El coste del incumplimiento en la facturación
Dado que se espera que el mercado de viajes y turismo supere el billón de dólares en 2029, los hoteles y las agencias de viajes están en vías de experimentar un crecimiento significativo. Estas nuevas reservas son excelentes para el negocio, pero el incremento conlleva su propio conjunto de desafíos. En muchas zonas del mundo, se requiere una facturación específica en diversas etapas de cada transacción para garantizar el reembolso. Esto significa que la gestión de las reservas puede volverse compleja muy rápidamente para las organizaciones que operan en distintas geografías, pero al comprender estos requisitos, las empresas de hostelería pueden prepararse para el éxito normativo futuro.
Por qué es importante una facturación adecuada
En pocas palabras, la facturación correcta del impuesto sobre el valor añadido (IVA) es importante porque así lo establece la ley.
Los hoteles aplican estos impuestos a las reservas de los huéspedes en nombre de las entidades gubernamentales, que a su vez utilizan los fondos para financiar diversas obras públicas y mejoras. Además, cualquier comisión recibida por los agentes de viajes está sujeta al IVA.
Antes de que se pueda liquidar cualquier comisión, la agencia es responsable de presentar una factura al hotel, en la que se detalla la información de la estancia junto con el IVA correspondiente aplicado a la comisión.
Históricamente, el proceso de gestión de estas facturas era muy laborioso, especialmente para las pequeñas y medianas empresas. Había un gran intercambio de comunicaciones y, en algunos casos, muchas entidades decidían simplemente ignorar los requisitos de facturación por completo. Si una empresa omitía algunas facturas durante un ejercicio fiscal y se descubría, podían decir que habían tenido mala suerte. Sin embargo, con cada vez más jurisdicciones pasando a la facturación electrónica, el proceso de información fiscal se ha vuelto mucho menos laborioso y, por tanto, mucho más riguroso para las empresas. Esto significa que la elusión ya no es una opción viable para las empresas de viajes.
Qué sucede cuando no se cumple la normativa
La ausencia de facturas adecuadas puede acarrear una serie de consecuencias imprevistas tanto para los hoteles como para las agencias de viajes.
Problemas regulatorios
Las entidades gubernamentales abordan el incumplimiento de diversas maneras, desde la emisión de advertencias hasta la imposición de multas. Dado que el desconocimiento de la ley no es una defensa contra el incumplimiento de mandatos y plazos, estas sanciones a menudo pueden pillar a las empresas por sorpresa.
A fecha de agosto de 2024, algunas de las sanciones incluyen:
- Francia emitirá una multa de 15 € por cada factura que infrinja las normas de facturación electrónica (hasta 15.000 € por año natural)
- Hungría puede imponer una multa de hasta 500.000 HUF por cada factura que un contribuyente no comunique al gobierno
- España aplicará generalmente una sanción de 150 € por la presentación incorrecta de una declaración de IVA
Además de las multas y sanciones, algunas jurisdicciones también tendrán en cuenta el incumplimiento a la hora de decidir a quién conceder contratos gubernamentales, lo que podría afectar aún más al negocio futuro de agentes y hoteleros.
Sobreimposición inesperada
Por otro lado, los ingresos no documentados (por ejemplo, la falta de facturas correspondientes a sus ingresos) pueden dar lugar a una aplicación incorrecta de los impuestos. Por ejemplo, las prestaciones transfronterizas o internacionales suelen estar exentas de IVA. Si estas prestaciones transfronterizas no se documentan con el proveedor y el comprador correctos, por ejemplo, un hotel con sede en EE. UU. y un agente noruego, no habría pruebas de que los ingresos están exentos de impuestos y, por tanto, las autoridades pertinentes podrían considerarlos imponibles. Evite pagar impuestos sobre ingresos imponibles inflados asegurándose de que todas las prestaciones estén debidamente documentadas. Incluso las que están exentas de IVA.
Impacto en la reputación
La percepción pública y la confianza son fundamentales en el sector de la hostelería, por lo que las múltiples sanciones del gobierno pueden dejar a los clientes una impresión negativa de la empresa. Si un hotel o una agencia recibe múltiples infracciones relacionadas con la facturación, los clientes actuales y potenciales pueden creer que también están escatimando esfuerzos en otros aspectos.
Además, si una agencia se niega a emitir facturas adecuadas a un hotel, el hotelero tendrá dificultades para liquidar las comisiones e informar de las transacciones, lo que también puede dar lugar a relaciones tensas con los socios.
Cómo pueden las empresas de hostelería mantener el cumplimiento
Ahora que se conocen las consecuencias del incumplimiento, ¿qué pueden hacer las empresas de viajes para asegurarse de estar alineadas con las autoridades reguladoras? Hay dos formas principales de lograrlo:
Definir un proceso claro y paso a paso con los socios comerciales
Como pueden atestiguar muchos agentes y hoteleros, la parte más difícil del proceso de facturación es llegar a la propia factura. Una vez que ambas partes se ponen de acuerdo sobre los elementos de la factura, la emisión y los pagos suelen agilizarse. Por lo tanto, al definir un proceso de facturación claro y conciso, las incoherencias y los problemas pueden abordarse rápidamente, lo que conduce a un mayor acuerdo entre las partes y a menos problemas con las agencias reguladoras.
Contar con la ayuda de un socio de confianza
Si mantenerse al día de todos los cambios gubernamentales supone un reto, puede ser útil trabajar con un socio de facturación para gestionar ese aspecto de su proceso de comisiones. La solución de facturación de Onyx (impulsada por RecoverPro), por ejemplo, emite facturas conformes a los hoteles en nombre de las agencias, eliminando gran parte del intercambio de comunicaciones y garantizando que ambas partes dispongan de la documentación adecuada necesaria para facilitar los pagos de comisiones. Además, Onyx se mantiene al día de los cambios normativos para que los clientes no tengan que hacerlo.
Próximos pasos
Como parte del compromiso de Onyx con sus clientes, el equipo de facturación supervisa periódicamente los cambios en los requisitos de facturación en jurisdicciones de todo el mundo. Los siguientes países tienen previsto pasar a requisitos de facturación electrónica en un futuro próximo, por lo que si su empresa tiene reservas en cualquiera de estas zonas, asegúrese de conocer los próximos cambios.
