Un flusso di cassa costante e prevedibile mantiene in vita un’agenzia di viaggi, che tu sia un consulente solista o un team in crescita. Le commissioni di solito arrivano dopo che il tuo cliente ha viaggiato, ma le tue bollette si presentano puntuali. Una buona gestione del denaro per agenti di viaggio colma questo divario. Le sei strategie descritte di seguito ti aiuteranno a generare più entrate, a farti pagare più velocemente e a spendere in modo più oculato, così saprai sempre a che punto è la tua agenzia.
In breve:
- Automatizza la tua contabilità in modo che i tuoi numeri siano sempre aggiornati
- Una struttura di commissioni per l’agente di viaggio
- Scegli metodi di pagamento delle commissioni più veloci, come il deposito diretto e le carte virtuali
- Monitora e sollecita le commissioni che ti spettano
- Controlla periodicamente i costi dei fornitori e dei software
- Crea una riserva di liquidità e pianifica le oscillazioni stagionali
1. Automatizza la tua contabilità
Tenere il passo con i pagamenti in entrata e in uscita può sopraffare un professionista dei viaggi impegnato. Mantenere un libro mastro può sembrare un’attività che richiede molto tempo, ma è un regalo per il tuo futuro te stesso. Eviterai la corsa all’ultimo minuto al momento delle tasse e farai molta meno fatica a riconciliare le commissioni in entrata e i pagamenti in uscita programmati. Il tempo che risparmierai in futuro supera di gran lunga il piccolo inconveniente di oggi.
Dimentica il libro mastro rilegato in pelle e la penna d’oca. I software di contabilità odierni possono collegarsi ai tuoi conti bancari, categorizzare le transazioni automaticamente e produrre report sul flusso di cassa in pochi clic. Opzioni come QuickBooks e Xero sono popolari tra le piccole imprese, e ci sono strumenti più semplici per i consulenti solisti.
Rendi il tuo libro mastro l’unica fonte di verità per ogni pagamento in entrata e in uscita. Ti mostra cosa hai, cosa ti è dovuto e cosa devi. La riconciliazione periodica fa emergere presto anche eventuali problemi. Il nostro blog su cosa può rivelare la riconciliazione mostra perché ne vale la pena.
2. Considera una struttura di commissioni per l’agente di viaggio
Le commissioni rimangono il principale motore delle entrate dell’agenzia, ma le tariffe di servizio aggiungono entrate che non dipendono dal programma di pagamento di un fornitore. Un punto di partenza popolare è un deposito non rimborsabile o una tariffa di pianificazione quando un cliente richiede per la prima volta i tuoi servizi. Ti ripaga per il tempo che investi prima che esista una prenotazione e ti aiuta a concentrarti sui clienti pronti a impegnarsi.
Altre opzioni comuni includono tariffe di consulenza per viaggi complessi e tariffe di servizio per modifiche all’itinerario. Qualunque struttura tu scelga, mettila per iscritto prima dell’inizio del lavoro e spiega esattamente cosa copre. I clienti rispondono bene alle tariffe quando il valore è chiaro.
Per un approfondimento sulla creazione di una struttura tariffaria, leggi l’ eBook di Onyx sull’addebito delle tariffe per agenti di viaggio.
3. Fatti pagare più velocemente con il deposito diretto e le carte virtuali
Il modo in cui ricevi i pagamenti delle commissioni ha un effetto diretto sul flusso di cassa. I pagamenti delle commissioni agli agenti di viaggio sono tradizionalmente arrivati tramite assegni cartacei, che possono essere smarriti o rubati durante la spedizione e richiedono tempo per essere incassati in banca.
I servizi di consolidamento delle commissioni, come SurePay di Onyx, combinano i pagamenti di molti hotel in meno pagamenti più semplici e offrono una gamma di opzioni, tra cui il deposito diretto.
Le carte di credito virtuali (VCC) sono un’altra opzione. Gli agenti usano le VCC da anni per pagare gli hotel per i soggiorni dei clienti, e ora sono anche un modo per le agenzie di ricevere i pagamenti delle commissioni alberghiere. Una VCC elimina il rischio che un assegno vada perso o venga rubato per posta e riduce i tempi di elaborazione bancaria su entrambi i fronti, così i fondi ti raggiungono prima di un assegno spedito. Come per ogni pagamento con carta, confronta i costi di accettazione con il valore di essere pagato più velocemente.
