Il modo in cui un hotel configura il proprio processo di pagamento delle commissioni determina costi, efficienza e relazioni con le agenzie per anni – il che lo rende una delle decisioni ad alto impatto che un portfolio può prendere correttamente fin dall’inizio. La maggior parte eredita quel processo invece di progettarlo: un modello di finanziamento configurato dieci anni fa, una soluzione per la valuta che nessuno ricorda di aver concordato, un passaggio manuale che è iniziato come soluzione temporanea e non è mai stato automatizzato. Quelle decisioni iniziali sono ancora quelle che determinano i tempi di elaborazione, l’esposizione ai costi di cambio valuta e se i partner delle agenzie vedono una struttura come facile da gestire o come una da rincorrere.
Le decisioni di configurazione determinano quanto siano puliti quei dati in partenza. Cinque di esse contano più delle altre:
- Finanziamento
- Valuta e cambio valuta
- Automazione dei processi
- Visibilità per i partner delle agenzie
- Pianificazione dell’implementazione
Prima leva: finanziamento centralizzato o a livello di struttura
Con il finanziamento centralizzato, i pagamenti delle commissioni vengono gestiti ed erogati a livello aziendale. Con il finanziamento a livello di struttura, ogni hotel gestisce i propri. La centralizzazione offre una visione unica della domanda commissionabile in tutto il portfolio, un comportamento di pagamento coerente da struttura a struttura e report che non richiedono di unire una dozzina di fogli di calcolo alla chiusura. Il finanziamento a livello di struttura preserva l’autonomia per franchising o indipendenti con i propri accordi, al costo esattamente della visibilità che la centralizzazione offre.
Il compromesso emerge più rapidamente nelle catene in cui ogni struttura gestisce ancora i propri strumenti: l’azienda perde la visione in tempo reale della domanda di gruppo e delle prestazioni di pagamento nel momento in cui una struttura segue la propria strada. Onyx CenterSource generalmente consiglia di centralizzare dati e finanziamenti ovunque l’obiettivo sia la supervisione a livello di portfolio, anche se la struttura proprietaria e quanta flessibilità locale necessitano le strutture dovrebbero determinare la decisione finale.
Seconda leva: valuta e cambio valuta
Ogni pagamento di commissione transfrontaliero comporta tre costi che la maggior parte dei team finanziari non isola: il tasso di cambio stesso, la commissione di transazione delle banche e l’incertezza previsionale che deriva dal non sapere quale di questi si muoverà tra ora e il regolamento. Niente di tutto ciò è visibile su una singola fattura. Emerge più tardi, come margine che è silenziosamente più sottile di quanto il contratto implicasse.
La soluzione è decidere in anticipo quali valute le strutture devono supportare e chi assorbe il rischio di cambio – l’hotel o un partner costruito per sostenerlo. Onyx CenterSource consente agli hotel di effettuare transazioni nella valuta di loro scelta attraverso un’ampia gamma di valute di regolamento mentre Onyx CenterSource si assume il rischio di cambio stesso, il che rimuove sia la commissione che le congetture previsionali da un portfolio che opera nelle Americhe, APAC, Europa e Medio Oriente e Africa.
Terza leva: automazione dei processi
La riconciliazione manuale significa fogli di calcolo, thread di email e dati di commissione inseriti a mano. È accurata finché non lo è più e incapace di scalare oltre un certo punto, non importa quanto attento sia il team. I sistemi automatizzati calcolano le commissioni, abbinano le prenotazioni ai dati di soggiorno e tracciano lo stato dei pagamenti senza che qualcuno ricontrolli ogni riga a mano.
Se il volume di un portfolio sembra gestibile in questo momento, questo non è in realtà il fattore decisivo. L’automazione rimuove lo stesso errore di abbinamento manuale sia che una struttura gestisca cinque eventi al mese o cinquanta. Ripaga prima in tre luoghi specifici: calcolo e riconciliazione delle commissioni, tracciamento dello stato dei pagamenti e consolidamento dei pagamenti, così gli errori duplicati smettono di verificarsi in primo luogo.
Quarta leva: visibilità per i partner delle agenzie
La commissione è un processo bilaterale e la maggior parte dell’attrito in esso deriva dal fatto che una parte non può vedere ciò che l’altra parte già sa. I dati condivisi di prenotazione e pagamento riducono le controversie prima che inizino. Una conferma nel momento in cui un’agenzia riceve il pagamento termina l’email “è stato liquidato” prima che venga inviata. Le agenzie non hanno bisogno di adottare nuovi strumenti per beneficiare di questo. L’hotel costruisce semplicemente la visibilità nel processo invece di trattarla come qualcosa da spiegare dopo i fatti quando richiesto.
Le strutture che lo fanno in modo coerente si guadagnano una reputazione tra gli agenti come favorevoli alle commissioni, che è il tipo di cosa che emerge nelle decisioni di riprenotazione molto prima che emerga in qualsiasi report.
Quinta leva: pianificazione dell’implementazione
L’errore più comune nella configurazione è sottovalutare ciò che serve per implementare un processo. Un piano realistico ha una tempistica definita con traguardi reali, tempo dedicato alla formazione piuttosto che una singola chiamata di onboarding e accesso al supporto quando qualcosa non corrisponde a ciò che la guida diceva che sarebbe stato. La maggior parte delle implementazioni di piattaforme richiede diverse settimane; più a lungo se i servizi gestiti fanno parte dell’ambito. Identifica chi internamente possiede la transizione prima che inizi, pianifica il fatto che le strutture si adatteranno a un nuovo processo a velocità diverse e affidati agli specialisti dell’implementazione piuttosto che trattare il rollout come qualcosa che il team esistente assorbe oltre al suo carico di lavoro regolare.
A cosa si sommano queste decisioni
Prendi correttamente queste cinque decisioni e il vantaggio si compone: costo inferiore, più un processo costruito per reggere man mano che il portfolio cresce invece di dover essere ricostruito una volta che lo fa. CommPay e GroupPay di Onyx CenterSource si mappano direttamente su queste leve, elaborati attraverso istituzioni finanziarie autorizzate con cui Onyx CenterSource collabora.
CommPay gestisce la visibilità centralizzata sui pagamenti in uscita per le commissioni transient. GroupPay gestisce l’abbinamento automatizzato e la trasparenza condivisa che fanno funzionare la riconciliazione di gruppi ed eventi come dovrebbe.
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