Die Kosten der Nichteinhaltung von Rechnungsvorschriften
Da der Reise- und Tourismusmarkt voraussichtlich bis 2029 die Marke von 1 Billion US-Dollar überschreiten wird, stehen Hotels und Reisebüros vor einem erheblichen Wachstum. Diese neuen Buchungen sind gut für das Geschäft, aber der Anstieg bringt seine eigenen Herausforderungen mit sich. In vielen Regionen der Welt ist in verschiedenen Phasen jeder Transaktion eine spezifische Rechnungsstellung erforderlich, um die Erstattung sicherzustellen. Dies bedeutet, dass die Verwaltung von Buchungen für Unternehmen, die über geografische Grenzen hinweg tätig sind, sehr schnell komplex werden kann. Durch das Verständnis dieser Anforderungen können sich Unternehmen der Hotellerie jedoch auf zukünftige regulatorische Erfolge vorbereiten.
Warum ordnungsgemäße Rechnungsstellung wichtig ist
Einfach ausgedrückt: Die ordnungsgemäße Mehrwertsteuer-Rechnungsstellung (MwSt.) ist wichtig, weil sie gesetzlich vorgeschrieben ist.
Hotels erheben diese Steuern im Namen staatlicher Stellen auf Gästebuchungen, die wiederum die Mittel zur Unterstützung verschiedener öffentlicher Arbeiten und Verbesserungen verwenden. Darüber hinaus unterliegen alle von Reisebüros erhaltenen Provisionen der Mehrwertsteuer.
Bevor Provisionen ausgezahlt werden können, ist die Agentur dafür verantwortlich, dem Hotel eine Rechnung vorzulegen, die die Aufenthaltsinformationen zusammen mit der entsprechenden auf die Provision erhobenen Mehrwertsteuer enthält.
Historisch gesehen war der Prozess der Verwaltung dieser Rechnungen sehr arbeitsintensiv, insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen. Es gab viel Hin und Her, und in einigen Fällen entschieden sich viele Unternehmen, die Rechnungsstellungsanforderungen einfach ganz zu ignorieren. Wenn ein Unternehmen während eines Geschäftsjahres einige Rechnungen verpasste und dies entdeckt wurde, konnte es behaupten, Pech gehabt zu haben. Da jedoch immer mehr Rechtsordnungen auf elektronische Rechnungsstellung umstellen, ist der Steuerberichtsprozess wesentlich weniger arbeitsintensiv und damit für Unternehmen wesentlich strenger geworden. Dies bedeutet, dass Vermeidung für Reiseunternehmen keine praktikable Option mehr ist.
Was passiert, wenn Sie nicht konform sind
Das Fehlen ordnungsgemäßer Rechnungen kann sowohl für Hotels als auch für Reisebüros zu einer Vielzahl unbeabsichtigter Konsequenzen führen.
Regulatorische Probleme
Staatliche Stellen gehen auf unterschiedliche Weise mit Nichteinhaltung um, von der Erteilung von Verwarnungen bis zur Verhängung von Bußgeldern. Da Unkenntnis des Gesetzes keine Verteidigung gegen versäumte Vorgaben und Fristen darstellt, können diese Strafen Unternehmen oft überraschen.
Zu den Strafen gehören ab August 2024:
- Frankreich verhängt ein Bußgeld von 15 € für jede Rechnung, die gegen die E-Rechnungsstellungsvorschriften verstößt (bis zu 15.000 € pro Kalenderjahr)
- Ungarn kann ein Bußgeld von bis zu 500.000 HUF für jede Rechnung verhängen, die ein Steuerpflichtiger nicht an die Regierung meldet
- Spanien verhängt in der Regel eine Strafe von 150 € für die fehlerhafte Einreichung einer Umsatzsteuererklärung
Zusätzlich zu den Bußgeldern und Strafen werden einige Rechtsordnungen die Nichteinhaltung auch bei der Entscheidung berücksichtigen, wem staatliche Aufträge erteilt werden, was sich weiter auf zukünftige Geschäfte für Agenten und Hoteliers auswirken könnte.
