Alors que nous vivons notre nouvelle normalité de distanciation sociale, de nombreux organisateurs de réunions se tournent vers les événements virtuels comme alternative aux événements et conférences en présentiel. Si cela représente un défi plus important pour les festivals et salons professionnels de grande envergure, les conférences de toutes tailles apprennent qu’elles peuvent basculer des événements en présentiel vers un format en ligne avec une relative facilité.
Les événements virtuels peuvent sembler être un combat plus difficile pour les organisateurs de réunions. Les possibilités de promotion sont plus limitées, les opportunités de monétisation manquent, et mobiliser votre audience est une tâche bien plus complexe. Que pouvez-vous faire dès maintenant pour retrouver une partie de ces avantages perdus dans vos événements virtuels ? Poursuivez votre lecture pour découvrir nos recommandations.
Comment promouvoir des événements virtuels ?
La promotion d’un événement nécessitera une approche plus analytique, à mesure que vous travaillez avec des sponsors pour attirer le plus grand nombre de participants possible.
Suivre les URL
Non seulement vous souhaitez mieux comprendre d’où provient le trafic vers votre événement, mais le suivi des URL vous aidera aussi à identifier quels sponsors génèrent le plus d’inscriptions et à mieux vous préparer pour les événements à venir.
Si c’est la première fois que vous créez un événement en ligne, assurez-vous de disposer d’un outil comme Google Analytics sur le site de votre événement afin de suivre le trafic et de gérer le suivi des URL. Utilisez ensuite des fonctionnalités comme leur outil de suivi de campagne pour créer des paramètres uniques à ajouter aux liens que vous envoyez aux sponsors et que vous intégrez à vos communications.
Miser sur le social (payant)
Ne vous appuyez pas uniquement sur des moyens organiques pour promouvoir votre conférence virtuelle. Lancer une promotion payante sur Facebook ou LinkedIn peut avoir un effet spectaculaire sur le taux de réponse. Veillez à mesurer de près votre ROI via les canaux payants afin de tirer le meilleur parti de vos efforts, et envisagez de ne démarrer les campagnes payantes qu’un mois avant l’événement, car la plupart des inscriptions ont lieu à l’approche de la date.
Rédiger l’e-mail parfait
C’est le moment de tirer parti de votre liste e-mail issue d’événements précédents, de toute liste sectorielle dont vous disposez, et d’utiliser les adresses e-mail que vous avez collectées via une inscription aux mises à jour sur votre site. Utilisez un objet accrocheur et exploitez le texte de pré-en-tête qui s’affiche dans la boîte de réception du destinataire, lequel doit inclure un appel à l’action clair.
Si vous n’êtes pas spécialiste de l’e-mail marketing, veillez à profiter de certains outils gratuits proposés par des entreprises. Des solutions comme Litmus ou Email on Acid proposent des essais de démonstration gratuits, afin que vous puissiez être certain que votre e-mail arrivera dans la boîte de réception du destinataire après l’envoi.
Comment monétiser des événements virtuels ?
Certaines entreprises de gestion d’événements en ligne ont trouvé des moyens nouveaux et uniques de monétiser les événements virtuels.
Trouver la bonne plateforme
Toutes les plateformes d’événements ne se valent pas. Au cours des dernières années, certaines entreprises sont allées bien au-delà pour aider les organisateurs à monétiser les réunions et événements en ligne. Des entreprises comme INXPO vous permettent de personnaliser les bannières de l’événement afin de vendre des parrainages additionnels. Elles peuvent même sponsoriser des pauses ludiques, des puzzles et des sessions de quiz tout au long de l’événement.
Visionnage à la demande avec accès restreint
Utiliser les réseaux sociaux pour promouvoir votre événement pendant qu’il se déroule, et diffuser en direct des extraits, peut aider à stimuler la demande de la part de ceux qui ne se sont pas inscrits à l’avance. Proposer un visionnage à la demande payant après la fin de la conférence vous aidera à augmenter vos revenus auprès de ceux qui n’ont pas pu assister au direct. De plus, vous aurez davantage de personnes potentielles à contacter pour votre prochain événement.
Envois d’e-mails sponsorisés
Avant votre événement, et après, vous pouvez augmenter les parrainages payants en offrant aux sponsors une mise en avant par e-mail auprès des participants. Si vos sponsors ont du contenu pertinent à partager, comme un eBook ou un livre blanc, vous pouvez placer ces ressources derrière un formulaire demandant le nom et l’adresse e-mail, et fournir à vos sponsors des leads qualifiés à relancer directement après l’événement.
Comment réseauter lors d’événements virtuels ?
Les nouvelles technologies facilitent l’engagement et offrent des opportunités de réseautage à votre audience.
Organiser des cocktails
Il est vrai que rien ne vaut un événement de réseautage en présentiel, mais certaines jeunes entreprises tentent de proposer la meilleure alternative pendant que le secteur surmonte le coronavirus. Run the World est une nouvelle plateforme qui propose des apéritifs virtuels : les participants remplissent un profil avec leurs centres d’intérêt personnels et la plateforme utilise un algorithme pour les mettre en relation avec d’autres personnes, ajoutées à une heure « cocktail » en vidéo pour réseauter.
Être interactif
Votre audience a soif d’engagement, surtout en cette période difficile. Veillez à la faire participer autant que possible tout au long de votre événement. Le chat en temps réel et les questions-réponses sont aujourd’hui plus importants qu’il y a un mois, et ils continueront d’être un moteur des événements virtuels à l’avenir.
Examiner également des applications interactives, où les participants peuvent se connecter en dehors de l’événement, vous aidera à maintenir votre audience engagée et active pendant qu’elle assiste à votre événement.
Se préparer pour l’avenir
Dans un précédent article de blog, nous avons abordé des moyens d’atténuer les risques à court terme afin de réduire l’impact financier de la COVID-19 et ses effets sur les réunions et les événements, mais que pouvez-vous faire dès maintenant pour vous préparer à l’avenir des réunions et des événements ? Même si vous pouvez parfaitement maîtriser l’art des événements virtuels, les événements en présentiel finiront par revenir. Se préparer pour l’avenir est une étape importante à franchir en cette période d’incertitude. GroupPay peut vous aider à vous préparer en offrant un moyen de collecter facilement vos commissions d’événements futurs et passés, sans frais initiaux pour vous.