インボイス制度の不備に伴うコスト
旅行・観光市場は2029年までに1兆ドルを超えると予想されており、ホテルや旅行代理店は大幅な成長を遂げる見込みです。こうした新規予約はビジネスにとって喜ばしいことですが、増加に伴い独自の課題も生じます。世界中の多くの地域では、還付を確実にするために、各取引のさまざまな段階で特定のインボイスが必要となります。つまり、複数の地域で事業を展開する組織にとって、予約管理は非常に複雑になりがちですが、これらの要件を理解することで、ホスピタリティ企業は将来の規制対応に向けた体制を整えることができます。
適切なインボイス発行が重要な理由
簡単に言えば、適切な付加価値税（VAT）のインボイス発行が重要なのは、それが法律だからです。
ホテルは政府機関に代わって宿泊予約にこれらの税を適用し、政府機関はその資金をさまざまな公共事業や改善に充てます。さらに、旅行代理店が受け取る手数料もVATの対象となります。
手数料が支払われる前に、代理店はホテルに対してインボイスを提出する責任があります。このインボイスには、宿泊情報の詳細と、手数料に対して課される適切なVATが記載されていなければなりません。
歴史的に、これらのインボイス管理プロセスは、特に中小企業にとって非常に手間のかかるものでした。多くのやり取りが発生し、場合によってはインボイスの要件を完全に無視することを選択する事業体もありました。会計年度中にいくつかのインボイスを見逃し、それが発覚したとしても、運が悪かったと言い逃れができたかもしれません。しかし、電子インボイスへ移行する管轄区域が増えるにつれ、税務報告プロセスは簡素化される一方で、企業にとってはより厳格なものとなっています。つまり、旅行会社にとって回避はもはや現実的な選択肢ではありません。
コンプライアンス違反が発生した場合の影響
適切なインボイスがないと、ホテルと旅行代理店の双方に予期せぬ結果をもたらす可能性があります。
規制上の問題
政府機関は、警告の発令から罰金の科税まで、さまざまな方法でコンプライアンス違反に対処します。法律の不知は、義務や期限の不履行に対する抗弁にはならないため、これらの罰則はしばしば企業にとって不意打ちとなることがあります。
2024年8月現在の罰則の一部を以下に示します。
- フランス：電子インボイスの規則に違反したインボイス1件につき15ユーロの罰金を科します（暦年で最大15,000ユーロ）。
- ハンガリー：納税者が政府への報告を怠ったインボイス1件につき、最大500,000フォリントの罰金を科す場合があります。
- スペイン：VAT申告の誤りに対し、通常150ユーロの罰金を科します。
罰金や罰則に加えて、一部の管轄区域では政府契約の授与を決定する際にコンプライアンス違反を考慮するため、代理店やホテル経営者の将来のビジネスにさらなる影響を及ぼす可能性があります。
予期せぬ過剰課税
その一方で、収益に対応するインボイスの欠落など、収益が文書化されていない場合、税金の誤適用につながる可能性があります。例えば、国境を越えた取引や国際的な供給は、通常VATが免除されます。これらの取引が正しい供給者と購入者（例：米国拠点のホテルからノルウェーの代理店へ）で文書化されていない場合、その収益が免税であることの証明ができず、関連当局によって課税対象と見なされる可能性があります。VAT免除の対象であっても、すべての供給を適切に文書化することで、膨れ上がった課税対象収益に対する納税を回避しましょう。
レピュテーションへの打撃
ホスピタリティ業界では世間の認識と信頼が鍵となるため、政府からの度重なる罰則は、顧客に企業に対する否定的な印象を与える可能性があります。ホテルや代理店がインボイスに関して複数の違反を受けた場合、潜在的および既存の顧客は、他の面でも手抜きをしているのではないかと疑念を抱くかもしれません。
さらに、代理店がホテルへの適切なインボイス発行を拒否した場合、ホテル経営者は手数料の支払いや取引の報告に支障をきたし、パートナー関係の悪化を招く可能性もあります。
ホスピタリティ企業がコンプライアンスを維持する方法
コンプライアンス違反の結果が明らかになったところで、旅行会社は規制当局との整合性を確保するために何をすべきでしょうか。これを達成するための主な方法は2つあります。
ビジネスパートナーとの明確で段階的なプロセスの策定
多くの代理店やホテル経営者が証言するように、インボイス発行プロセスで最も困難なのは、インボイスそのものを作成する段階に至ることです。双方がインボイスの構成要素に合意すれば、発行と支払いは一般的にスムーズに進みます。したがって、明確で簡潔なインボイス発行プロセスを策定することで、不一致や問題を迅速に解決でき、当事者間の合意形成が容易になり、規制当局とのトラブルも減少します。
信頼できるパートナーの助けを借りる
政府によるあらゆる変更に対応し続けることが困難な場合は、インボイス発行パートナーと協力して手数料プロセスのその側面を管理することが役立ちます。例えば、Onyxのインボイスソリューション（RecoverProを採用）は、代理店に代わってホテルに準拠したインボイスを発行し、多くのやり取りを削減して、双方が手数料支払いを促進するために必要な適切な文書を確実に保持できるようにします。さらに、Onyxは規制の変更を常に最新の状態に保つため、クライアントが自ら対応する必要はありません。
今後の展望
クライアントへのコミットメントの一環として、Onyxのインボイスチームは世界中の管轄区域におけるインボイス要件の変更を定期的に監視しています。以下の国々では近い将来、電子インボイス要件への移行が計画されています。これらの地域で予約が発生するビジネスを展開している場合は、今後の変更を必ず把握しておいてください。
