A medida que vivimos nuestra nueva normalidad de distanciamiento social, muchos organizadores de reuniones están considerando los eventos virtuales como alternativa a los eventos presenciales y conferencias. Si bien esto resulta más difícil para festivales y ferias comerciales a gran escala, las conferencias de todos los tamaños están descubriendo que pueden cambiar eventos presenciales a un formato en línea con relativa facilidad.
Los eventos virtuales pueden parecer un desafío mayor para los organizadores de reuniones. Hay menos capacidad de promoción, falta de oportunidades de monetización y captar la atención de su audiencia es una tarea mucho más grande. ¿Qué puede hacer ahora para aportar algunos de esos beneficios perdidos a sus eventos virtuales? Continúe leyendo para conocer nuestras recomendaciones.
¿Cómo se promocionan los eventos virtuales?
La promoción de eventos adoptará un enfoque más analítico mientras trabaja con patrocinadores para conseguir el mayor número de asistentes posible.
Seguimiento de URL
No solo querrá comprender mejor de dónde procede el tráfico de su evento, el seguimiento de URL también le ayudará a descubrir qué patrocinadores generan más inscripciones y le ayudará a prepararse mejor para futuros eventos.
Si es la primera vez que crea un evento en línea, asegúrese de tener una herramienta como Google Analytics configurada en el sitio web de su evento para realizar un seguimiento del tráfico y gestionar el seguimiento de URL. A continuación, utilice funciones como su rastreador de campañas para crear parámetros únicos que añadir a los enlaces que envíe a los patrocinadores y añada a las comunicaciones.
Redes sociales (de pago)
No se base únicamente en medios orgánicos para promocionar su conferencia virtual. Realizar una promoción de pago a través de Facebook o LinkedIn puede tener un efecto notable en la tasa de respuesta. Asegúrese de medir su ROI de cerca mediante medios de pago para garantizar que obtiene el máximo beneficio de sus esfuerzos, y considere iniciar campañas de pago solo un mes antes del evento, ya que la mayoría de las inscripciones se producen más cerca de la fecha.
Elabore el correo electrónico perfecto
Ahora es el momento de aprovechar su lista de correo electrónico de eventos anteriores, cualquier lista del sector que pueda tener, y utilizar los correos electrónicos que haya capturado con una opción de actualización en su sitio web. Utilice un asunto atractivo y aproveche el texto de preencabezado que aparece en la bandeja de entrada del destinatario, que debe incluir una llamada a la acción clara.
Si no es profesional del marketing por correo electrónico, asegúrese de aprovechar algunas de las herramientas gratuitas que ofrecen las empresas. Soluciones como Litmus o Email on Acid proporcionan ofertas de prueba de demostración gratuitas, para que pueda tener la confianza de que su correo electrónico llegará a la bandeja de entrada del destinatario después de pulsar el botón de envío.
¿Cómo se monetizan los eventos virtuales?
Algunas empresas de gestión de eventos en línea han desarrollado formas nuevas y únicas de monetizar eventos virtuales.
Encuentre la plataforma adecuada
No todas las plataformas de eventos son iguales. Durante los últimos años, algunas empresas han ido más allá para ayudar a los organizadores de eventos a monetizar reuniones y eventos en línea. Empresas como INXPO le permiten personalizar banners de eventos para vender patrocinios adicionales. Incluso pueden patrocinar pausas de juegos, rompecabezas y sesiones de preguntas y respuestas a lo largo del evento.
Visualización bajo demanda restringida
Utilizar las redes sociales para promocionar su evento mientras está sucediendo, y transmitir en directo fragmentos, puede ayudar a impulsar la demanda de quienes no se inscribieron con antelación. Permitir la visualización de pago bajo demanda después de que haya finalizado la conferencia le ayudará a aumentar los ingresos de quienes no pudieron asistir en directo. Además, tendrá más personas potenciales a las que contactar para su próximo evento.
Envíos de correo electrónico de patrocinadores
Antes y después de su evento, puede impulsar los patrocinios de pago dándoles una mención por correo electrónico a los asistentes. Si sus patrocinadores tienen contenido relevante para compartir, como un eBook o un documento técnico, puede restringir estos recursos detrás de un formulario que solicite nombre y dirección de correo electrónico y proporcionar a sus patrocinadores clientes potenciales legítimos con los que hacer seguimiento directamente después del evento.
¿Cómo se establece contacto en eventos virtuales?
La nueva tecnología está facilitando la interacción y aportando oportunidades de networking a su audiencia.
Organice cócteles
Puede que sea cierto que nada supera a un evento de networking presencial, pero algunas nuevas empresas emergentes están intentando crear la mejor alternativa mientras el sector supera el coronavirus. Run the World es una nueva plataforma que ofrece happy hours virtuales donde los asistentes completan un perfil con sus intereses personales y la plataforma utiliza un algoritmo para emparejarlos con otros que se añaden a una hora de «cóctel» por vídeo para establecer contactos.
Sea interactivo
Su audiencia ansía interacción, especialmente durante este momento difícil. Asegúrese de que estén involucrados tanto como sea posible durante la duración de su evento. El chat en tiempo real y las preguntas y respuestas son más importantes hoy que hace un mes, y seguirán siendo una fuerza impulsora para los eventos virtuales en el futuro.
Además, considerar aplicaciones interactivas, donde los asistentes puedan conectarse fuera del evento, le ayudará a mantener a su audiencia comprometida y activa mientras asisten a su evento.
Prepárese para el futuro
En un blog anterior, analizamos formas de mitigar el riesgo a corto plazo para ayudar a reducir el impacto financiero de la COVID-19 y su efecto en reuniones y eventos, pero ¿qué puede hacer ahora para prepararse para el futuro de las reuniones y eventos? Si bien ciertamente puede dominar el arte de los eventos virtuales, los eventos presenciales volverán eventualmente. Estar preparado para el futuro es un paso importante que dar durante este momento de incertidumbre. GroupPay puede ayudarle a prepararse ofreciendo una forma de cobrar fácilmente sus comisiones de eventos futuras y pasadas sin coste inicial para usted.