Este año, Onyx contó con varios compañeros entre los asistentes, entre ellos Tony Wagner, vicepresidente sénior de relaciones comerciales y estratégicas; Hayley Kenslea, vicepresidenta de marketing; Jim Casale, vicepresidente de gestión de producto, pagos globales; y Dee Thomas, directora de gestión de producto, y nos hemos puesto al día con ellos para obtener algunas perspectivas sobre sus experiencias en la conferencia.
En primer lugar, ¿qué se sintió al estar en un evento presencial después de tanto tiempo?
HK: ¡Fue estupendo volver! The Forum at Caesar’s Palace es un recinto totalmente nuevo. Era muy moderno, espacioso y parecía encajar a la perfección con el tamaño y el alcance de este evento. Los asistentes y el equipo organizador de Cvent hicieron un gran trabajo siguiendo las precauciones. Se exigía mascarilla en interiores y se proporcionaban en todas partes. La gente estaba claramente emocionada por reencontrarse con compañeros a los que no habían visto en bastante tiempo. En general, se percibía una sensación de alegría y entusiasmo por volver.
DT: Sí; fue agradable volver a estar delante de la gente y salir de detrás de la pantalla de Zoom, aunque Cvent también ofreció una opción híbrida para permitir la participación a distancia a quienes la necesitaran. Había más oportunidades de establecer una conexión personal antes de entrar en una conversación de negocios.
TW: ¡Liberador! Fue mi primera conferencia desde enero de 2020 y la oportunidad de relacionarme directamente con clientes, colegas del sector y socios fue realmente estimulante.
¿Cómo parecían responder los asistentes al estar en la conferencia?
TW: Aliviados, con energía y cautelosamente optimistas. En primer lugar, tuve la sensación de que quienes asistieron estaban agradecidos de que lo peor pareciera haber quedado atrás para nuestro sector. En segundo lugar, casi todas las conversaciones estaban orientadas al futuro y se centraban en cómo nuestro sector y sus empresas se preparan para un aumento de la demanda, nuevas expectativas de los clientes y cómo respaldarán ambas cosas con la realidad de contar con menos personal a corto y medio plazo. El optimismo fue extremadamente alto durante los dos primeros días de la conferencia y algo más prudente el día 3, a medida que empezaban a notarse los impactos de la variante Delta en las reservas recientes de eventos del cuarto trimestre.
HK: De nuevo, había una sensación general de alegría y entusiasmo, con todo el mundo dispuesto a saludar y conocer a gente nueva. Los eventos tuvieron una gran asistencia y la sala de exposiciones estaba llena.
DT: Con la estricta política de mascarillas vigente ahora mismo en Las Vegas, todo el mundo la cumplía y parecía adaptarse bien a llevarlas durante las conversaciones. Una cosa que hizo Cvent fue ofrecer alternativas para las personas que no querían sentarse en una mesa grande con mucha gente, proporcionando asientos con mayor distancia social (una mesa pequeña con solo un par de sillas en una sala aparte). Otra cosa que me pareció una gran idea fue que proporcionaron cintas para la acreditación que indicaban cómo se sentía la persona respecto a las interacciones con los demás, por ejemplo: “Choques de codo”, “Doy abrazos”, “Se aceptan apretones de manos”. Fue un enfoque desenfadado, pero eficaz.
Los eventos nocturnos también fueron una buena oportunidad para conectar con la gente a un nivel más personal, algo que no parece lograrse tanto a través de llamadas telefónicas y videollamadas.
Tengo que decir que el mayor beneficio de volver a reunirse cara a cara es la oportunidad de entablar una conversación con alguien a quien no conoce y que trabaja para una empresa con la que no está familiarizado. Esto tiene menos probabilidades de ocurrir en un entorno virtual.
Como era de esperar, la seguridad y la protección se han convertido en principales preocupaciones para los consumidores desde que surgió la COVID-19. ¿Qué se puede aprender de Cvent CONNECT 2021 en cuanto a cómo organizar eventos híbridos con éxito en el contexto de una pandemia en curso?
En primer lugar, para inspirar confianza en los asistentes a las reuniones, los organizadores y los recintos deberán tomar medidas para garantizar que todo el mundo sienta que su salud no está en peligro.
- Defina claramente los protocolos de seguridad. Aunque muchas personas están disfrutando de las ventajas de estar en persona, todavía hay varias que tienen reservas sobre algunas de las normas previas a la COVID. Al planificar un evento, asegúrese de destacar lo que su equipo está haciendo para garantizar la seguridad de los asistentes. Esto puede incluir aforos limitados, requisitos de mascarilla y/o vacunación, disponibilidad de desinfectante o, como muchas empresas han empezado a ofrecer, buenas prácticas sobre distanciamiento social y saludos.
- Automatice todo lo posible. Los asistentes a eventos ya están acostumbrados a la automatización durante el proceso de registro, pero en estos tiempos sería beneficioso incluir automatización en la ejecución del evento. Los organizadores pueden configurar check-in y check-out digitales, o utilizar códigos QR para acceder a determinadas zonas o reuniones. Además, las presentaciones o ponencias bajo demanda pueden ofrecerse en formato híbrido para proporcionar a los asistentes más información sin requerir más tiempo presencial en un evento.
