El enfoque predominante en la logística de eventos y la experiencia del asistente dentro del ecosistema tecnológico de eventos ha provocado una falta de inversión en la automatización de la gestión de proyectos, la elaboración de presupuestos y la conciliación, lo que deja a los equipos de eventos mal equipados para analizar y extraer información práctica que mejore el rendimiento empresarial.
Cuando se trata de este tipo de inteligencia operativa, muchos se preguntan: «¿Qué estoy buscando?». En este artículo, compartiremos cómo los datos operativos —incluidos los de las comisiones de grupos— pueden ayudar a las agencias de eventos y a los hoteles no solo a trabajar de forma más eficiente, sino a tomar decisiones mejores y más rentables sobre cómo gestionar sus negocios.
Los datos limpios generan precisión y eficiencia
Una forma significativa en la que la atención a los datos internos puede impulsar los resultados empresariales es mejorando la eficiencia y la precisión. A menudo, los datos se introducen mediante procesos manuales propensos a errores o en hojas de cálculo de Excel independientes, lo que puede generar información de baja calidad plagada de errores y duplicidades.
«Se pierde mucho dinero cuando se trata de la calidad de los datos», afirmó Akshath Dhar, gerente de Business Data Analytics en Onyx CenterSource. «Los datos de mala calidad pueden filtrarse o dificultar el emparejamiento de los hoteles correctos con sus transacciones, lo que se traduce en retrasos en los pagos y en más tiempo dedicado a realizar reclamaciones y a perseguir los pagos».
Busque cualquier oportunidad para controlar y auditar la calidad de sus datos. Invertir en tecnología de pagos internos, como GroupPay de Onyx CenterSource, puede economizar estos procesos de manera más eficiente y, a menudo, a un coste menor. Por ejemplo, GroupPay señala las incoherencias cuando surgen, emparejando automáticamente registros idénticos o identificando a los asistentes que no figuran en el informe final de ocupación frente a la lista de alojamiento.
Con unos datos más limpios y de mayor calidad, el procesamiento de los pagos es más rápido y preciso, lo que aumenta los ingresos de las agencias de eventos y hace que los hoteles y recintos sean más competitivos a la hora de pujar por el negocio de eventos. Cuando estos problemas no se abordan a medida que surgen, suelen dar lugar a comisiones mal pagadas o impagadas, pagos duplicados y previsiones poco fiables. Esto supone una frustración para las agencias de eventos y una responsabilidad reputacional para los establecimientos hoteleros, lo que se traduce en una pérdida de negocio para ambas partes.
Aprovechamiento de los datos internos
Los datos internos ofrecen una gran cantidad de información que impulsa los resultados empresariales. Los líderes deben ser capaces de aprovechar esta información para mejorar todo, desde los procedimientos operativos estándar hasta la gestión de socios.
Por ejemplo, los datos de gasto final y de comisiones de grupos pueden ayudar a las agencias de eventos a evaluar el consumo real frente al contratado, prever los ingresos, evaluar el rendimiento de los socios y definir las estrategias de contratación. Además, el análisis de los ingresos y el cobro de comisiones puede ayudar al análisis de la rentabilidad a nivel de proyecto e informar sobre el perfeccionamiento de los modelos de precios al responder a las RFP de los clientes.
Previsiones
Las previsiones basadas en los datos de las comisiones de grupos pueden ayudar a las agencias de eventos a proyectar con exactitud su flujo de caja y a modelar los cambios a lo largo del tiempo. En muchos casos, la correlación directa entre el trabajo realizado y los ingresos no coincidirá en un periodo de informe definido, lo que ejerce una presión adicional sobre el flujo de caja.
Mejorar los datos operativos y crear una visibilidad empresarial sobre el estado de los proyectos, incluidas las comisiones de grupos, puede tener un impacto material en el negocio, entre otros:
- Resaltar los periodos de desajuste entre ingresos/efectivo y gastos;
- Señalar los eventos antiguos que no se han cerrado, incluidas las comisiones recibidas o las facturas finales completadas, para su escalada o intervención;
- Apoyar la planificación de contingencias si existe un desfase o riesgo, mediante:
- La modificación de los modelos de dotación de personal para gestionar tanto la carga de trabajo como el consumo de efectivo
- El ajuste de las cuentas a pagar o de los compromisos de gastos discrecionales
- Proporcionar análisis de previsiones mensuales (o trimestrales) para los responsables financieros de la empresa, incluida la identificación proactiva de variaciones positivas o negativas;
- Ayudar a las agencias de eventos a afrontar con mayor eficacia los altibajos económicos, o el flujo y reflujo de sus ingresos.
Gestión del rendimiento de los socios
Las tendencias de rendimiento analizadas por establecimiento y a nivel de cadena pueden funcionar en conjunto con otros criterios para influir en los procesos de selección de destinos y recintos, así como en las asociaciones preferentes entre agencias y hoteles. La evaluación del rendimiento de los socios frente a los patrones de gasto y los factores de comportamiento puede ayudar a orientar las decisiones sobre con qué socios seguir trabajando, en qué condiciones y, tal vez, dónde ubicar el negocio discrecional para alcanzar los objetivos de ingresos del año en curso.
Estas son algunas formas en las que los datos de comisiones pueden influir en el rendimiento:
- Informar una estrategia de contratación: los datos operativos pueden ayudar a identificar a los proveedores que deben incluirse en una RFP. La rapidez de pago es una pieza de ese rompecabezas.
- Palancas de negociación: las plataformas internas que rastrean el gasto y aportan contexto con la información de pago agilizan significativamente el proceso de negociación. La visión completa resultante de cuántos ingresos representa una agencia para un socio hotelero proporciona contexto para cada solicitud o consulta de precios.
- Puntos de referencia del sector: los datos de comisiones permiten responder a la fiabilidad y capacidad de respuesta de un socio determinado. Onyx ayuda a las agencias a comparar estas métricas para determinar si se ajustan a los estándares del sector, o si estos puntos de datos adicionales pueden aprovecharse en las negociaciones con los proveedores.
Medir el éxito de las reuniones y eventos siempre será importante, pero no olvide analizar también sus datos operativos internos para tomar decisiones mejores y más rentables sobre cómo gestionar su negocio. Se trata de datos a los que todo el mundo tiene acceso, así que asegúrese de utilizarlos para mejorar la eficiencia y la precisión, prever el flujo de caja y modelar los cambios, y gestionar el rendimiento de los socios.