C’era molto ottimismo nel settore, con il settantasette percento degli intervistati che ha valutato il proprio ottimismo a “8” o superiore su una scala da 1 a 10 (rispetto al 71% dell’anno scorso).
Dopo quattro giorni di incontri, presentazioni, programmi formativi e sessioni specialistiche, ecco sei spunti chiave dall’evento:
- Diversità, equità, inclusione e appartenenza (DEI+B)
I benefici della creazione di ambienti inclusivi e della coltivazione di un senso di appartenenza sono stati evidenziati a IMEX America 2022. Quasi nove intervistati su dieci (87%) hanno affermato che le loro organizzazioni stavano pianificando attivamente di incorporare la DEI nei loro meeting ed eventi. C’erano diverse strategie per raggiungere questo obiettivo a seconda della regione: il Nord America ha sostenuto la scelta di relatori, presentatori e intrattenimento appartenenti a minoranze; l’Europa si è concentrata sulla fornitura di opzioni di partecipazione virtuale per abbassare le barriere all’ingresso e alla partecipazione; l’America Latina si è concentrata sull’accessibilità; e l’Asia Pacifico ha evidenziato l’utilizzo di fornitori di proprietà di minoranze.
IMEX ha anche visto il lancio di The Neu Project powered by Google Experience Institute (Xi). The Neu Project è stato co-creato con una comunità globale neurodiversa di leader, designer e consulenti di eventi per dare ai professionisti degli eventi la possibilità di progettare eventi più attenti e inclusivi di tutti i neurotipi.
Megan Henshall, fondatrice del progetto e responsabile globale delle soluzioni strategiche per eventi di Google, ha parlato al seminario e al lancio: “Non solo i dati mostrano che l’appartenenza è positiva per il business, ma come designer dobbiamo anche fare un lavoro migliore nel non chiedere alle persone di lasciare la loro esperienza vissuta alle porte quando vengono ai nostri eventi.”
- Il personale ridotto rimane una sfida
Il personale rimane ancora la sfida più grande nello spazio di meeting ed eventi, e in particolare nel settore alberghiero, che sta lottando per eguagliare i livelli di servizio visti prima della pandemia.
È interessante notare che gli hotel business stanno sopportando il peso maggiore di questa sfida. C’è stata una carenza di manodopera da quando il settore dell’ospitalità è passato da congedi e licenziamenti durante il culmine della pandemia a “business as usual” in molti luoghi, il tutto nel corso di un anno. L’assunzione rimane una sfida, con il 69% degli intervistati che afferma di avere difficoltà a coprire le posizioni vacanti nelle loro organizzazioni.
Gran parte della pianificazione degli eventi riguarda la capacità di anticipare: dimensioni delle liste degli ospiti, budget e spese, disponibilità di location e fornitori, ecc. Tuttavia, la carenza di personale sta avendo un effetto a cascata sulla capacità di anticipare efficacemente.
In un sondaggio recente, quasi la metà dei lavoratori del settore dell’ospitalità ha già lasciato o sta pianificando di lasciare il lavoro. Questo rende difficile per le location fornire servizi, limitando la loro capacità di garantire il successo in attività che vanno dal catering ai servizi di reception. Una soluzione è rivolgersi ai fornitori per ottenere supporto con funzioni che possono essere automatizzate e semplificate, come la fatturazione.
- Con la carenza di personale arrivano impatti sui livelli di servizio
Non sorprende che, con i livelli di personale ridotti su tutta la linea e le sfide di assunzione, i livelli di servizio siano influenzati negativamente. I professionisti di meeting ed eventi affermano di sperimentare un servizio clienti peggiore rispetto a prima della pandemia. I pianificatori citano ristoranti (73%) e hotel (72%) come due segmenti in cui stanno sperimentando il calo più significativo nella qualità del servizio.