4. Sollecita e recupera le commissioni che ti spettano
I metodi di pagamento più veloci aiutano solo se la commissione arriva effettivamente. Le commissioni mancanti o in ritardo frenano silenziosamente il flusso di cassa e sono facili da trascurare quando sei impegnato con i clienti.
Tieni un registro aggiornato di ogni prenotazione che dovrebbe generare una commissione: il numero di conferma, la struttura, le date del soggiorno, l’importo previsto e la data di pagamento prevista. Controllalo mensilmente e dai seguito a tutto ciò che è scaduto. Se sollecitare i pagamenti assorbe troppo del tuo tempo, un servizio di recupero commissioni può occuparsi dei solleciti con le strutture per tuo conto.
5. Controlla periodicamente i costi dei fornitori e dei software
Mentre monitori il denaro in entrata, guarda quello che esce. Il detto “ci vogliono soldi per fare soldi” resiste perché è vero. Il marketing, le commissioni dei fornitori e le piattaforme di terze parti supportano tutti la tua crescita, ma dovrebbero meritarsi il loro posto.
Esamina i tuoi debiti e stila un elenco di ogni beneficiario ricorrente. Segna la data in cui ogni contratto si rinnova, così potrai rivalutarlo con largo anticipo, non la settimana in cui si rinnova automaticamente. Cancella gli abbonamenti che non usi più, confronta le alternative e preparati a negoziare. Chiedi informazioni sugli sconti per il pagamento anticipato annuale o su termini migliori, e non aver paura di parlare francamente con i fornitori essenziali del tuo budget. Un fornitore potrebbe essere disposto a venirti incontro pur di non perdere il tuo business.
6. Crea una riserva di liquidità e pianifica le oscillazioni stagionali
Il reddito da viaggi aumenta e diminuisce in base alle stagioni delle prenotazioni, alle date dei viaggi e ai tempi di pagamento dei fornitori, mentre l’affitto, il software e le buste paga rimangono costanti. Esamina almeno un anno della tua cronologia dei redditi per individuare i periodi di punta e quelli di stanca. Una semplice previsione mese per mese mostra quando è probabile che la liquidità scarseggi.
Quindi metti da parte una parte di ogni pagamento di commissione in un conto di riserva separato. Una regola empirica comune è quella di puntare a qualche mese di spese operative fisse, anche se il numero giusto dipende dalla tua agenzia. Una riserva ti permette di superare i mesi lenti senza ricorrere a prestiti costosi.
Domande frequenti – Flusso di cassa per agenti di viaggio
Come può un agente di viaggio migliorare il flusso di cassa?
Accelera il denaro in entrata e mantieni il controllo su quello in uscita. Aggiungi tariffe ai tuoi servizi, scegli metodi di pagamento delle commissioni più veloci, dai seguito alle commissioni non pagate, controlla regolarmente i costi dei fornitori e tieni una riserva per i mesi lenti. Un libro mastro aggiornato ti mostrerà quali di queste azioni ti aiuteranno di più.
Quando vengono pagate le commissioni agli agenti di viaggio?
I tempi variano a seconda del fornitore. Le commissioni alberghiere vengono in genere pagate dopo che l’ospite ha effettuato il check-out, e le tempistiche differiscono a seconda della struttura e del metodo di pagamento. Monitora le date di pagamento previste per ogni prenotazione, così potrai individuare eventuali ritardi.
Qual è il modo migliore per gli agenti di viaggio di ricevere i pagamenti delle commissioni?
Il deposito diretto e le carte virtuali sono generalmente più veloci e sicuri degli assegni cartacei. Il consolidamento delle commissioni può anche ridurre il numero di pagamenti separati che devi riconciliare.
Gli agenti di viaggio dovrebbero addebitare tariffe di servizio?
Molti lo fanno. Le tariffe ti compensano per il tempo di pianificazione e aggiungono entrate che non dipendono da quando un fornitore ti paga. Sii trasparente su ciò che copre la tariffa e comunicalo prima di iniziare il lavoro.