La forma en que un hotel configura su proceso de pago de comisiones define el coste, la eficiencia y las relaciones con las agencias durante años, lo que la convierte en una de las decisiones de mayor impacto que una cartera puede tomar correctamente desde el principio. La mayoría hereda ese proceso en lugar de diseñarlo: un modelo de financiación establecido hace una década, una solución provisional para divisas que nadie recuerda haber aceptado, un paso manual que comenzó como una solución temporal y nunca se automatizó. Esas decisiones iniciales siguen siendo las que determinan el tiempo de procesamiento, la exposición a los costes de cambio de divisas y si los socios de las agencias ven a una propiedad como alguien con quien es fácil trabajar o a quien hay que perseguir.
Las decisiones de configuración determinan, en primer lugar, la limpieza de esos datos. Cinco de ellas importan más que el resto:
- Financiación
- Divisas y cambio de moneda extranjera
- Automatización de procesos
- Visibilidad para los socios de las agencias
- Planificación de la implementación
Palanca uno: Financiación centralizada o a nivel de propiedad
Bajo la financiación centralizada, los pagos de comisiones se gestionan y desembolsan a nivel corporativo. Bajo la financiación a nivel de propiedad, cada hotel gestiona los suyos propios. La centralización ofrece una visión única de la demanda comisionable en toda la cartera, un comportamiento de pago coherente de una propiedad a otra y unos informes que no requieren unir una docena de hojas de cálculo al cierre. La financiación a nivel de propiedad preserva la autonomía de las franquicias o independientes con sus propios acuerdos, a costa de perder exactamente la visibilidad que aporta la centralización.
El compromiso se hace evidente más rápido en las cadenas donde cada propiedad sigue utilizando sus propias herramientas: el nivel corporativo pierde información en tiempo real sobre la demanda de grupos y el rendimiento de los pagos en el momento en que una propiedad sigue su propio camino. Onyx CenterSource recomienda generalmente centralizar los datos y la financiación siempre que el objetivo sea la supervisión a nivel de cartera, aunque la estructura de propiedad y el grado de flexibilidad local que necesiten las propiedades deberían determinar la decisión final.
Palanca dos: Divisas y cambio de moneda extranjera
Cada pago de comisión transfronterizo conlleva tres costes que la mayoría de los equipos financieros no aislan: el propio tipo de cambio, la comisión de transacción de los bancos y la incertidumbre de previsión que surge al no saber cuál de ellos variará entre el momento actual y el proceso de liquidación. Nada de esto es visible en una sola factura. Aparece más tarde, como un margen que es silenciosamente más estrecho de lo que el contrato implicaba.
La solución consiste en decidir de antemano qué divisas deben admitir las propiedades y quién absorbe el riesgo de cambio: el hotel o un socio preparado para asumirlo. Onyx CenterSource permite a los hoteles realizar transacciones en la divisa de su elección a través de un amplio conjunto de monedas de liquidación, mientras que Onyx CenterSource asume el riesgo de cambio, lo que elimina tanto la comisión como las conjeturas de previsión para una cartera que opera en las Américas, APAC, Europa, y Oriente Medio y África.
Palanca tres: Automatización de procesos
La conciliación manual implica hojas de cálculo, hilos de correo electrónico y datos de comisiones introducidos a mano. Es precisa hasta que deja de serlo, e incapaz de escalar más allá de cierto punto sin importar lo cuidadoso que sea el equipo. Los sistemas automatizados calculan las comisiones, cotejan las reservas con los datos de la estancia y realizan un seguimiento del estado del pago sin que nadie tenga que volver a comprobar cada línea a mano.
Si el volumen de una cartera parece manejable en este momento, ese no es en realidad el factor determinante. La automatización elimina el mismo error de cotejo manual tanto si una propiedad gestiona cinco eventos al mes como cincuenta. Resulta rentable, en primer lugar, en tres áreas específicas: el cálculo y la conciliación de comisiones, el seguimiento del estado de los pagos y la consolidación de los mismos, de modo que los errores por duplicidad dejen de producirse desde el principio.
Palanca cuatro: Visibilidad para los socios de las agencias
La comisión es un proceso bilateral, y la mayor parte de la fricción proviene de que una de las partes no puede ver lo que la otra ya sabe. Los datos compartidos de reservas y pagos reducen las disputas antes de que comiencen. Una confirmación en el momento en que una agencia recibe el pago pone fin al correo electrónico de «¿se ha liquidado?» antes de que se envíe. Las agencias no necesitan adoptar ninguna herramienta nueva para beneficiarse de esto. El hotel simplemente integra la visibilidad en el proceso en lugar de tratarlo como algo que hay que explicar a posteriori cuando se le pregunta.
Las propiedades que hacen esto de forma constante se ganan una reputación entre los agentes como centros favorables a las comisiones, lo cual es el tipo de detalle que influye en las decisiones de reserva mucho antes de que aparezca en cualquier informe.
Palanca cinco: Planificación de la implementación
El error más común en la configuración es subestimar lo que se necesita para poner en marcha un proceso. Un plan realista tiene un cronograma definido con hitos reales, tiempo dedicado a la formación en lugar de una única llamada de incorporación, y acceso a soporte cuando algo no coincide con lo que decía la guía. La mayoría de las implementaciones de plataformas duran varias semanas; más si los servicios gestionados forman parte del alcance. Identifique quién es el responsable interno de la transición antes de que comience, planifique el hecho de que las propiedades se adaptarán a un nuevo proceso a diferentes velocidades y apóyese en especialistas en implementación en lugar de tratar el despliegue como algo que el equipo actual absorbe además de su carga de trabajo habitual.
El resultado de estas decisiones
Tome estas cinco decisiones correctamente y el beneficio se multiplicará: menores costes, además de un proceso diseñado para mantenerse a medida que la cartera crece en lugar de tener que ser reconstruido una vez que lo haga. CommPay y GroupPay de Onyx CenterSource se ajustan directamente a estas palancas, procesados a través de las instituciones financieras con licencia con las que Onyx CenterSource colabora.
CommPay gestiona la visibilidad centralizada de los pagos salientes para comisiones transitorias. GroupPay se encarga del cotejo automatizado y la transparencia compartida que hacen que la conciliación de grupos y eventos funcione como debería.
En función de sus necesidades empresariales, le ayudaremos a encontrar la mejor solución. Utilice nuestro formulario de contacto para conectar con el equipo de Onyx CenterSource.