O foco predominante na logística de eventos e na experiência dos participantes dentro do ecossistema de tecnologia de eventos levou a um subinvestimento em automação para gerenciamento de projetos, orçamento e reconciliação, deixando as equipes de eventos mal equipadas para analisar e obter insights acionáveis para melhorar o desempenho empresarial.
Quando se trata deste tipo de inteligência operacional, muitos se perguntam “O que estou procurando?” Neste artigo, compartilharemos como os dados operacionais – incluindo sobre comissões de grupos – podem ajudar agências de eventos e hotéis não apenas a trabalhar com mais eficiência, mas também a tomar decisões melhores e mais lucrativas sobre como administrar seus negócios.
Dados Limpos Produzem Precisão e Eficiência
Uma maneira significativa pela qual a atenção aos dados de retaguarda pode impulsionar resultados empresariais é melhorando a eficiência e a precisão. Os dados são frequentemente inseridos por meio de processos manuais propensos a erros ou em uma planilha Excel isolada, o que pode produzir informações de baixa qualidade repletas de erros e duplicações.
“Há muito dinheiro deixado na mesa quando se trata de qualidade de dados”, compartilhou Akshath Dhar, gerente de Análise de Dados Empresariais da Onyx CenterSource. “Dados de má qualidade podem ser filtrados ou dificultar a correspondência correta de hotéis com suas transações, o que se traduz em atrasos de pagamento e mais tempo gasto fazendo reivindicações e perseguindo pagamentos.”
Procure todas as oportunidades para controlar e auditar a qualidade de seus dados. Investir em tecnologia de pagamento de retaguarda, como o GroupPay da Onyx CenterSource, pode economizar esses processos de forma mais eficiente e frequentemente a um custo menor. Por exemplo, o GroupPay sinaliza inconsistências quando surgem, combinando automaticamente registros idênticos ou identificando participantes que não estão no relatório final de pickup versus a lista de hospedagem.
Com dados mais limpos e de maior qualidade, vem um processamento de pagamento mais rápido e preciso, o que aumenta a receita para agências de eventos e torna hotéis e locais mais competitivos na disputa por negócios de eventos. Quando essas questões não são tratadas à medida que surgem, frequentemente resultam em comissões pagas a menor ou não pagas, pagamentos duplicados e previsões não confiáveis. Isso é uma frustração para agências de eventos e uma responsabilidade reputacional para propriedades hoteleiras, resultando em perda de negócios para ambas as partes.
Aproveitando Dados de Retaguarda
Os dados de retaguarda oferecem uma riqueza de insights que impulsionam resultados empresariais. Os líderes devem ser capazes de aproveitar esses insights para melhorar tudo, desde procedimentos operacionais padrão até gerenciamento de parceiros.
Por exemplo, dados de gastos finais e comissões de grupos podem ajudar agências de eventos a avaliar o contrato em relação ao consumo real, prever receita, avaliar o desempenho de parceiros e moldar estratégias de sourcing. Além disso, análises sobre ganhos e cobrança de comissões podem auxiliar na análise de lucratividade em nível de projeto e informar refinamentos do modelo de precificação ao responder a RFPs de clientes.
Previsão
A previsão baseada em dados de comissões de grupos pode ajudar agências de eventos a projetar com precisão seu fluxo de caixa e modelar mudanças ao longo do tempo. Em muitos casos, uma correlação direta entre trabalho concluído e receita não se alinhará em um período de relatório definido, colocando pressão adicional sobre o fluxo de caixa.
Melhorar os dados operacionais e criar visibilidade empresarial sobre o status do projeto, incluindo comissões de grupos, pode ter um impacto empresarial material, incluindo:
- Destacar períodos de incompatibilidade entre receita/caixa e despesas;
- Sinalizar eventos antigos que não foram fechados, incluindo comissões recebidas ou faturas finais concluídas para escalação e/ou intervenção;
- Apoiar o planejamento de contingência se existir uma lacuna ou risco, ao:
- Modificar modelos de pessoal para gerenciar tanto a carga de trabalho quanto o consumo de caixa
- Ajustar contas a pagar e/ou compromissos de despesas discricionárias
- Fornecer análise de previsão mensal (ou trimestral) para líderes financeiros da empresa, incluindo identificação proativa de variações positivas ou negativas;
- Ajudar agências de eventos a lidar mais eficazmente com altos e baixos econômicos, ou o fluxo e refluxo de sua receita.
Gerenciando o Desempenho de Parceiros
Tendências de desempenho visualizadas por propriedade e em nível de rede podem trabalhar em conjunto com outros critérios para influenciar processos de seleção de destino e local, bem como parcerias preferenciais entre agências e hotéis. Avaliar o desempenho de parceiros em relação a padrões de gastos e fatores comportamentais pode ajudar a orientar decisões sobre com quais parceiros continuar trabalhando, em quais termos e talvez onde colocar negócios discricionários para atingir metas de receita no ano.
Aqui estão algumas maneiras pelas quais os dados de comissão podem impactar o desempenho:
- Informar uma estratégia de sourcing – dados operacionais podem ajudar a identificar fornecedores a incluir em um RFP. A velocidade de pagamento é uma peça desse quebra-cabeça.
- Alavancas de negociação – plataformas de retaguarda que rastreiam gastos e fornecem contexto com informações de pagamento aceleram significativamente o processo de negociação. A visão completa resultante de quanta receita uma agência representa para um parceiro hoteleiro fornece contexto para cada solicitação ou consulta de preço.
- Benchmarks do setor – dados de comissão se prestam a responder quão confiável e responsivo é um determinado parceiro. A Onyx ajuda agências a comparar essas métricas para determinar se estão alinhadas com os padrões do setor, ou se esses pontos de dados adicionais podem ser aproveitados em negociações com fornecedores.
Medir o sucesso de reuniões e eventos sempre será importante, mas não se esqueça de também analisar seus dados operacionais nos bastidores para tomar decisões melhores e mais lucrativas sobre como administrar seu negócio. Estes são dados aos quais todos têm acesso, portanto, certifique-se de usá-los para melhorar a eficiência e a precisão, prever o fluxo de caixa e modelar mudanças e gerenciar o desempenho de parceiros.