Si acierta con la liquidación de comisiones, estará construyendo el tipo de relación que hace que las agencias de viajes sigan enviándole negocio. Los intermediarios, como las agencias de viajes y las OTA, son fundamentales en el mix de distribución de la mayoría de los hoteles, y sus comisiones se han convertido en una de las partidas más importantes de los libros de contabilidad de un hotel. Un hotel que combine unas tasas de comisión competitivas con un proceso de pago rápido y preciso se gana un puesto en la lista de proveedores preferentes de una agencia.
Comprender las tasas de comisión y los cargos de las agencias de viajes
Es más fácil lograr un buen rendimiento en la liquidación una vez que se entiende cómo funcionan realmente las tasas de comisión y los cargos; este es el contexto que define cómo los hoteles establecen los pagos y se comunican con sus agencias asociadas.
Estructuras comunes de tasas de comisión: Las tasas de comisión suelen presentarse en dos estructuras: de tarifa plana y por niveles. Cuál encaja mejor depende de su mix de agencias y de sus objetivos de volumen de reservas.
Factores que afectan a los costes de las comisiones: Lo que un hotel paga realmente depende de un puñado de factores: la afiliación de la agencia (independiente, agencia anfitriona o consorcio), el volumen de reservas, el destino y el tipo de propiedad, cómo llegó la reserva (directa, GDS, OTA) y cualquier acuerdo de proveedor preferente ya existente. Las agencias anfitrionas y los consorcios suelen negociar mejores tarifas que los agentes independientes, sencillamente porque aportan más volumen agregado, por lo que un hotel que trabaje con un socio de un consorcio puede situarse en un nivel de comisión diferente al que tendría con un agente individual que reservara la misma habitación.
Lo que esto le cuesta a la propia agencia: Los ingresos por comisiones tampoco son sencillos para las agencias. Muchas no perciben comisión por cada segmento de un viaje (los billetes de avión suelen tener comisiones bajas o nulas), lo que explica en parte por qué tantas agencias cobran ahora directamente a los viajeros una tasa de servicio o de consultoría. Ese lado del balance queda fuera del proceso de liquidación del hotel, pero explica mucho sobre lo que valoran las agencias: un hotel que paga con precisión, a tiempo y sin conflictos se convierte en el socio al que siguen enviando negocio.
Entonces, ¿cómo juzga realmente una agencia su proceso de liquidación y cómo sabe usted qué buscar en un procesador de pagos? Repase estas cinco preguntas para ver en qué punto se encuentra su procesamiento de comisiones.
¿Tiene mi hotel una liquidación de comisiones de agencias de viajes rápida?
Las agencias de viajes esperan cobrar a tiempo por el negocio que aportan a un hotel. De hecho, muchas agencias que reciben pagos de Onyx CenterSource esperan que el proceso de pago de comisiones comience en el momento del check-out. Tanto si utiliza una plataforma de pago de comisiones como si realiza el proceso de forma interna, la conectividad es clave para un proceso de pago fluido y rápido. Su proceso de pago debe admitir integraciones con PMS o CRS que automaticen el proceso por usted, enviando los datos del check-out de forma oportuna con poca o ninguna supervisión por su parte.
Si ha respondido que no… busque un procesador de pagos de comisiones que valore su tiempo y su productividad. Busque plataformas que puedan automatizar las transferencias de datos y un procesador de pagos que trabaje con su empresa para que el pago de las comisiones sea rápido y sin esfuerzo.
¿Cuenta mi hotel con un procesamiento de comisiones preciso?
Sin un proceso adecuado de liquidación de comisiones de agencias de viajes, la precisión de los pagos puede deteriorarse rápidamente. Las agencias se dan cuenta cuando sus comisiones son inferiores al importe previsto que se les adeuda, y tendrán un plan de cobro. Con un modelo de procesamiento de comisiones optimizado, dispondrá de las herramientas necesarias para garantizar la precisión, como herramientas que le permiten confirmar reservas y supervisar los pagos. Estas herramientas le ayudan a proporcionar a las agencias el pago íntegro de sus comisiones, al tiempo que le ofrecen una forma más eficaz de validar las estancias. Los agentes conocerán claramente las fechas de entrada y salida y cualquier discrepancia anotada por su hotel, y un proceso claro le dará más control sobre sus comisiones.
Si ha respondido que no… calcule las horas que dedica a confirmar y gestionar los pagos a las agencias y compare esas cifras con el tiempo que dedica a atender las consultas de las agencias. Una nueva forma de gestionar la liquidación de comisiones de las agencias de viajes no solo mejorará sus asociaciones gracias a un mayor rendimiento, sino que reducirá las consultas de pago de los agentes con el tiempo.
¿Tiene mi hotel un proceso eficaz para las consultas de pago?