Unerwartete Überbesteuerung
Auf der anderen Seite können nicht dokumentierte Einnahmen – beispielsweise fehlende Rechnungen, die Ihren Einnahmen entsprechen – zu einer falschen Anwendung von Steuern führen. Beispielsweise sind grenzüberschreitende oder internationale Lieferungen in der Regel von der Mehrwertsteuer befreit. Wenn diese grenzüberschreitenden Lieferungen nicht mit dem korrekten Lieferanten und Käufer dokumentiert werden, beispielsweise ein in den USA ansässiges Hotel an einen norwegischen Agenten, gäbe es keinen Nachweis dafür, dass die Einnahmen steuerbefreit sind, und könnten daher von den zuständigen Behörden als steuerpflichtig angesehen werden. Vermeiden Sie die Zahlung von Steuern auf überhöhte steuerpflichtige Einnahmen, indem Sie sicherstellen, dass alle Lieferungen ordnungsgemäß dokumentiert sind. Auch diejenigen, die von der Mehrwertsteuer befreit sind.
Reputationsschäden
Öffentliche Wahrnehmung und Vertrauen sind in der Hotelbranche von zentraler Bedeutung, sodass mehrere Strafen von der Regierung bei Kunden einen negativen Eindruck von einem Unternehmen hinterlassen können. Wenn ein Hotel oder eine Agentur mehrere Verstöße bei der Rechnungsstellung erhält, könnten potenzielle und aktuelle Kunden glauben, dass sie auch in anderer Hinsicht Abstriche machen.
Wenn eine Agentur sich weigert, einem Hotel ordnungsgemäße Rechnungen auszustellen, wird der Hotelier außerdem Schwierigkeiten haben, Provisionen auszuzahlen und Transaktionen zu melden, was ebenfalls zu angespannten Partnerbeziehungen führen kann.
Wie Unternehmen der Hotellerie konform bleiben können
Nachdem nun die Konsequenzen der Nichteinhaltung bekannt sind, was können Reiseunternehmen tun, um sicherzustellen, dass sie mit den Aufsichtsbehörden im Einklang stehen? Es gibt zwei Hauptwege, dies zu erreichen:
Einen klaren, schrittweisen Prozess mit Geschäftspartnern festlegen
Wie viele Agenten und Hoteliers bestätigen können, ist der schwierigste Teil des Rechnungsstellungsprozesses das Erreichen der Rechnung selbst. Sobald sich beide Parteien über die Elemente der Rechnung einig sind, sind Ausstellung und Zahlungen in der Regel rationalisiert. Durch die Festlegung eines klaren und präzisen Rechnungsstellungsprozesses können Unstimmigkeiten und Probleme schnell behoben werden, was zu mehr Übereinstimmung zwischen den Parteien und weniger Problemen mit Aufsichtsbehörden führt.
Die Hilfe eines vertrauenswürdigen Partners in Anspruch nehmen
Wenn es eine Herausforderung ist, mit allen staatlichen Änderungen Schritt zu halten, kann es hilfreich sein, mit einem Rechnungsstellungspartner zusammenzuarbeiten, um diesen Aspekt Ihres Provisionsprozesses zu verwalten. Die Rechnungsstellungslösung von Onyx (powered by RecoverPro) stellt beispielsweise im Namen von Agenturen konforme Rechnungen an Hotels aus, wodurch ein Großteil des Hin und Her entfällt und sichergestellt wird, dass beide Parteien über die erforderliche Dokumentation verfügen, um Provisionszahlungen zu ermöglichen. Darüber hinaus hält Onyx sich über regulatorische Änderungen auf dem Laufenden, sodass Kunden dies nicht tun müssen.
Wie es weitergeht
Im Rahmen der Verpflichtung von Onyx gegenüber Kunden überwacht das Rechnungsstellungsteam regelmäßig Änderungen der Rechnungsstellungsanforderungen für Rechtsordnungen auf der ganzen Welt. Die folgenden Länder planen in naher Zukunft die Umstellung auf elektronische Rechnungsstellungsanforderungen. Wenn Ihr Unternehmen also Buchungen in einem dieser Bereiche hat, stellen Sie sicher, dass Sie über die bevorstehenden Änderungen informiert sind.
