Le coût de la non-conformité en matière de facturation
Avec un marché du voyage et du tourisme qui devrait dépasser les 1 000 milliards de dollars d’ici 2029, les hôtels et les agences de voyages sont en voie de connaître une croissance significative. Ces nouvelles réservations sont excellentes pour les affaires, mais cette augmentation s’accompagne de son propre lot de défis. Dans de nombreuses régions du monde, une facturation spécifique est requise à différentes étapes de chaque transaction pour garantir le remboursement. Cela signifie que la gestion des réservations peut devenir complexe très rapidement pour les organisations opérant dans plusieurs zones géographiques, mais en comprenant ces exigences, les entreprises du secteur de l’hôtellerie peuvent se préparer à une future réussite réglementaire.
Pourquoi une facturation correcte est importante
En termes simples, une facturation correcte de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) est importante parce que c’est la loi.
Les hôtels appliquent ces taxes aux réservations des clients pour le compte d’entités gouvernementales, qui utilisent à leur tour les fonds pour soutenir divers travaux publics et améliorations. De plus, toutes les commissions perçues par les agents de voyages sont soumises à la TVA.
Avant que toute commission puisse être versée, l’agence est responsable de soumettre une facture à l’hôtel, qui détaille les informations relatives au séjour ainsi que la TVA appropriée prélevée sur la commission.
Historiquement, le processus de gestion de ces factures était très laborieux, en particulier pour les petites et moyennes entreprises. Il y avait beaucoup d’allers-retours et, dans certains cas, de nombreuses entités décidaient simplement d’ignorer totalement les exigences de facturation. Si une entreprise omettait quelques factures au cours d’un exercice fiscal et que cela était découvert, elle pouvait invoquer un manque de chance. Cependant, avec de plus en plus de juridictions passant à la facturation électronique, le processus de déclaration fiscale est devenu beaucoup moins laborieux et donc beaucoup plus rigoureux pour les entreprises. Cela signifie que l’évitement n’est plus une option viable pour les entreprises de voyage.
Ce qui se passe en cas de non-conformité
L’absence de factures en bonne et due forme peut entraîner une multitude de conséquences imprévues tant pour les hôtels que pour les agences de voyages.
Problèmes réglementaires
Les entités gouvernementales traitent la non-conformité de diverses manières, allant de l’émission d’avertissements au prélèvement d’amendes. Comme l’ignorance de la loi n’est pas une défense contre le non-respect des mandats et des délais, ces sanctions peuvent souvent surprendre les entreprises.
Au mois d’août 2024, certaines des sanctions incluent :
- La France infligera une amende de 15 € pour chaque facture qui enfreint les règles de facturation électronique (jusqu’à 15 000 € par année civile)
- La Hongrie peut imposer une amende allant jusqu’à 500 000 HUF pour chaque facture qu’un contribuable omet de déclarer au gouvernement
- L’Espagne prélèvera généralement une pénalité de 150 € pour le dépôt incorrect d’une déclaration de TVA
En plus des amendes et des pénalités, certaines juridictions prendront également en compte la non-conformité lors de l’attribution de contrats publics, ce qui pourrait avoir un impact supplémentaire sur les activités futures des agents et des hôteliers.
Surplus de taxation inattendu
À l’inverse, des revenus non documentés – par exemple, des factures manquantes correspondant à vos revenus – peuvent conduire à une application incorrecte des taxes. Par exemple, les prestations transfrontalières ou internationales sont généralement exonérées de TVA. Si ces prestations transfrontalières ne sont pas documentées avec le fournisseur et l’acheteur corrects, par exemple un hôtel basé aux États-Unis et un agent norvégien, il n’y aurait aucune preuve que le revenu est exonéré d’impôt et il pourrait donc être considéré comme imposable par les autorités compétentes. Évitez de payer des impôts sur des revenus imposables gonflés en vous assurant que toutes les prestations sont correctement documentées. Même celles exonérées de TVA.
Atteintes à la réputation
La perception du public et la confiance sont essentielles dans le secteur de l’hôtellerie, de sorte que de multiples sanctions de la part du gouvernement peuvent laisser aux clients une impression négative d’une entreprise. Si un hôtel ou une agence reçoit plusieurs infractions liées à la facturation, les clients actuels et potentiels peuvent croire qu’ils font également des économies sur d’autres aspects.
De plus, si une agence refuse d’émettre des factures en bonne et due forme à un hôtel, l’hôtelier aura des difficultés à verser les commissions et à déclarer les transactions, ce qui peut également entraîner des tensions dans les relations avec les partenaires.
Comment les entreprises de l’hôtellerie peuvent rester conformes
Maintenant que les conséquences de la non-conformité sont connues, que peuvent faire les entreprises de voyage pour s’assurer qu’elles sont en phase avec les autorités réglementaires ? Il existe deux manières principales d’y parvenir :
Définir un processus clair, étape par étape, avec les partenaires commerciaux
Comme de nombreux agents et hôteliers peuvent en témoigner, la partie la plus difficile du processus de facturation est d’arriver à la facture elle-même. Une fois que les deux parties s’accordent sur les éléments de la facture, l’émission et les paiements sont généralement simplifiés. Ainsi, en définissant un processus de facturation clair et concis, les incohérences et les problèmes peuvent être résolus rapidement, ce qui conduit à plus d’accords entre les parties et moins de problèmes avec les agences réglementaires.
Faire appel à l’aide d’un partenaire de confiance
S’il est difficile de suivre tous les changements gouvernementaux, il peut être utile de travailler avec un partenaire de facturation pour gérer cet aspect de votre processus de commissionnement. La solution de facturation d’Onyx (propulsée par RecoverPro), par exemple, émet des factures conformes aux hôtels au nom des agences, éliminant ainsi une grande partie des allers-retours et garantissant que les deux parties disposent de la documentation appropriée nécessaire pour faciliter le paiement des commissions. De plus, Onyx se tient au courant des changements réglementaires pour que ses clients n’aient pas à le faire.
Et après
Dans le cadre de l’engagement d’Onyx envers ses clients, l’équipe de facturation surveille régulièrement les changements dans les exigences de facturation pour les juridictions du monde entier. Les pays suivants prévoient de passer à des exigences de facturation électronique dans un avenir proche. Si votre entreprise a des réservations dans l’une de ces zones, assurez-vous d’être au courant des changements à venir.
