Hubo mucho optimismo en torno al sector, y el setenta y siete por ciento de los encuestados valoró su optimismo con “8” o más en una escala del 1 al 10 (frente al 71 % del año pasado).
Tras cuatro días de reuniones, presentaciones, programas formativos y sesiones especializadas, estas son seis conclusiones clave del evento:
- Diversidad, equidad, inclusión y pertenencia (DEI+B)
En IMEX America 2022 se destacaron los beneficios de crear entornos inclusivos y fomentar un sentido de pertenencia. Casi nueve de cada 10 encuestados (87 %) afirmaron que sus organizaciones estaban planificando activamente incorporar la DEI en sus reuniones y eventos. Hubo distintas estrategias para lograrlo según la región: Norteamérica defendió la elección de ponentes, maestros de ceremonias y entretenimiento de minorías; Europa se centró en ofrecer opciones de asistencia virtual para reducir las barreras de acceso y participación; Latinoamérica se centró en la accesibilidad; y Asia-Pacífico destacó el uso de proveedores propiedad de minorías.
IMEX también fue escenario del lanzamiento de The Neu Project, impulsado por Google Experience Institute (Xi). The Neu Project se co-creó con una comunidad global neurodiversa de líderes de eventos, diseñadores y consultores para capacitar a los profesionales de eventos a diseñar eventos más considerados e inclusivos con todos los neurotipos.
Megan Henshall, fundadora del proyecto y responsable global de soluciones estratégicas para eventos en Google, intervino en el seminario y el lanzamiento: “Los datos no solo muestran que la pertenencia es buena para el negocio, sino que, como diseñadores, también debemos hacerlo mejor y no pedir a las personas que dejen su experiencia vital en la puerta cuando vienen a nuestros eventos”.
- El personal reducido sigue siendo un reto
La dotación de personal sigue siendo el mayor reto en el ámbito de reuniones y eventos, y especialmente en el sector hotelero, que está teniendo dificultades para igualar los niveles de servicio previos a la pandemia.
Curiosamente, los hoteles de negocios están soportando la mayor parte de este reto. Ha habido escasez de mano de obra desde que el sector de la hostelería pasó de los ERTE y despidos en el punto álgido de la pandemia a la “normalidad” en muchos lugares, todo ello en el transcurso de un año. La contratación sigue siendo un reto, y el 69 % de los encuestados afirmó que estaba teniendo dificultades para cubrir vacantes en sus organizaciones.
Gran parte de la planificación de eventos consiste en poder anticiparse: tamaño de las listas de invitados, presupuestos y gastos, disponibilidad de espacios y proveedores, etc. Sin embargo, la escasez de personal está teniendo un efecto en cascada sobre la capacidad de anticiparse de forma eficaz.
En una encuesta reciente, casi la mitad de los trabajadores del sector de la hostelería ya han dejado su empleo o están planeando hacerlo. Esto dificulta que los espacios puedan prestar servicios, lo que limita su capacidad para garantizar el éxito en actividades que van desde el catering hasta las tareas de recepción. Una solución es recurrir a los proveedores para obtener apoyo en funciones que pueden automatizarse y simplificarse, como la facturación.
- Con la escasez de personal llegan impactos en los niveles de servicio
No es de extrañar que, con la reducción de plantillas en general y los retos de contratación, los niveles de servicio se vean afectados negativamente. Los profesionales de reuniones y eventos afirman estar experimentando un peor servicio al cliente que antes de la pandemia. Los organizadores señalan los restaurantes (73 %) y los hoteles (72 %) como dos segmentos en los que están experimentando el descenso más significativo en la calidad del servicio.
En el ámbito de reuniones y eventos, los organizadores están lidiando con recursos limitados y se ven exigidos para cumplir los plazos del negocio en las RFP y la gestión operativa. La escasez de personal puede afectar a los eventos presenciales y a los viajes de incentivos en grupo. Los organizadores de reuniones con experiencia cuentan con los contactos adecuados, la experiencia y la creatividad para sacar las cosas adelante. No siempre se pueden evitar situaciones difíciles por falta de personal, pero hay formas de minimizar su impacto.
Un estudio publicado recientemente por la American Hotel & Lodging Association (AHLA) encuestó a más de 500 hoteleros en mayo de 2022 y concluyó que casi todos los encuestados (97 %) experimentaron escasez de personal, mientras que casi la mitad (49 %) experimentó una escasez de personal grave.
La tecnología flexible es una solución popular para que los hoteles implementen eficiencias operativas impulsadas por la tecnología. Los equipos más pequeños se ven reforzados mediante la automatización, lo que libera capacidad del personal y les permite centrarse más en interactuar y comunicarse con sus huéspedes.
- La demanda está afectando a los contratos y las tarifas
A medida que la demanda de reuniones presenciales sigue creciendo, pueden producirse altos niveles de compresión y plazos de respuesta rápidos para los contratos. El aumento de las tarifas también está influyendo, especialmente en el negocio de grupos.
El mes pasado, Destinations International (el mayor recurso del mundo para organizaciones de destinos y oficinas de convenciones y visitantes) presentó su nuevo Destination Booking Agreement (DBA), junto con el lanzamiento de un kit de herramientas que establece condiciones mutuamente aceptables para proteger tanto al destino como al estratega de eventos corporativos. Esto permitirá a los destinos detallar fechas, tarifas, espacios y cualquier incentivo o concesión ofrecidos a los clientes para asegurar su negocio.
- Sostenibilidad
La sostenibilidad en la industria de los viajes sigue siendo mucho más que una palabra de moda, y continúa siendo una prioridad entre los organizadores de reuniones y eventos. De hecho, la sostenibilidad se está convirtiendo rápidamente en un mandato corporativo más que en un tema de tendencia. Cuatro de cada cinco (80 %) de los encuestados de la afirman que su organización tuvo en cuenta la sostenibilidad al planificar reuniones y eventos, y el 76 % cuenta con una estrategia definida de programa de reuniones sostenibles.
La sostenibilidad significa muchas cosas, y se está aplicando desde la elección de ubicaciones con la menor huella de carbono hasta espacios certificados, así como opciones de comida y bebida que eviten emisiones de carbono. Uno de los líderes en este ámbito es el International Convention Center (ICC) de Sídney, Australia, con un programa legado para reforzar el medioambiente y contribuir a la comunidad local mediante una “calculadora de carbono”. 2023 será un año en el que ser consciente del medioambiente dejará de ser un “nice-to-have” para convertirse en una necesidad.
IMEX America 2022 incluyó varias perspectivas; las seis conclusiones clave compartidas anteriormente son solo el comienzo. Aquí tiene algunos aprendizajes adicionales de la conferencia:
- Si IMEX America 2022 es indicativo de la industria de los viajes, el negocio ha vuelto y está en auge. Las cifras lo demuestran. La feria atrajo a más de 12.000 asistentes, un aumento del 45 % en comparación con el año pasado, y el 40 % de los expositores que regresaron ocupó más espacio de stand. El número total de compradores cualificados supera los 4.000, incluidos 3.300 alojados por los organizadores de la feria.
- La demanda internacional va por buen camino. Los eventos nacionales en EE. UU. están por las nubes, y la demanda internacional casi ha vuelto a los niveles de 2019.
- Los organizadores están mejor preparados. Los organizadores han adquirido muchísimos conocimientos en los últimos dos años. Además, están muy atentos a los procesos y a las mejoras de eficiencia.
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