Houve muito otimismo em torno do setor, com 77 % dos respondentes avaliando seu otimismo como “8” ou mais em uma escala de 1 a 10 (acima de 71 % no ano passado).
Após quatro dias de reuniões, apresentações, programas educacionais e sessões especializadas, estas são seis principais conclusões do evento:
- Diversidade, equidade, inclusão e pertencimento (DEI+B)
Os benefícios de criar ambientes inclusivos e cultivar um senso de pertencimento foram destacados na IMEX America 2022. Quase nove em cada 10 respondentes (87 %) disseram que suas organizações estavam planejando ativamente incorporar DEI em suas reuniões e eventos. Houve diferentes estratégias para alcançar isso, dependendo da região: a América do Norte defendeu a escolha de palestrantes, mestres de cerimônias e atrações de entretenimento de minorias; a Europa concentrou-se em oferecer opções de participação virtual para reduzir barreiras de entrada e participação; a América Latina focou em acessibilidade; e a Ásia-Pacífico destacou o uso de fornecedores pertencentes a minorias.
A IMEX também marcou o lançamento do The Neu Project, desenvolvido pelo Google Experience Institute (Xi). O The Neu Project foi cocriado com uma comunidade global neurodiversa de líderes, designers e consultores de eventos para capacitar profissionais do setor a projetar eventos mais atenciosos e inclusivos para todos os neurotipos.
Megan Henshall, fundadora do projeto e líder global de soluções estratégicas para eventos no Google, falou no seminário e no lançamento: “Os dados não apenas mostram que o pertencimento é bom para os negócios, como, enquanto designers, também precisamos fazer um trabalho melhor para não pedir que as pessoas deixem sua experiência de vida do lado de fora quando vêm aos nossos eventos.”
- Equipes enxutas continuam sendo um desafio
A contratação de pessoal continua sendo o maior desafio no universo de reuniões e eventos, especialmente no setor hoteleiro, que tem dificuldade para igualar os níveis de serviço observados antes da pandemia.
Curiosamente, os hotéis voltados a negócios estão arcando com a maior parte desse desafio. Há escassez de mão de obra desde que o setor de hospitalidade passou de licenças e demissões no auge da pandemia de volta ao “normal” em muitos lugares, tudo ao longo de um ano. A contratação continua sendo um desafio, com 69 % dos respondentes afirmando que estavam enfrentando dificuldade para preencher vagas em suas organizações.
Grande parte do planejamento de eventos envolve a capacidade de antecipar — tamanhos de listas de convidados, orçamentos e gastos, disponibilidade de locais e fornecedores etc. No entanto, a falta de pessoal está gerando um efeito em cascata que dificulta antecipar com eficácia.
Em uma pesquisa recente, quase metade dos trabalhadores do setor de hospitalidade já pediu demissão ou planeja pedir. Isso dificulta que os locais prestem serviços, limitando sua capacidade de garantir o sucesso em atividades que vão do catering às funções da recepção. Uma solução é recorrer a fornecedores para obter suporte em funções que podem ser automatizadas e simplificadas, como o faturamento.
- Com a falta de pessoal, surgem impactos nos níveis de serviço
Não surpreende que, com a redução dos níveis de pessoal em geral e os desafios de contratação, os níveis de serviço sejam afetados negativamente. Profissionais de reuniões e eventos afirmam estar vivenciando um atendimento ao cliente pior do que antes da pandemia. Os organizadores citam restaurantes (73 %) e hotéis (72 %) como dois segmentos em que estão percebendo a queda mais significativa na qualidade do serviço.
No universo de reuniões e eventos, os organizadores estão lidando com recursos limitados e se desdobrando para atender às exigências de prazos de negócios para RFPs e gestão de operações. A falta de pessoal pode impactar eventos presenciais e viagens de incentivo em grupo. Organizadores experientes têm as conexões certas, experiência e criatividade para fazer as coisas acontecerem. Situações desafiadoras devido à equipe reduzida nem sempre podem ser evitadas, mas há formas de minimizar seu impacto.
Um estudo recém-publicado pela American Hotel & Lodging Association (AHLA) entrevistou mais de 500 hoteleiros em maio de 2022 e constatou que quase todos os respondentes da pesquisa (97 %) enfrentaram falta de pessoal, enquanto quase metade (49 %) enfrentou falta de pessoal severa.
A tecnologia flexível é uma solução popular para que hotéis implementem eficiências operacionais impulsionadas por tecnologia. Equipes menores são fortalecidas pela automação, o que libera capacidade dos colaboradores e permite que se concentrem mais em interagir e se comunicar com seus hóspedes.
- A demanda impacta contratos e tarifas
À medida que a demanda por reuniões presenciais continua a crescer, podem ocorrer alta compressão e prazos curtos para a formalização de contratos. O aumento das tarifas também tem desempenhado um papel, especialmente para negócios em grupo.
No mês passado, a Destinations International (o maior recurso do mundo para organizações de destinos e convention and visitors bureaus) apresentou seu novo Destination Booking Agreement (DBA), juntamente com o lançamento de um kit de ferramentas que estabelece termos mutuamente acordados para proteger tanto o destino quanto o estrategista de eventos corporativos. Isso permitirá que os destinos detalhem datas, tarifas, espaços e quaisquer incentivos ou concessões oferecidos aos clientes para garantir seus negócios.
- Sustentabilidade
A sustentabilidade no setor de viagens continua sendo mais do que apenas um termo da moda, e segue como prioridade entre organizadores de reuniões e eventos. Na verdade, a sustentabilidade está rapidamente se tornando uma diretriz corporativa, e não apenas um tema em alta. Quatro em cada cinco (80 %) dos respondentes da afirmam que sua organização levou a sustentabilidade em consideração ao planejar reuniões e eventos, e 76 % têm uma estratégia definida de programa de reuniões sustentáveis.
Sustentabilidade significa muitas coisas, e isso está sendo colocado em prática desde escolhas de locais com a menor pegada de carbono até espaços certificados e escolhas de alimentos e bebidas que evitem emissões de carbono. Um dos líderes nisso é o International Convention Center (ICC) em Sydney, Austrália, com um programa legado para fortalecer o meio ambiente e retribuir à comunidade local por meio de uma “calculadora de carbono”. Em 2023, ser ambientalmente consciente deixará de ser um “diferencial” e passará a ser uma necessidade.
A IMEX America 2022 trouxe diversos insights; as seis principais conclusões compartilhadas acima são apenas o começo. Aqui estão alguns aprendizados adicionais da conferência:
- Se a IMEX America 2022 for um indicativo do setor de viagens, os negócios voltaram e estão em alta. Os números contam a história. A feira atraiu mais de 12.000 participantes, um aumento de 45 % em comparação ao ano passado, e 40 % dos expositores que retornaram ocuparam mais espaço de estande. O número total de compradores qualificados é superior a 4.000, incluindo 3.300 hospedados pelos organizadores do evento.
- A demanda internacional está no caminho certo. Os eventos domésticos nos EUA estão em alta, e a demanda internacional está quase de volta aos níveis de 2019.
- Os organizadores estão mais preparados. Eles adquiriram muito conhecimento nos últimos dois anos. Além disso, estão muito atentos a processos e melhorias de eficiência.
Solução de pagamentos para o setor de reuniões e eventos
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