuniões e eventos on-line. Empresas como a INXPO permitem personalizar banners do evento para fazer upsell de patrocínios. Elas podem até patrocinar intervalos com jogos, quebra-cabeças e sessões de perguntas e respostas ao longo do evento.
Visualização sob demanda com acesso restrito
Usar as redes sociais para promover seu evento enquanto ele acontece e fazer transmissões ao vivo de trechos pode ajudar a gerar demanda de quem não se inscreveu com antecedência. Permitir visualização sob demanda paga após o término da conferência ajudará a aumentar a receita com quem não pôde assistir ao vivo. Além disso, você terá mais pessoas em potencial para contatar no seu próximo evento.
Disparos de e-mail de patrocinadores
Antes e depois do seu evento, você pode aumentar patrocínios pagos dando aos patrocinadores um destaque por e-mail para os participantes. Se seus patrocinadores tiverem conteúdo relevante para compartilhar, como um eBook ou um whitepaper, você pode restringir o acesso a esses materiais por meio de um formulário que solicita nome e e-mail e fornecer aos patrocinadores leads legítimos para acompanhamento direto após o evento.
Como fazer networking em eventos virtuais?
Novas tecnologias estão facilitando o engajamento e trazendo oportunidades de networking para o seu público.
Organize coquetéis
Pode ser verdade que nada supera um evento de networking presencial, mas algumas novas start-ups estão tentando criar a melhor alternativa enquanto o setor supera o coronavírus. A Run the World é uma nova plataforma que oferece happy hours virtuais, nos quais os participantes preenchem um perfil com seus interesses pessoais e a plataforma usa um algoritmo para conectá-los a outras pessoas, reunidas em uma hora do “coquetel” por vídeo para fazer networking.
Seja interativo
Seu público está buscando engajamento, especialmente neste momento difícil. Garanta que ele fique o mais engajado possível durante todo o evento. Chat em tempo real e perguntas e respostas (Q&A) são mais importantes hoje do que eram há um mês e continuarão sendo uma força motriz para eventos virtuais no futuro.
Além disso, analisar aplicativos interativos, nos quais os participantes podem se conectar fora do evento, ajudará a manter seu público engajado e ativo enquanto participa do evento.
Prepare-se para o futuro
Em um blog anterior, discutimos formas de mitigar riscos no curto prazo para ajudar a reduzir o impacto financeiro da COVID-19 e seus efeitos em reuniões e eventos, mas o que você pode fazer agora para se preparar para o futuro de reuniões e eventos? Embora seja possível dominar a arte dos eventos virtuais, os eventos presenciais acabarão voltando. Estar preparado para o futuro é um passo importante a ser dado neste momento de incerteza. O GroupPay pode ajudar você a se preparar, oferecendo uma forma de coletar facilmente comissões de eventos futuros e passados, sem nenhum custo inicial para você.