Mentre viviamo la nostra nuova normalità di distanziamento sociale, molti organizzatori di eventi stanno considerando gli eventi virtuali come alternativa agli eventi e alle conferenze in presenza. Sebbene questo sia più impegnativo per festival e fiere su larga scala, le conferenze di tutte le dimensioni stanno scoprendo di poter passare dagli eventi in presenza a un formato online con relativa facilità.
Gli eventi virtuali possono sembrare una sfida più ardua per gli organizzatori. C’è meno capacità di promozione, mancano opportunità di monetizzazione e coinvolgere il pubblico è un compito molto più grande. Cosa puoi fare ora per portare alcuni di questi vantaggi perduti ai tuoi eventi virtuali? Continua a leggere per le nostre raccomandazioni.
Come promuovere gli eventi virtuali?
La promozione degli eventi richiederà un approccio più analitico mentre lavori con gli sponsor per ottenere il maggior numero possibile di partecipanti.
Traccia gli URL
Non solo vuoi capire meglio da dove proviene il traffico del tuo evento, ma il tracciamento degli URL ti aiuterà anche a scoprire quali sponsor portano il maggior numero di iscrizioni e ti aiuterà a prepararti meglio per eventi futuri.
Se è la prima volta che crei un evento online, assicurati di avere uno strumento come Google Analytics configurato sul sito web del tuo evento per tracciare il traffico e gestire il monitoraggio degli URL. Quindi usa funzionalità come il loro campaign tracker per creare parametri univoci da aggiungere ai link che invii agli sponsor e alle comunicazioni.
Diventa social (a pagamento)
Non affidarti solo ai mezzi organici per promuovere la tua conferenza virtuale. Eseguire una promozione a pagamento tramite Facebook o LinkedIn può avere un effetto significativo sul tasso di risposta. Assicurati di misurare attentamente il tuo ROI attraverso i mezzi a pagamento per garantire di ottenere il massimo beneficio dai tuoi sforzi e considera di avviare campagne a pagamento solo un mese prima dell’evento, poiché la maggior parte delle iscrizioni avviene più vicino alla data.
Crea l’email perfetta
Ora è il momento di sfruttare la tua lista email di eventi precedenti, eventuali liste del settore che potresti avere e utilizzare le email che hai acquisito con un opt-in di aggiornamento sul tuo sito web. Usa un oggetto convincente e sfrutta il testo di pre-intestazione che appare nella casella di posta del destinatario, che dovrebbe includere una chiara call to action.
Se non sei un esperto di email marketing, assicurati di sfruttare alcuni degli strumenti gratuiti che le aziende stanno offrendo. Soluzioni come Litmus o Email on Acid offrono prove demo gratuite, così puoi essere sicuro che la tua email raggiungerà la casella di posta del destinatario dopo aver premuto il pulsante di invio.
Come monetizzare gli eventi virtuali?
Alcune aziende di gestione di eventi online hanno ideato modi nuovi e unici per monetizzare gli eventi virtuali.
Trova la piattaforma giusta
Non tutte le piattaforme per eventi sono uguali. Negli ultimi anni, alcune aziende hanno fatto di tutto per aiutare gli organizzatori di eventi a monetizzare riunioni ed eventi online. Aziende come INXPO ti permettono di personalizzare i banner degli eventi per vendere sponsorizzazioni. Possono persino sponsorizzare pause di gioco, puzzle e sessioni di trivia durante l’evento.
Visualizzazione on-demand a pagamento
Utilizzare i social media per promuovere il tuo evento mentre si svolge e fare live-streaming di parti può aiutare a generare domanda da parte di coloro che non si sono iscritti in anticipo. Consentire la visualizzazione on-demand a pagamento dopo la fine della conferenza ti aiuterà ad aumentare le entrate da parte di coloro che non hanno potuto partecipare dal vivo. Inoltre, avrai più persone potenziali da contattare per il tuo prossimo evento.
Invio di email sponsorizzate
Prima e dopo il tuo evento, puoi aumentare le sponsorizzazioni a pagamento dando loro visibilità via email ai partecipanti. Se i tuoi sponsor hanno contenuti pertinenti da condividere, come un eBook o un whitepaper, puoi proteggere questi asset dietro un modulo che richiede nome e indirizzo email e dare ai tuoi sponsor lead legittimi con cui seguire direttamente dopo l’evento.
Come fare networking agli eventi virtuali?
Le nuove tecnologie stanno rendendo più facile coinvolgere e portare opportunità di networking al tuo pubblico.
Organizza cocktail party
Può essere vero che nulla batte un evento di networking in presenza, ma alcune nuove start-up stanno cercando di creare la migliore alternativa mentre il settore supera il coronavirus. Run the World è una nuova piattaforma che offre happy hour virtuali in cui i partecipanti completano un profilo con i loro interessi personali e la piattaforma utilizza un algoritmo per abbinarli ad altri che vengono aggiunti a un’ora “cocktail” video per fare networking.
Sii interattivo
Il tuo pubblico desidera coinvolgimento, soprattutto durante questo periodo difficile. Assicurati di averli coinvolti il più possibile durante la durata del tuo evento. La chat in tempo reale e le sessioni di domande e risposte sono più importanti oggi di quanto non lo fossero un mese fa e continueranno a essere una forza trainante per gli eventi virtuali in futuro.
Inoltre, dare un’occhiata alle app interattive, dove i partecipanti possono connettersi al di fuori dell’evento, ti aiuterà a mantenere il tuo pubblico coinvolto e attivo mentre partecipa al tuo evento.
Preparati per il futuro
In un blog precedente, abbiamo discusso modi per mitigare il rischio a breve termine per aiutare a ridurre l’impatto finanziario del COVID-19 e il suo effetto su riunioni ed eventi, ma cosa puoi fare ora per prepararti al futuro di riunioni ed eventi? Sebbene tu possa certamente padroneggiare l’arte degli eventi virtuali, gli eventi in presenza torneranno alla fine. Essere preparati per il futuro è un passo importante da compiere durante questo periodo incerto. GroupPay può aiutarti a prepararti offrendo un modo per raccogliere facilmente le commissioni dei tuoi eventi futuri e passati senza costi iniziali per te.