Nello spazio di meeting ed eventi, i pianificatori stanno lottando con risorse limitate e sono sotto pressione per soddisfare le richieste della timeline aziendale per RFP e gestione operativa. La carenza di personale può avere un impatto sugli eventi di persona e sui viaggi incentive di gruppo. I pianificatori di meeting esperti hanno le giuste connessioni, esperienza e creatività per portare a termine le cose. Le situazioni difficili dovute alla carenza di personale non possono sempre essere evitate, ma ci sono modi per minimizzare il loro impatto.
Uno studio recentemente pubblicato dall’American Hotel & Lodging Association (AHLA) ha intervistato oltre 500 albergatori a maggio 2022 e ha scoperto che quasi tutti gli intervistati (97%) hanno sperimentato carenze di personale, mentre quasi la metà (49%) ha sperimentato gravi carenze di personale.
La tecnologia flessibile è una soluzione popolare per gli hotel per implementare efficienze operative guidate dalla tecnologia. I team più piccoli vengono potenziati attraverso l’automazione, che libera la capacità dei dipendenti consentendo loro di concentrarsi maggiormente sull’interazione e la comunicazione con i loro ospiti.
- La domanda influisce su contratti e tariffe
Poiché la domanda continua a crescere per meeting di persona, possono verificarsi alta compressione e tempi di consegna rapidi per i contratti. Anche le tariffe aumentate stanno giocando un ruolo, in particolare per il business di gruppo.
Il mese scorso, Destinations International (la più grande risorsa al mondo per organizzazioni di destinazione e uffici congressi e visitatori) ha introdotto il suo nuovo Destination Booking Agreement (DBA), insieme al lancio di un toolkit che stabilisce termini reciprocamente accettabili per proteggere sia la destinazione che lo stratega di eventi aziendali. Questo consentirà alle destinazioni di dettagliare date, tariffe, spazi e qualsiasi incentivo o concessione offerta ai clienti per assicurarsi il loro business.
- Sostenibilità
La sostenibilità nel settore dei viaggi continua a essere più di una semplice parola d’ordine, e la sostenibilità rimane una priorità tra i pianificatori di meeting ed eventi. Infatti, la sostenibilità sta rapidamente diventando un mandato aziendale piuttosto che un argomento di tendenza. Quattro su cinque (80%) degli intervistati dal affermano che la loro organizzazione ha tenuto conto della sostenibilità nella pianificazione di meeting ed eventi, e il 76% ha una strategia definita per il programma di meeting sostenibili.
La sostenibilità significa molte cose, e questo si traduce in azioni che vanno dalla scelta di location con la più piccola impronta di carbonio a location certificate, a scelte di cibo e bevande che evitano le emissioni di carbonio. Uno dei leader in questo è l’International Convention Center (ICC) di Sydney, Australia, con un programma legacy per rafforzare l’ambiente e restituire alla comunità locale attraverso un “calcolatore di carbonio”. Il 2023 vedrà un anno in cui essere consapevoli dell’ambiente non sarà più un “nice-to-have” ma una necessità.
IMEX America 2022 ha incluso diverse intuizioni; i sei spunti chiave condivisi sopra sono solo l’inizio. Ecco alcuni ulteriori apprendimenti dalla conferenza:
- Se IMEX America 2022 è indicativo del settore dei viaggi, il business è tornato e in forte espansione. I numeri raccontano la storia. La fiera ha attirato oltre 12.000 partecipanti, un aumento del 45% rispetto all’anno scorso, e il 40% degli espositori di ritorno ha preso più spazio per stand. Il numero totale di buyer qualificati è superiore a 4.000, inclusi 3.300 ospitati dagli organizzatori della fiera.
- La domanda internazionale è sulla buona strada. Gli eventi nazionali USA sono alle stelle, e la domanda internazionale è quasi tornata ai livelli del 2019.
- I pianificatori sono meglio preparati. I pianificatori hanno acquisito tonnellate di conoscenze negli ultimi due anni. Inoltre, i pianificatori sono molto vigili sui processi e sui miglioramenti dell’efficienza.
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