- Ofrezca opciones de comida y bebida envasadas. En lugar de opciones de cafetería o bufé, se pueden utilizar alimentos y bebidas preenvasados para minimizar la contaminación y ayudar a acelerar las tareas de limpieza.
- Siga ofreciendo una experiencia virtual a quienes no puedan asistir en persona. Aunque nada se compara con una experiencia presencial, los eventos híbridos ofrecen la flexibilidad de una “asistencia” remota a quienes quizá no tengan la posibilidad de desplazarse hasta el lugar de la conferencia.
¿Cuáles fueron algunas de las principales conclusiones de la conferencia?
DT: Para mí, fue ver la hoja de ruta de Cvent, conocer mejor sus productos y saber más sobre cómo los utiliza su base de clientes.
También hubo, sin duda, un enfoque en lo que Cvent está haciendo para respaldar reuniones virtuales e híbridas, dado el actual “nuevo normal” de la vida desde principios de 2020. Como ocurre con muchas empresas, la necesidad impulsa la innovación y han desarrollado mucha tecnología nueva en un periodo de tiempo corto para apoyar al asistente virtual. Tengo ganas de ver cómo estos nuevos planes se hacen realidad.
TW: Se me ocurren tres puntos:
- La capacidad del sector de M&E para pivotar y adoptar reuniones virtuales e híbridas, y cómo las inversiones realizadas en 2020 y 2021 impulsarán la posición del sector y su recuperación a largo plazo
- Reggie —CEO de Cvent— destacó el auge del “Cuarto Pilar”, el Evento Continuo, en el que el contenido digital y la interacción continúan durante periodos prolongados. No solo supone un gran ROI para los profesionales del marketing, sino que, para mí, es una oportunidad para que el sector de M&E aumente su valor y monetice el apoyo a la creación de contenido y la interacción continuas.
- Aunque sea algo táctico, ¡un gran recordatorio de cómo verse bien al participar virtualmente mediante la iluminación y la colocación de la cámara!
¿Qué cree que viene a continuación para las reuniones y los eventos?
TW: Un regreso, con fuerza, en la primera mitad de 2022 a los eventos presenciales. Creo que las relaciones interpersonales son importantes y la mayoría —aunque no todos— de los asistentes y directivos que organizan eventos querrán volver a lo presencial. Sin embargo, probablemente habrá presión para seguir ampliando las ofertas híbridas virtuales para aumentar el alcance, reducir costes (para los CFO) y dar respuesta a las preocupaciones relacionadas con el virus.
Esto va a suponer sin duda un cambio para los organizadores y los hoteles anfitriones, pero el mercado lo exigirá para tranquilizar a los clientes. Ya existe mucha tecnología que puede ayudarnos a facilitar la transición —piense en pagos sin contacto y experiencias inmersivas de eventos virtuales— y cada día surgen nuevas soluciones.
Por último, como se indicó anteriormente, coincido con Reggie en que el sector tiene la oportunidad de desarrollar un enfoque de evento continuo con contenido e interacción permanentes. Aprovechemos la oportunidad.
¿Cómo puede ayudar GroupPay de Onyx en este “nuevo normal” para reuniones y eventos de grupo?
JC: La solución GroupPay de Onyx se desarrolló específicamente para ayudar a los profesionales de M&E a automatizar aspectos del registro y acelerar la recepción de pagos de comisiones. Muchos de nuestros clientes han indicado que la conciliación y el emparejamiento de transacciones eran puntos de dolor importantes, y esto se ha acentuado a medida que las cancelaciones flexibles y las reprogramaciones se han convertido en la norma. Además, tras la COVID, la liquidez y la aceleración del flujo de caja son una prioridad en todos los sectores de viajes y hostelería.
Nuestra herramienta ayuda a minimizar estos problemas y ofrece una mejor visión de cómo están funcionando los eventos y en qué punto se encuentran los pagos de comisiones. Combinado con otras buenas prácticas de cuentas a cobrar, consideramos que GroupPay es un ingrediente importante para abordar la nueva realidad provocada por la COVID, al tiempo que blinda el procesamiento de cuentas a cobrar frente a riesgos para la próxima vez que se produzca un evento con impacto en el sector.
TW: Jim lo ha explicado bien, pero voy a rematarlo. Para las agencias: captar más ingresos por comisiones, reducir el tiempo para recibir las comisiones devengadas y permitir que el personal se reasigne a gestionar el aumento de la demanda de eventos en lugar de capturar manualmente el detalle de facturas por línea y perseguir comisiones. Para los hoteles: reducir el procesamiento manual del trabajo de comisiones de grupo, reducir el tiempo del ciclo de pago y mejorar la visibilidad del rendimiento de los socios. La solución GroupPay de Onyx puede ayudar a su empresa a escalar a medida que regresa la demanda necesaria.
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