Si su hotel tiene un programa de liquidación de comisiones ineficaz, su tasa de consultas de pago de agencias de viajes lo reflejará. Los hoteles suelen recibir más consultas de las agencias sobre sus pagos cuando hay un cuello de botella en el proceso. Esto puede deberse a retrasos en los pagos, a la falta de comunicación entre la recepción del hotel y el departamento de contabilidad, y a la falta de comunicación con sus agencias asociadas con respecto a su pago.
Si ha respondido que no… busque un proveedor que le ayude a reducir las consultas de pago mediante una combinación de procesos de pago optimizados y soluciones de gestión de consultas. Un proceso de pago más rápido y eficaz reducirá de forma natural las consultas, mientras que los servicios de gestión de consultas, que deberían estar integrados en su servicio, le ayudarán a gestionar el menor número de consultas.
¿Es rentable mi proceso de liquidación de comisiones de agencias de viajes?
Los costes fijos asociados a los procesos de comisiones, como los costes acumulados con un modelo de procesamiento de comisiones interno, no son tan rentables como el procesamiento de comisiones basado en transacciones. Con un modelo de pago de costes fijos, siempre acabará pagando los mismos costes por procesar sus comisiones, tanto si procesa muchas como pocas. Muchos proveedores de pago de comisiones trabajan con modelos de pago variables, como los basados en transacciones. Esto puede significar que su coste global por el procesamiento de comisiones disminuirá al bajar el volumen, lo que puede ser ventajoso durante las épocas de baja actividad en el sector de los viajes.
Si ha respondido que no… considere la posibilidad de recurrir a un proveedor externo que ofrezca modelos de pago alternativos que puedan adaptarse a su negocio dentro de su rango de precios. El ahorro de tiempo y costes puede aprovecharse centrándose en la retención de sus huéspedes en lugar de en el pago a las agencias de viajes.
¿Está mi programa de procesamiento de comisiones adaptado a las necesidades de mi hotel?
La conectividad, la comunicación y la automatización son pasos necesarios para una liquidación de comisiones de agencias de viajes exitosa. Pero cada hotel es único en sus necesidades. Tanto si su hotel necesita reglas de pago específicas como una integración designada con su sistema de gestión de la propiedad, el proveedor externo adecuado podrá trabajar con su hotel para garantizar que su proceso de comisiones funcione sin problemas.
Si ha respondido que no… busque un proveedor que pueda cumplir todos los requisitos de su proceso personalizado de pago de comisiones. Las soluciones flexibles serán la clave del éxito de sus pagos.
Cómo puede ayudar Onyx
En Onyx, hemos ayudado a miles de hoteles a optimizar su proceso de pago de comisiones, y hemos visto los beneficios que obtienen los hoteles de un proceso de pago de comisiones optimizado. Las agencias prefieren hacer negocios con hoteles que tienen un proceso de liquidación de comisiones de agencias de viajes eficaz. Y las soluciones de Onyx proporcionan la flexibilidad y conectividad que necesita para construir relaciones más sólidas.
Onyx CenterSource es el líder en liquidación de comisiones de agencias de viajes porque el nivel de servicio y automatización que proporcionamos no tiene parangón en el ámbito del procesamiento de comisiones. CommPay, nuestra herramienta de procesamiento de comisiones líder en el sector, proporciona la automatización e integración que optimizarán su proceso de comisiones y le ayudarán a aumentar sus asociaciones con agencias.
Preguntas frecuentes – Tasas de comisión y liquidación de agencias de viajes
- ¿Cuál es la tasa de comisión típica de una agencia de viajes?
Las reservas de hotel suelen conllevar una tasa de comisión fija de alrededor del 10 %, aunque las estructuras por niveles pueden elevar las tasas para las agencias que generan un mayor volumen de reservas. La tasa exacta depende del tipo de reserva y de si la agencia es independiente, forma parte de una red anfitriona o está afiliada a un consorcio. - ¿Por qué las agencias de viajes cobran a veces sus propias tasas de servicio?
Las agencias de viajes cobran tasas de servicio porque ciertas reservas, especialmente las de billetes de avión, pagan poca o ninguna comisión, lo que hace que las tasas sean necesarias para cubrir su tiempo y experiencia. Esto es independiente de la liquidación de comisiones del hotel, pero explica por qué las agencias dan prioridad a los hoteles asociados con procesos de pago fiables y sin fricciones. - ¿Cómo determinan los hoteles las tasas de comisión de las agencias de viajes?
Los hoteles establecen las tasas de comisión en función del tipo de reserva, el canal de distribución y los objetivos estratégicos, como la creación de relaciones con proveedores preferentes con agencias de gran volumen. Muchos hoteles también utilizan tasas por niveles que aumentan a medida que crece el volumen de reservas de una agencia. - ¿Cómo puede mi hotel reducir los errores en la liquidación de comisiones?
Automatizar la liquidación de comisiones mediante integraciones con el PMS o el CRS es la forma más eficaz de reducir los errores de introducción manual de datos. Esto proporciona tanto a los hoteles como a las agencias una visión compartida y en tiempo real del estado de las reservas y los pagos, lo que reduce las disputas y el volumen de consultas.