O custo da não conformidade na emissão de faturas
Com o mercado de viagens e turismo previsto para ultrapassar US$ 1 trilhão até 2029, hotéis e agências de viagens estão no caminho para um crescimento significativo. Essas novas reservas são ótimas para os negócios, mas o aumento traz seu próprio conjunto de desafios. Em muitas regiões do mundo, é exigida uma emissão específica de faturas em várias etapas de cada transação para garantir o reembolso. Isso significa que gerenciar reservas pode se tornar muito complexo muito rapidamente para organizações que operam em diferentes geografias, mas, ao compreender esses requisitos, empresas de hospitalidade podem se preparar para o sucesso regulatório no futuro.
Por que a emissão correta de faturas é importante
Em termos simples, a emissão correta de faturas de imposto sobre valor agregado (IVA) é importante porque é a lei.
Os hotéis aplicam esses impostos às reservas dos hóspedes em nome de entidades governamentais, que, por sua vez, usam os recursos para apoiar diversas obras públicas e melhorias. Além disso, quaisquer comissões recebidas por agentes de viagens estão sujeitas ao IVA.
Antes que quaisquer comissões possam ser pagas, a agência é responsável por enviar uma fatura ao hotel, que descreve as informações da estadia juntamente com o IVA apropriado aplicado sobre a comissão.
Historicamente, o processo de gerenciar essas faturas exigia muita mão de obra, especialmente para empresas de pequeno e médio porte. Havia muita troca de informações e, em alguns casos, muitas entidades decidiram simplesmente ignorar por completo os requisitos de faturamento. Se uma empresa deixasse de emitir algumas faturas durante um ano fiscal e isso fosse descoberto, poderia dizer que teve azar. No entanto, com cada vez mais jurisdições migrando para a emissão eletrônica de faturas, o processo de reporte fiscal tornou-se muito menos trabalhoso e, portanto, muito mais rigoroso para as empresas. Isso significa que evitar o cumprimento já não é uma opção viável para empresas de viagens.
O que acontece quando não há conformidade
A ausência de faturas adequadas pode levar a uma série de consequências não intencionais tanto para hotéis quanto para agências de viagens.
Questões regulatórias
Entidades governamentais lidam com a não conformidade de várias maneiras, desde a emissão de advertências até a aplicação de multas. Como o desconhecimento da lei não é uma defesa para o descumprimento de exigências e prazos, essas penalidades muitas vezes podem pegar as empresas de surpresa.
Em agosto de 2024, algumas das penalidades incluem:
- A França aplicará uma multa de €15 para cada fatura que viole as regras de faturamento eletrônico (até €15.000 por ano-calendário)
- A Hungria pode aplicar uma multa de até HUF 500.000 para cada fatura que um contribuinte deixar de reportar ao governo
- A Espanha geralmente aplicará uma penalidade de €150 pelo envio incorreto de uma declaração de IVA
Além das multas e penalidades, algumas jurisdições também levarão a não conformidade em consideração ao decidir a quem conceder contratos governamentais, o que pode impactar ainda mais os negócios futuros de agentes e hoteleiros.
Sobretaxação inesperada
Por outro lado, receitas não documentadas – por exemplo, faturas ausentes correspondentes às suas receitas – podem levar à aplicação incorreta de impostos. Por exemplo, fornecimentos transfronteiriços ou internacionais normalmente são isentos de IVA. Se esses fornecimentos transfronteiriços não forem documentados com o fornecedor e o comprador corretos, por exemplo, um hotel sediado nos EUA para um agente norueguês, não haveria prova de que a receita é isenta de impostos e, assim, poderia ser considerada tributável pelas autoridades competentes. Evite pagar impostos sobre uma receita tributável inflada garantindo que todos os fornecimentos estejam devidamente documentados. Inclusive os isentos de IVA.
Impactos na reputação
A percepção pública e a confiança são fundamentais no setor de hospitalidade, portanto, múltiplas penalidades do governo podem deixar os clientes com uma impressão negativa de uma empresa. Se um hotel ou agência receber múltiplas infrações relacionadas ao faturamento, clientes potenciais e atuais podem acreditar que também estão “cortando caminho” de outras formas.
Além disso, se uma agência se recusar a emitir faturas adequadas para um hotel, o hoteleiro terá dificuldade para pagar comissões e reportar transações, o que também pode levar a relações desgastadas com parceiros.
Como empresas de hospitalidade podem manter a conformidade
Agora que as consequências da não conformidade são conhecidas, o que as empresas de viagens podem fazer para garantir que estejam alinhadas às autoridades regulatórias? Há duas principais formas de fazer isso:
Defina um processo claro, passo a passo, com parceiros de negócios
Como muitos agentes e hoteleiros podem atestar, a parte mais difícil do processo de faturamento é chegar à fatura em si. Quando ambas as partes concordam com os elementos da fatura, a emissão e os pagamentos geralmente são simplificados. Portanto, ao definir um processo de faturamento claro e conciso, inconsistências e problemas podem ser resolvidos rapidamente, levando a mais alinhamento entre as partes e a menos problemas com órgãos reguladores.
Conte com a ajuda de um parceiro de confiança
Se acompanhar todas as mudanças governamentais for um desafio, pode ajudar trabalhar com um parceiro de faturamento para gerenciar esse aspecto do seu processo de comissões. A solução de faturamento da Onyx (powered by RecoverPro), por exemplo, emite faturas em conformidade para hotéis em nome das agências, eliminando grande parte do vai e vem e garantindo que ambas as partes tenham a documentação adequada necessária para viabilizar os pagamentos de comissões. Além disso, a Onyx mantém-se atualizada sobre mudanças regulatórias para que os clientes não precisem fazê-lo.
Próximos passos
Como parte do compromisso da Onyx com os clientes, a equipe de faturamento monitora regularmente mudanças nos requisitos de emissão de faturas em jurisdições ao redor do mundo. Os países a seguir têm planos de migrar para requisitos de faturamento eletrônico em um futuro próximo; portanto, se sua empresa tem reservas em qualquer uma dessas regiões, certifique-se de estar ciente das mudanças que estão por vir.
